Phần mềm kế toán ERP là gì? Phân biệt với kế toán truyền thống

Quản lý tài chính kế toán là một công việc quan trọng trong mọi công ty. Quản lý tài chính hiệu quả giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh, dòng tiền hay lãi lỗ. Phần mềm kế toán ERP là giải pháp được nhiều khách hàng tìm đến để quản lý toàn diện doanh nghiệp trong hoạt động tài chính nói riêng và quản lý các chức năng khác trong công ty nói riêng.

Để hiểu rõ hơn về phần mềm kế toán ERP là gì, phân biệt phần mềm kế toán ERP với kế toán truyền thống và biết thêm những lợi ích, tính năng của nó hãy cùng theo dõi bài viết bên dưới.

Phần mềm kế toán ERP là gì?

Phần mềm kế toán ERP thực chất là phân hệ tài chính – kế toán có trong phần mềm hoạch định nguồn lực ERP tổng thể. Hệ thống kế toán ERP được sử dụng để quản lý các hoạt động tài chính kế toán cho doanh nghiệp. ERP cung cấp các báo cáo chuyên sâu theo thời gian thực. Nhờ đó ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi các thông tin giao dịch tài chính, tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng tài chính của doanh nghiệp, giúp quản lý chi phí và hỗ trợ đưa ra quyết định tài chính kịp thời và chính xác. 

Với phần mềm kế toán ERP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế lỗi sai sót của con người. Khả năng tự động hóa các chức năng của phân hệ kế toán sẽ loại bỏ vấn đề nhập liệu thiếu tính chính xác và không đạt hiệu quả công việc. Dữ liệu của toàn công ty từ các phòng ban được lưu trữ và đồng bộ duy nhất trên một hệ thống. Từ đó, ban lãnh đạo sẽ nắm được các thông tin chính xác về kết quả tài chính, quản lý các khoản thu – chi, phân bổ nguồn lực doanh nghiệp.

Thông tin được cập nhật tức thời làm tăng khả năng ra quyết định, sử dụng tối ưu hóa chi phí, điều hòa tình hình tài chính và gia tăng hiệu quả làm việc của nhân viên bộ phận kế toán.

Phân biệt phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống

Phần mềm kế toán trên ERP giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp

ERP cung cấp nhiều chức năng vượt trội hơn so với phần mềm kế toán thông thường. Không chỉ dừng lại ở việc quản lý tài chính kế toán, phần mềm kế toán ERP còn quản lý toàn diện và cung cấp cái nhìn tổng quan về các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Bởi vì mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp đều phải gắn liền với tài chính kế toán như: mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự, kho, CRM,…

Phần mềm kế toán truyền thống khá rập khuôn nên ít đáp ứng nhu cầu đặc thù doanh nghiệp, khả năng mở rộng kém

Phần mềm ERP cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý và có khả năng mở rộng mạnh mẽ, do đó dễ đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Đồng thời cũng có thể tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của các ngành nghề, lĩnh vực. Từ đó doanh nghiệp gia tăng hiệu quả quản lý, hỗ trợ ra quyết định kịp thời, tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí nhân công.

Với phần mềm kế toán độc lập thì ngược lại, phần mềm chỉ có chức năng kế toán nên phải kết nối hệ thống của bên thứ 3, đôi lúc một số phần mềm lại không có tính năng kết nối. Điều này gây cản trở quá trình theo dõi và quản lý các hoạt động.

Phần mềm kế toán độc lập thường thiếu chức năng kinh doanh

Phần mềm kế toán độc lập thường không có hoặc thiếu chức năng quản lý bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Phần mềm ERP có tích hợp phân hệ quản lý bán hàng và CRM cho phép người dùng truy cập và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh bán hàng và quản lý khách hàng hiệu quả.

ERP có khả năng hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Phần mềm ERP lưu trữ và đồng bộ dữ liệu tập trung trên một hệ thống duy nhất. Do đó cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ dữ liệu từ các chi nhánh, công ty con. Khả năng hợp nhất báo cáo từ dữ liệu của các đơn vị thành viên đã cung cấp cho ban lãnh đạo bức tranh tổng thể tình hình hoạt động của doanh nghiệp và ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Bên cạnh đó, nhà quản lý dễ dàng phân quyền cho nhân sự mới để truy cập vào hệ thống làm việc.

Phần mềm kế toán độc lập  hạn chế khả năng truy xuất dữ liệu theo thời gian thực

Phần mềm ERP vượt trội hơn phần mềm kế toán độc lập về khả năng cập nhật và kết nối dữ liệu theo thời gian thực của tất cả các phòng ban. Bởi vì ERP tích hợp quản lý mọi hoạt động và có khả năng đồng bộ dữ liệu tức thời, ERP loại việc sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ thiếu tính kết nối.

Tính tự động hóa quy trình hoạt động và tăng hiệu quả công việc

Nói đến khả năng tự động hoá thì phần mềm ERP cung cấp nhiều tính năng tự động hoá hơn hẳn phần mềm kế toán truyền thống. Nhờ đó tự động hoá các công việc thủ công lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và mất mát dữ liệu. Chẳng hạn như hợp lý hóa và tự động hoá xử lý hoá đơn, xử lý thanh toán, báo cáo tài chính, lập dự báo,…

Tính năng của phần mềm kế toán ERP là gì?

Phần mềm kế toán rất quan trọng trong việc giúp các tổ chức vận hành các quy trình kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Nó cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính của công ty họ. Dưới đây là những tính năng có trong phân hệ quản lý tài chính ERP.

Sổ cái chung (GL) và sổ cái phụ

ERP dùng để quản lý kế toán được thiết kế để cho phép cả các mục nhật ký và sổ cái phụ tự động tự động điền vào sổ cái chung. Cho phép các CFO và người kiểm soát có cái nhìn thời gian thực về dữ liệu tài chính của họ.

Khoản phải trả (AR) và khoản phải thu (AR)

ERP không chỉ hỗ trợ cho các công việc kế toán cơ bản. Nó còn giúp các tổ chức giảm thiểu những công việc thủ công tiềm ẩn nhiều nguy cơ sai sót dữ liệu, khắc phục khuyết điểm của việc lưu hồ sơ giấy, đưa ra dự báo và lập kế hoạch ngân sách tốt hơn. Đồng thời cho phép quản lý chi phí được phân loại kỹ lưỡng và hợp lý.

Ngoài ra, ERP còn cung cấp khả năng tích hợp liền mạch vào hệ thống ngân hàng, cho phép kiểm toán chính xác hơn và lưu giữ hồ sơ theo dõi chi tiết về tất cả tài sản và nợ phải trả.

Quản lý tiền mặt

Khả năng quản lý tiền mặt trong phần mềm kế toán cung cấp số liệu về tiền mặt chính xác bằng cách tự động đối chiếu các giao dịch tiền mặt với báo cáo ngân hàng. Những khả năng này cũng cho phép các công ty đưa ra các quyết định đầu tư, vay mượn và các khoản tiền mặt khác kịp thời bằng cách dự báo tiền mặt tự động dựa trên các khoản phải trả, phải thu, bảng lương phụ và các giao dịch bên ngoài.

Quản lý tài sản

Giải pháp kế toán hiện đại giúp quản lý toàn bộ chu trình tài chính của tài sản trong doanh nghiệp, bao gồm mua lại, vốn hóa, khấu hao. Việc có được khả năng hiển thị đầy đủ này giúp doanh nghiệp cung cấp các báo cáo tài chính chính xác liên quan đến việc tăng giá và khấu hao.

Quản lý rủi ro và tuân thủ

Biện pháp bảo vệ tốt nhất mà một tổ chức có để chống lại rò rỉ thông tin và truy cập trái phép của người dùng là phần mềm kế toán được tích hợp sẵn tính năng bảo mật, quản lý rủi ro và kiểm soát kiểm toán. Cung cấp cho doanh nghiệp một nguồn dữ liệu đáng tin cậy, an toàn duy nhất.

Quản lý doanh thu và kết quả hoạt động kinh doanh 

Khả năng quản lý doanh thu được tích hợp trong phần mềm kế toán ERP sẽ tự động hóa quá trình sử dụng phân tích để tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận.

Báo cáo và phân tích

Một hệ thống kế toán hoàn chỉnh không chỉ ghi lại các giao dịch tài chính mà còn bao gồm khả năng báo cáo và phân tích. Nhờ những báo cáo và phân tích này giúp các nhà lãnh đạo tài chính CFO hiểu được tình hình tài chính của tổ chức và đưa ra những chiến lược tài chính phù hợp. Hệ thống ERP cung cấp khả năng đo lường các KPI tài chính quan trọng theo thời gian thực, bao gồm tỷ lệ thanh toán hiện thời, tỷ lệ thanh toán nhanh, tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu, vốn lưu động ròng và vòng quay hàng tồn kho,…

Giới thiệu phần mềm kế toán ERP tại Patsoft

Patsoft là đơn vị đi đầu trong cung cấp giải pháp ERP, giải pháp được thiết kế phù hợp đặc thù riêng của từng ngành nghề và lĩnh vực. Module kế toán trong hệ thống ERP của Patsoft đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Tự động hóa, tăng năng suất

ERP giúp tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc dễ dàng hơn. Phân hệ tài chính kế toán trong ERP của Patsoft của có thể hợp lý hóa các giao dịch tiền mặt, chuyển khoản và giúp theo dõi các khoản phải thu và tài khoản phải trả nhanh hơn.

Tự động hóa các quy trình thủ công tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi

Việc nhập dữ liệu thủ công tốn nhiều công sức, đặc biệt khi khối lượng giao dịch tăng lên. Nó cũng làm tăng khả năng xảy ra sai sót, gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp chuyển sang phần mềm kế toán ERP mang lại tiềm năng tự động hóa và đẩy nhanh nhiều quy trình kế toán, từ nhập giao dịch đến tạo hóa đơn, theo dõi thanh toán và tạo báo cáo.

Hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh

Khi doanh nghiệp mở rộng, nhu cầu kế toán của họ cũng tăng theo. Quy trình kế toán thủ công rườm rà có thể trở thành vật cản cho sự phát triển của doanh nghiệp. Công ty có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện các nhiệm vụ tài chính, chẳng hạn như lập hóa đơn cho khách hàng, thu tiền mặt, thanh toán hóa đơn và khóa sổ… Phần mềm kế toán ERP của Patsoft cho phép các công ty làm được nhiều việc hơn với ít nhân viên hơn, giúp công ty quản lý tăng trưởng đồng thời giảm chi phí lao động.

Báo cáo tài chính chi tiết, nhanh chóng và chính xác 

Với ERP Patsoft, nhà quản trị có thể xem nhiều loại báo cáo như dự báo dòng tiền dựa trên quản lý hàng tồn kho và các quy trình khác. Cùng với đó là các báo cáo về các khoản phải trả, các khoản phải thu và thông tin giao dịch khác. Với phần mềm ERP, bạn có thể có cái nhìn tổng quan chi tiết về các báo cáo không chỉ riêng về lưu trữ các dữ liệu tài chính.

Lập ngân sách và dự báo tốt hơn

Các hệ thống quản lý kế toán của ERP có bao gồm khả năng lập kế hoạch ngân sách và dự báo tài chính. Nhờ vào nguồn thông tin lịch sử và hiện tại từ mọi hoạt động của doanh nghiệp để dự đoán chính xác hơn doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong tương lai của công ty.

Cải thiện việc quản lý quan hệ khách hàng 

Phần mềm kế toán ERP có thể giúp bạn cải thiện dịch vụ khách hàng theo nhiều cách. Ví dụ: doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống để theo dõi đơn đặt hàng và lô hàng của khách hàng cũng như quản lý thông tin liên hệ. Hệ thống cũng có thể giúp doanh nghiệp bạn xác định và giải quyết khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tuân thủ các quy định về thuế và kế toán

Phần mềm kế toán ERP có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán ở từng khu vực nơi doanh nghiệp khách hàng hoạt động. Ví dụ: một số phần mềm có thể giúp các công ty tự động hóa việc tuân thủ các Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung của Hoa Kỳ (GAAP) và Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) được sử dụng ở các quốc gia khác.

Phần mềm kế toán ERP là một ứng dụng quan trọng vào giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong quản lý hoạt động tài chính. Để tìm một ERP với phân hệ kế toán tài chính phù hợp với kế toán Việt Nam hãy liên hệ với Patsoft. Chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp phần mềm ERP hàng đầu Việt Nam, không chỉ chất lượng tốt của sản phẩm chúng tôi còn chú trọng vào khâu dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Hy vọng bài viết sẽ giải quyết thắc mắc cho bạn về câu hỏi phần mềm kế toán ERP là gì? Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và triển khai giải pháp thông minh. Hotline: 0919973773

Xem thêm bài viết liên quan:

• Phần mềm ERP giá bao nhiêu? Tổng chi phí triển khai cho doanh nghiệp
• Giải pháp ERP cho ngành phân bón hóa chất