Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Việc ứng dụng phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp đang là xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số hiện nay, giúp tối ưu hóa tài nguyên, quản lý quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về ERP là gì, các loại hệ thống, mô hình ERP, tại sao nó là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất doanh nghiệp và khi nào doanh nghiệp nên đầu tư phần mềm ERP.

ERP là gì?

ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning tức là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản hơn, đây là phần mềm giúp bạn quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Phần mềm ERP là một giải pháp công nghệ tích hợp đa năng, kết hợp nhiều chức năng khác nhau vào từng module của một hệ thống phần mềm thống nhất. Điều này giúp tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành, từ quản lý tài chính đến quản lý chuỗi cung ứng, nhằm mục tiêu tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức.

Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn toàn diện về tất cả các khía cạnh quản lý, bao gồm tài chính, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự và nhiều khía cạnh khác.

Xem thêm: Tổng hợp ưu điểm và nhược điểm của phần mềm ERP

Lịch sử phát triển của phần mềm ERP

Lịch sử phát triển của giải pháp ERP có thể tóm gọn như sau:

  • Giai đoạn 1 (1960): Các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt để tiết kiệm chi phí và áp dụng ROP để dự toán đơn hàng. MRP ra đời, làm tiền đề cho MRP II và ERP.
  • Giai đoạn 2 (Cuối 1970): Doanh nghiệp chú trọng Marketing và MRP phổ biến với các tính năng như dự báo và kiểm soát hàng hóa. COPICS và MMAS được phát triển, đánh dấu bước đầu của ERP.
  • Giai đoạn 3 (1980): J.D Edwards phát triển phần mềm cho IBM 38, cho phép lưu trữ thông tin lớn. MRP II xuất hiện, mở đường cho sự phát triển của CIM và ERP.
  • Giai đoạn 4 (1990): Garner định nghĩa ERP, nhấn mạnh tích hợp chức năng ERP vào quản trị doanh nghiệp. ERP sau đó ngày càng phát triển và mở rộng cho nhiều loại hình doanh nghiệp.

Phân loại các phần mềm ERP phổ biến

Hiện nay, phần mềm ERP trên thị trường có thể chia thành 2 loại: phần mềm ERP trong nước và phần mềm ERP nước ngoài.

Phần mềm ERP trong nước

Được cung cấp bởi các công ty công nghệ trong nước như Bravo, ERPVIET, Odoo, Patsoft,…

Ưu điểm:

  • Phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, cập nhật nhanh các quy định của Nhà nước.
  • Chi phí hợp lý, phù hợp với khả năng tài chính của các doanh nghiệp trong nước
  • Được thiết kế phù hợp với từng doanh nghiệp nên có khả năng tùy biến cao

Nhược điểm:

  • Tính chuẩn hóa thấp hơn so với phần mềm nước ngoài.
  • Khó đáp ứng được các hệ thống có độ phức tạp cao, hệ thống vận hành quá lớn.

Phần mềm ERP nước ngoài

Ưu điểm

  • Chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm.
  • Ứng dụng công nghệ tiên tiến.
  • Quy trình được tiêu chuẩn hóa cao.

Nhược điểm

  • Chi phí rất cao.
  • Tùy biến không linh hoạt.
  • Khả năng tương thích kém với các chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Xem chi tiết: 20+ Phần mềm ERP hiện nay tại Việt Nam và nước ngoài

Lợi ích của phần mềm ERP

Khả năng đồng bộ

  • Đồng bộ hoạt động giữa các phòng ban: Hệ thống ERP sẽ tạo ra môi trường thông tin minh bạch và chính xác cho tất cả bộ phận trong công ty. Sự đồng bộ các dữ liệu giúp thông suốt mối liên hệ giữa các phòng ban và đảm bảo mọi người cùng làm việc dựa trên các dữ liệu chung. Đặc trưng liên kết của ERP thúc đẩy sự đồng thuận trong công việc và giúp tối đa hóa kết quả kinh doanh.
  • Thống nhất nền tảng Công nghệ thông tin: ERP hiệu quả thường có công cụ là nền tảng công nghệ thông tin phát triển. Với sự linh hoạt trong quản lý, ERP Cloud còn có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi và các dữ liệu đều sẽ được cung cấp chính xác và thống nhất cho người dùng.
erp
Khả năng đồng bộ

Độ linh hoạt

Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng, và Patsoft hiểu rằng giải pháp ERP cần phải linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh. Độ linh hoạt giúp doanh nghiệp tận dụng hết tiềm năng của các giải pháp để tạo ra một hệ thống ERP vận hành chính xác.

Tuy nhiên, không phải phần mềm ERP nào cũng có thể sử dụng một cách linh hoạt để các doanh nghiệp tự do thiết lập. Tùy vào đặc thù của hãng và công ty triển khai, ERP đó sẽ có mức độ “Open-source” khác nhau. Vừa đảm bảo tính bảo mật của phần mềm, vừa đáp ứng được nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

erp là gì
Độ linh hoạt

Tối ưu hóa các quy trình

ERP có thể thiết lập các quy tắc và quy trình tự động, giúp lập kế hoạch hiệu quả. So với cách sử dụng công cụ thủ công, việc tối ưu quy trình bằng phần mềm ERP sẽ làm cho việc tính giá thành chuẩn xác hơn, có khả năng cạnh tranh cao hơn các đơn vị đối thủ.

phần mềm erp
Tối ưu hóa các quy trình

Thông tin quản trị tập trung

Thời gian là yếu tố quan trọng trong việc đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh. Bằng chứng thực tế cho thấy rất nhiều doanh nghiệp đã được ERP giúp đỡ cung cấp các báo cáo đủ nhanh để thực hiện các chiến lược quan trọng. ERP cung cấp một trung tâm quản trị cho tất cả thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Điều này cho phép lãnh đạo và quản lý dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh, đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thời gian thực và các dự báo tương lai.

Vai trò của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP được thiết kế như một hệ thống quản trị doanh nghiệp đa chức năng, được tích hợp dưới một cấu trúc chung, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, triển khai, quản lý và hỗ trợ ra quyết định. Sau đây là một số chức năng chính của ERP:

Quản trị kế toán – tài chính

ERP trong quản lý tài chính là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất của một giải pháp ERP toàn diện. ERP hỗ trợ quản lý tài chính tổng thể bao gồm kế toán, quản lý thu chi, và báo cáo tài chính. Bằng một cách chính xác và nhanh chóng, ERP sẽ nâng cao hiệu quả của hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp một cách đáng kể.

phần mềm quản trị doanh nghiệp erp
Quản trị kế toán – tài chính

Quản trị tối ưu nguồn nhân lực

Hệ thống ERP giúp quản lý thông tin nhân viên, quản lý lịch làm việc, tính lương, quản lý kỹ năng và khả năng của nhân viên. Định kỳ, việc tính lương nhân viên được hệ thống trích xuất chính xác để giảm bớt gánh nặng cho nhân sự quản lý. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, vai trò này cực kỳ quan trọng và hữu ích. Khi mà cách tính lương truyền thống dễ gây thiếu sót, chậm trễ và phiền hà thì với phần mềm ERP chỉ cần một cái nhấp chuột, các con số cho hàng trăm, hàng ngàn nhân viên đi nữa cũng hiển thị một cách rõ ràng, minh bạch, chính xác.

erp là viết tắt của từ gì
Quản trị tối ưu nguồn nhân lực

Nâng cao hiệu suất làm việc

Các dữ liệu đều được lưu trữ và có đầy đủ phiên bản sử dụng xuyên suốt cho tất cả bộ phận, phòng ban hay chi nhánh. Khi xảy ra bất cứ sự thay đổi nào thì mọi thông tin đều tự động hiển thị và tính toán lại sao cho trùng khớp và giúp tránh được những sai sót. Từ đó nâng cao được rất nhiều hiệu suất làm việc.

erp system là gì
Nâng cao hiệu suất làm việc

Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý quá trình mua hàng, tồn kho và xuất kho. Hệ thống theo dõi số lượng và giá trị của các vật tư, báo cáo tình trạng tồn kho và cho phép quản lý vật tư một cách chính xác và hiệu quả.

Đồng thời, do có tính liên kết thống nhất với các bộ phận bán hàng, kế toán,v.v. cho nên phân hệ quản lý hàng tồn kho sẽ đồng thời xác định hàng hóa ra-vào để tích hợp kiểm kê, báo cáo chính xác, giúp giảm thiểu lỗi và tối đa hóa hiệu quả của chuỗi cung ứng.

phần mềm erp cho doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho

Quản lý thông tin khách hàng

Bằng cách lưu trữ thông tin chi tiết về mỗi khách hàng, từ lịch sử hẹn, loại sản phẩm, dịch vụ yêu thích và đã sử dụng cho đến thông tin liên hệ, ERP giúp nhân viên chăm sóc khách hàng hiểu rõ và tăng cường khả năng giao tiếp, cung cấp dịch vụ cá nhân hóa tốt hơn.

phần mềm quản lý doanh nghiệp erp
Quản lý thông tin khách hàng

Bảo mật và tuân thủ

Phần mềm ERP sẽ đảm bảo hơn cho dữ liệu của doanh nghiệp. Thông tin doanh nghiệp được bảo vệ an toàn. Đồng thời, tuân thủ các quy định nội bộ cũng như pháp lý liên quan.

erp là phần mềm gì
Bảo mật và tuân thủ

Xem chi tiết các phân hệ của phần mềm ERP:

Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư cho ERP

Nếu xuất hiện bất kỳ dấu hiệu nào dưới đây, thì doanh nghiệp cần ngay lập tức đầu tư vào một hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp (ERP) để hiện đại hóa quy trình quản lý và tối ưu hóa nguồn lực vận hành.

  • Đối diện với khó khăn trong quá trình nhập liệu thủ công và sự xuất hiện của dữ liệu trùng lặp.
  • Sử dụng đồng thời nhiều ứng dụng phần mềm mà chúng không liên kết với nhau.
  • Gặp khó khăn khi kiểm tra và so sánh dữ liệu giữa các bộ phận, mất nhiều thời gian.
  • Thiếu tính năng tự động hóa báo cáo, dẫn đến việc phải thực hiện thủ công mọi công việc, tăng nguy cơ sai sót và làm chậm quá trình ra quyết định.
  • Hệ thống bảo mật thông tin không đảm bảo.
  • Phát sinh nhiều chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành.
  • Hệ thống hiện tại đã lỗi thời và không còn đáp ứng đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp có nhu cầu tăng cường hiệu quả và năng suất làm việc.
  • Doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng quy mô. Cần công cụ tối ưu hơn để hỗ trợ.
erp nghĩa là gì
Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm ERP

Xem thêm: Dự án ERP là gì? Các lưu ý trước khi triển khai dự án ERP

Với các kiến thức mà Patsoft vừa tổng hợp ở trên, phần mềm ERP có vai trò quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp. ERP doanh nghiệp là một yếu tố không thể thiếu trong việc phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Để đảm bảo triển khai ERP hiệu quả nhất, lựa chọn một đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong việc triển khai ERP tại Việt Nam như Patsoft chính là đối tác doanh nghiệp cần. Với nhiều sản phẩm phù hợp, khả năng triển khai ERP cả phần mềm nước ngoài và phần mềm xây dựng trong nước, Patsoft hứa hẹn đem lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Liên hệ hotline để được tư vấn triển khai: 0919973773

Xem thêm các thông tin liên quan:

ID:k2x4U8f304ATryf

.
.
.