English
Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giúp các doanh nghiệp quản lý và hoạch định nguồn lực. Đây được xem là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, giúp tăng năng suất của nhân viên, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa doanh thu, lợi nhuận
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về ERP là gì, các loại hệ thống ERP, mô hình ERP, tại sao nó là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất doanh nghiệp và khi nào doanh nghiệp nên đầu tư phần mềm ERP.
Mục lục
ERP là gì?
ERP viết tắt của từ Enterprise Resource Planning tức là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản hơn, đây là phần mềm giúp bạn quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Phần mềm ERP là một giải pháp công nghệ tích hợp đa năng, kết hợp nhiều chức năng khác nhau vào từng module của một hệ thống phần mềm thống nhất. Điều này giúp tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành, từ quản lý tài chính đến quản lý chuỗi cung ứng, nhằm mục tiêu tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức.
Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn toàn diện về tất cả các khía cạnh quản lý, bao gồm tài chính, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự và nhiều khía cạnh khác.
Lịch sử phát triển của phần mềm ERP
Lịch sử phát triển của giải pháp ERP có thể tóm gọn như sau:
- Giai đoạn 1 (1960): Các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt để tiết kiệm chi phí và sử dụng phương pháp ROP để dự báo đơn hàng. Hệ thống MRP ra đời, đặt nền tảng cho MRP II và ERP.
- Giai đoạn 2 (Cuối 1970): Các doanh nghiệp bắt đầu chú trọng đến Marketing và MRP trở nên phổ biến với các tính năng như dự báo và kiểm soát hàng hóa. COPICS và MMAS được phát triển, đánh dấu bước đầu tiên của ERP.
- Giai đoạn 3 (1980): J.D Edwards phát triển phần mềm cho IBM 38, cho phép lưu trữ lượng thông tin lớn. MRP II ra đời, mở đường cho CIM và ERP tiếp theo sau đó phát triển hơn.
- Giai đoạn 4 (1990): Garner định nghĩa ERP, nhấn mạnh sự tích hợp chức năng ERP vào quản trị doanh nghiệp. ERP sau đó tiếp tục phát triển và mở rộng sang nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau
Xem chi tiết: 20+ Phần mềm ERP hiện nay tại Việt Nam và nước ngoài
Đặc điểm của hệ thống ERP
ERP có tính “phân hệ” và tính “tích hợp”
Tính phân hệ: Phần mềm quản lý doanh nghiệp erp chia ra thành nhiều phân hệ chuyên môn khác nhau (hay còn gọi là các module) để xử lý các mảng chuyên môn trong doanh nghiệp như tài chính, nhân sự, sản xuất, kho vận, mua hàng, bán hàng,v.v… Các phân hệ trao đổi thông tin và dữ liệu thông qua một nền tảng chung (database). Tất cả các dữ liệu của các module được quản lý và tổ chức tập trung bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system). Đồng thời, ở mỗi giao diện và cách vận hành của mỗi phân hệ đều có những thiết kế riêng, đặc thù và phù hợp với tính chất của bộ phận tương ứng.
Tính tích hợp: Tính tích hợp của ERP thể hiện qua việc hệ thống có khả năng hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp. Bởi vì ERP xử lý các hoạt động kinh doanh theo quy trình. Từng phân hệ trong doanh nghiệp đều có những thứ tự và nhiệm vụ riêng trong cách vận hành mà khi muốn có hiệu quả thì quy trình này phải nhịp nhàng, trơn tru. Mỗi phân hệ đều được liên kết các trường thông tin liên quan. Ví dụ: Thông tin số lượng hàng hóa được cung cấp trong phân hệ Quản lý Kho cũng được nhất quán và hiển thị với phân hệ Bán hàng để phục vụ nghiệp vụ riêng. Đây chính là tính “tích hợp” của ERP.
Bên cạnh đó, cần lưu ý thêm một số đặc điểm khác của nền tảng này. ERP là một hệ thống quản lý hoạt động của doanh nghiệp theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Mỗi công việc của bộ phận cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ. Người dùng nên biết rằng ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý hiệu quả chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
Các tính năng chính của phần mềm ERP
Một hệ thống ERP cơ bản thường sẽ bao gồm các phân hệ sau:
- Kế toán – tài chính: Tính năng kế toán trong hệ thống sẽ theo dõi, lưu trữ và phân tích các dữ liệu tài chính như khoản thu-chi, ngân sách, giá bán,… Hơn nữa, phân hệ có thể có những tác vụ cao hơn như quản lý tài sản, quản lý thuế, kế hoạch tài chính, các nguồn vốn,.v.v..
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Phần mềm quản trị ERP sẽ cung cấp nền tảng để quản lý dữ liệu về thông tin khách hàng. Bên cạnh đó, các tác vụ liên quan đến bán hàng và tiếp thị cũng được phân hệ tích hợp vào như: tạo báo giá, quản lý đơn đặt hàng, dự báo, theo dõi các chi tiết tỷ suất và lợi nhuận, tỷ lệ chuyển đổi của các chiến dịch truyền thông, các chương trình khuyến mãi.v.v..
- Quản lý Nhân sự: Phần mềm ERP quản lý các hoạt động tuyển dụng, lương thưởng, chấm công, như khấu trừ thuế và phúc lợi,.v.v.. Tất cả được tự động hóa bằng phần mềm nhân sự trên ERP. Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý con người trong doanh nghiệp.
Tùy theo tính chất doanh nghiệp, các phân hệ tương ứng sẽ được tích hợp vào như:
- Quản lý chuỗi cung ứng (supply chain management – SCM)
- Quản trị quan hệ người cung cấp (Supplier relationship management – SRM)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Quản lý dự án (Project Management)
- Quản lý hàng tồn kho (WMS)
- Hỗ trợ ra quyết định (Management Reporting)
Một số trường hợp còn có thêm các giải pháp liên kết với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, thiết bị IoT,…
Lợi ích của phần mềm ERP
Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bằng cách tích hợp các quy trình làm việc vào một hệ thống nhất quán, giúp tạo ra cơ sở dữ liệu tập trung và hỗ trợ phân tích dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau. ERP tạo nên nền tảng quan trọng cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
Kiểm soát thông tin tài chính
Thông tin tài chính thường phải tổng hợp từ nhiều bộ phận, dẫn đến sự chênh lệch số liệu. Với ERP, tất cả dữ liệu tài chính được nhất quán hơn, đảm bảo tính đồng nhất và tự động cập nhật khi có thay đổi. Việc cải tiến từ thủ công sang tự động giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
ERP còn cho phép các doanh nghiệp lớn và có tính chất phức tạp có thể có được báo cáo tài chính chính xác và kịp thời. Rất nhiều doanh nghiệp nhờ có ERP mà có được thuận lợi trong việc cung cấp thông tin trên sàn chứng khoán
Tăng năng suất công việc
Đối với các doanh nghiệp lớn, quy trình làm việc thường rất phức tạp. ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc bằng cách xác định chính xác nơi cần chuyển dữ liệu và loại bỏ các sai sót thường gặp trong quá trình chuyển giao.
Chứng từ điện tử trên hệ thống ERP nhanh hơn nhiều so với chứng từ giấy. Các quyết định về xuất-nhập hàng hóa được đồng bộ trên ERP sẽ đến tay thủ kho một cách nhanh chóng, giúp giải quyết các “nút thắt” và rút ngắn khoảng cách và thời gian giao tiếp giữa các bộ phận.
Hạn chế sai sót trong dữ liệu
Nhầm lẫn dữ liệu giữa các bộ phận làm việc là vấn đề phổ biến trong doanh nghiệp. Ví dụ, khi viết tay trên các thùng hàng, con số “14” thùng hàng dễ bị nhầm thành “19” hoặc lỗi viết sai tên khách hàng trong các phiếu xuất kho viết tay,…. Những sai sót này ảnh hưởng đến tiến độ làm việc và tính minh bạch của doanh nghiệp.
Với phần mềm ERP cho doanh nghiệp, dữ liệu chỉ cần nhập một lần và được lưu trữ nguyên vẹn. Tất cả nhân viên đều tiếp cận đến dữ liệu gốc, tránh được việc sao chép và sửa đổi không chính xác. Đồng thời, việc nhất quán dữ liệu sẽ dứt điểm tình trạng đối chiếu giữa các bộ phận vì nhập liệu nhiều lần cùng một trường thông tin.
Ví dụ về erp: Ở bộ phận kho, thủ kho nhập liệu thông tin hàng hóa trên excel. Đồng thời khi mua hàng, bộ phận kế toán cũng nhập liệu thông tin hàng hóa trên excel riêng. Cuối kỳ, số liệu nếu khác nhau phải đối chiếu từng mục, rất mất thời gian, cản trở ra tiến độ báo cáo và ra quyết định.
Quản lý tốt quá trình làm việc của nhân viên
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên nhờ cơ sở dữ liệu tập trung và quy trình nghiệp vụ rõ ràng. Chức năng Audit track của ERP cho phép tìm ra nguồn gốc các bút toán và các nhân viên liên quan nhanh chóng.
Nhà lãnh đạo có thể giám sát kết quả làm việc của tất cả nhân viên từ xa qua giao diện ERP. Một số phần mềm ERP còn tự động phân tích dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ.
Tạo nền tảng giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp
ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng trong hệ thống, cho phép chat riêng tư và cập nhật trạng thái cá nhân như một mạng xã hội nội bộ thực thụ. Điều này giúp tăng cường giao tiếp và kết nối giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời, các dashboard của từng báo cáo cũng là một kênh giao tiếp dữ liệu hữu hiệu.
Sơ đồ quy trình hệ thống của phần mềm ERP
Xem thêm các thông tin liên quan:
Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư cho ERP
Nếu xuất hiện bất kỳ dấu hiệu nào dưới đây, thì doanh nghiệp cần ngay lập tức đầu tư vào một hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp (ERP) để hiện đại hóa quy trình quản lý và tối ưu hóa nguồn lực vận hành.
- Đối diện với khó khăn trong quá trình nhập liệu thủ công và sự xuất hiện của dữ liệu trùng lặp.
- Sử dụng đồng thời nhiều ứng dụng phần mềm mà chúng không liên kết với nhau.
- Gặp khó khăn khi kiểm tra và so sánh dữ liệu giữa các bộ phận, mất nhiều thời gian.
- Thiếu tính năng tự động hóa báo cáo, dẫn đến việc phải thực hiện thủ công mọi công việc, tăng nguy cơ sai sót và làm chậm quá trình ra quyết định.
- Hệ thống bảo mật thông tin không đảm bảo.
- Phát sinh nhiều chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành.
- Hệ thống hiện tại đã lỗi thời và không còn đáp ứng đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có nhu cầu tăng cường hiệu quả và năng suất làm việc.
- Doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng quy mô. Cần công cụ tối ưu hơn để hỗ trợ.
Xem thêm: Dự án ERP là gì? Các lưu ý trước khi triển khai dự án ERP
Bài viết đã cung cấp một cái nhìn toàn diện về phần mềm ERP, từ khái niệm, lịch sử phát triển, đến các lợi ích thiết thực mà ERP mang lại cho doanh nghiệp. ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, ERP còn tạo nền tảng cho việc quản lý hiệu quả, tăng năng suất và hạn chế sai sót trong dữ liệu. Những lợi ích này đã chứng minh vai trò không thể thiếu của ERP trong việc thúc đẩy sự phát triển và cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số.
Nếu bạn đang cân nhắc đầu tư vào một hệ thống ERP hoặc muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của mình, Patsoft là một lựa chọn đáng tin cậy. Là một trong những nhà cung cấp phần mềm ERP hàng đầu tại Việt Nam, Patsoft cam kết mang đến những giải pháp công nghệ tiên tiến, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và nhận những giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn qua số hotline 0919973773
ID:k2x4U8f304ATryf
