Phần mềm ERP giá bao nhiêu? Tổng chi phí triển khai cho doanh nghiệp
Đầu tư vào triển khai hệ thống ERP sẽ chiếm một khoảng đầu tư không phải nhỏ. Đây là bước tiến mới trong ứng dụng giải pháp công nghệ hiện đại vào doanh nghiệp. Do đó, chi phí cho triển khai ERP là điều mà các doanh nghiệp quan tâm và thường không thể đưa ra con số cụ thể vì có nhiều yếu tố quyết định đến giá của phần mềm ERP. Theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về phần mềm ERP giá bao nhiêu và có kế hoạch chuẩn bị ngân sách cho dự án phù hợp nhé.
Mục lục
Phần mềm ERP giá bao nhiêu?
Để định được giá của phần mềm ERP bao nhiêu còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như: quy mô doanh nghiệp, sự phức tạp của cấu trúc quản trị, số lượng chức năng triển khai, lượng dữ liệu doanh nghiệp có, số lượng người dùng, loại phần mềm (ERP tại chỗ, ERP trên đám mây, ERP hỗn hợp), khả năng tùy chỉnh, tích hợp của phần mềm.
Ngoài ra đối với loại phần mềm ERP chạy trên nền tảng online như hệ thống ERP của Patsoft thì có những yếu tố chính cơ cấu nên giá như:
- Phiên bản phần mềm
- Loại ngôn ngữ lập trình
- Số lượng chức năng sử dụng
- Quy mô doanh nghiệp
Chi phí triển khai ERP gồm những gì?
Ứng dụng ERP vào doanh nghiệp là khoảng đầu tư không phải nhỏ và cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng. Có nhiều yếu tố cần được xem xét trước khi đưa ra mức giá cuối cùng. Những yếu tố đó gồm có:
Chi phí cấp phép phần mềm
Tùy vào ngân sách và chiến lược của mình, doanh nghiệp có thể lựa chọn mua giấy phép phần mềm vĩnh viễn hoặc trả phí đăng ký hàng tháng cho giấy phép. Khi mua phần mềm vĩnh viễn, doanh nghiệp cũng sẽ phải trả phí bảo trì hàng năm để nâng cấp. Giá này chưa bao gồm chi phí triển khai, bảo trì hay nâng cấp hệ thống.
Chi phí triển khai phần mềm
Chi phí thực hiện cho triển khai phần mềm bao gồm các khoản phải trả cho nhà cung cấp phần mềm và đội ngũ tham gia triển khai vào dự án. Những công việc được tiến hành thực hiện có thể kể đến như: tư vấn, khảo sát, lập kế hoạch và tổ chức dự án của bạn, thiết kế phần mềm, cài đặt phần mềm, định cấu hình hệ thống, đào tạo và bàn giao.
Chi phí cấp phép người dùng
Ngoài chi phí mua phần mềm cơ bản, hầu hết tất cả các nhà cung cấp ERP sẽ tính phí trên cơ sở số lượng người dùng (user). Số lượng người dùng sẽ sử dụng hệ thống cùng lúc và mức độ truy cập mà họ yêu cầu. Người dùng thường được phân thành hai loại: người dùng truy cập vào hệ thống cả ngày như một phần công việc của họ (chẳng hạn như nhân viên kế toán) và người dùng dùng chỉ thỉnh thoảng sử dụng hệ thống để tra cứu giá hoặc để nhập thời gian và chi phí.
Một phần mềm ERP mà doanh nghiệp không phải lo lắng về khoản chi phí này là phần mềm Acumatica, với chính sách license không giới hạn người dùng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí.
Chi phí tùy chỉnh phần mềm
Các công ty thường sẽ có một số yêu cầu tùy chỉnh bổ sung cần thiết để phần mềm hoạt động tương thích với các quy trình kinh doanh của họ. Doanh nghiệp có thể cần phải chịu một số chi phí liên quan đến việc phát triển một sản phẩm tùy chỉnh hơn.
Chi phí bảo trì phần mềm
Trong quá trình vận hành hệ thống sẽ không tránh khỏi những lỗi phát sinh, cũng như sau thời gian sử dụng doanh nghiệp cần có kế hoạch nâng cấp và bảo trì hệ thống để. Để xử lý điều này, bộ phận IT của doanh nghiệp tự thực hiện nhưng đảm bảo nhân sự có đủ kiến thức và kinh nghiệm về hệ thống; và cách khác cần tốn thêm chi phí là nhờ sự hỗ trợ của đơn vị cung cấp và triển khai phần mềm ERP.
Sản phẩm bổ sung
Hầu hết các giải pháp ERP đều hỗ trợ một số sản phẩm phần mềm hoặc tiện ích mở rộng của bên thứ ba có thể giúp doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu cụ thể mà hệ thống cơ bản không có. Doanh nghiệp sẽ tốn thêm chi phí để thực hiện những tính năng này.
Ngoài chi phí trên, chi phí ERP cuối cùng để thực sự triển khai phần mềm cũng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bao gồm:
- Sự phức tạp của việc thực hiện theo yêu cầu doanh nghiệp
- Sự phức tạp của việc chuyển đổi/ di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
- Số lượng công ty và địa điểm bạn sẽ kết nối với hệ thống ERP
- Số lượng giao diện bên ngoài cần hỗ trợ
- Khối lượng giao dịch
- Sự phức tạp của các tùy chỉnh phần mềm
- Đào tạo người dùng trên hệ thống mới
- Tần suất nhà cung cấp ERP xuất bản các bản cập nhật và nâng cấp.
Các yếu tố chi phí ERP này có thể rất khác nhau, nhưng đối với hầu hết các sản phẩm ERP, doanh nghiệp sẽ phải trả khoảng 1,5 đến 2,5 lần chi phí cơ bản của phần mềm cho các dịch vụ triển khai.
Các yếu tố tác động tới giá và chi phí phát triển phần mềm ERP
Doanh nghiệp trước khi triển khai dự án ERP cần tìm hiểu kỹ tính chất của phần mềm và khi xem xét về giá cần chú ý đến những yếu tố sẽ làm tác động đến giá của hệ thống ERP. Một số yếu tố đó gồm có:
Phiên bản phần mềm ERP
Phần mềm ERP có nhiều phiên bản để các tổ chức lựa chọn sao cho phù hợp với doanh nghiệp và đem lại kết quả tối ưu nhất. Những phiên bản ERP hiện có như ERP đóng gói, ERP viết theo yêu cầu, ERP nước ngoài. Trong đó, phần mềm ERP đóng gói có chi phí rẻ hơn vì đây là phần mềm được viết sẵn theo quy trình chuẩn chung của các doanh nghiệp. Với ERP viết theo yêu cầu sẽ được đơn vị cung cấp phần mềm xây dựng riêng cho doanh nghiệp, tùy chỉnh theo yêu cầu và phù hợp với đặc trưng riêng của doanh nghiệp. Do đó chi phí sẽ có thay đổi cao hơn.
Tuỳ thuộc vào số phân hệ và chức năng triển khai
Một yếu tố quyết định đến giá của hệ thống ERP là số lượng phân hệ và các chức năng mà doanh nghiệp lựa chọn cài đặt. Với những phần mềm có nhiều chức năng sẽ có độ phức tạp khi triển khai cao hơn và chi phí cũng sẽ cao hơn. Các doanh nghiệp có những nhu cầu nhất định, để tránh lãng phí và tránh làm phức tạp hóa hệ thống ERP, nhiều đơn vị cung cấp phần mềm đã phát triển tính năng tùy chỉnh phân hệ theo yêu cầu khách hàng.
Báo giá phần mềm ERP tuỳ thuộc quy mô doanh nghiệp và theo ngành, loại hình kinh doanh
Chi phí ERP cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực của doanh nghiệp. Chẳng hạn, một công ty sản xuất hoặc phân phối lớn sẽ cần tăng cường các chức năng như tài chính và kế toán cơ bản với các chức năng như quản lý hàng tồn kho, đơn hàng, vận chuyển và nhận hàng. Các chức năng bổ sung này sẽ được thêm vào chi phí tổng của dự án ERP.
Ngôn ngữ lập trình phần mềm
Ngôn ngữ lập trình của phần mềm còn có thể ảnh hưởng đến chi phí của ERP. Những phần mềm được lập trình bằng ngôn ngữ lập trình phức tạp sẽ ảnh hưởng đến khả năng chỉnh sửa và chi phí sẽ cao hơn các phần mềm có ngôn ngữ lập trình đơn giản.
Những lưu ý cho doanh nghiệp khi ước tính chi phí triển khai ERP
Số lượng người dùng phần mềm ERP phát sinh thêm
Với những phần mềm ERP tính phí theo số lượng người dùng, doanh nghiệp khi triển khai cần phải lưu ý nhiều hơn. Doanh nghiệp cần ước tính trước phạm vi số lượng người dùng phù hợp với mục tiêu và kế hoạch phát triển của mình. Đồng thời doanh nghiệp nên thảo luận với đơn vị cung cấp phần mềm để đưa ra lộ trình triển khai chi phí hiệu quả nhất.
Tùy chọn modules, tiện ích, tích hợp cho ERP
Để tối ưu hóa chi phí sao cho phù hợp với ngân sách và phù hợp với nhu cầu của mình, doanh nghiệp cần lựa chọn những module hay tích hợp các chức năng cần thiết nhất. Vì khi triển khai nhiều chức năng và phân hệ không chỉ làm chi phí gia tăng mà còn làm cho hệ thống thêm phức tạp và gây thêm khó khăn cho quá trình triển khai, đào tạo người dùng.
Cân nhắc về chi phí tự nội bộ trong công ty triển khai hay thuê đơn vị bên ngoài
Đối với một số doanh nghiệp sở hữu đội ngũ công nghệ thông tin mạnh, có đủ kiến thức và kinh nghiệm trong triển khai ERP, doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn tự nội bộ triển khai để tiết kiệm chi phí. Nhưng ở một số giai đoạn cần thiết cũng nên cần tìm đến đơn vị tư vấn bên ngoài để đưa ra giải pháp tối ưu nhất và lập kế hoạch chuẩn xác nhất, nhờ đó giúp dự án triển khai hiệu quả.
Đối với những doanh nghiệp không có đội ngũ IT đủ mạnh thì nên tìm đến đơn vị triển khai bên ngoài. Để chọn được đơn vị phù hợp cần xem xét sự uy tín, khả năng hỗ trợ, năng lực triển khai và tính khả quan của các giải pháp họ đưa ra cho doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết trên đây sẽ cho doanh nghiệp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về chi phí để triển khai ERP. Để được tư vấn giải pháp và triển khai dự án hiệu quả nhất hãy liên hệ với Patsoft qua hotline: 0919973773
Xem thêm bài viết liên quan:
- Phần mềm kế toán ERP là gì? Phân biệt với kế toán truyền thống
- Giải pháp ERP cho ngành phân bón hóa chất
