Quy trình bán hàng ERP chi tiết từng bước

Bán hàng là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp. Để quản lý bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình bán hàng bài bản và chuyên nghiệp. Các phần mềm quản lý bán hàng sẽ là công cụ hữu dụng giúp hỗ trợ xử lý, theo dõi và tối ưu hóa các hoạt động bán hàng. Và phần mềm ERP là giải pháp thông minh được sử dụng phổ biến để quản lý bán hàng hiệu quả, ERP với nhiều tính năng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, đơn đặt hàng, quản lý dòng tiền, doanh số và lợi nhuận… Các bước trong quy trình bán hàng ERP sẽ được trình bày chi tiết ở bài viết này.

Mục lục

1 Báo giá
2 Tiếp nhận đơn hàng
3 Kiểm tra tình trạng hàng tồn kho
4 Lựa chọn hàng, soạn hàng, phân loại và đóng gói
5 Vận chuyển hàng hóa
6 Lập hóa đơn
7 Hoàn tất thanh toán

Báo giá

Báo giá là việc tất yếu sẽ diễn ra quá trình trao đổi và mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp và người mua. Trừ trường hợp doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến trên sàn thương mại điện tử vì có niêm yết giá công khai, khách hàng chỉ cần so sánh, lựa chọn hàng hóa ưng ý và đặt hàng.

Phần mềm ERP với phân hệ quản lý bán hàng sẽ tích hợp tính năng quản lý báo giá, giúp việc báo giá dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. ERP có thể xuất các file báo giá chi tiết và cho phép gửi báo giá tự động qua email đến khách hàng. Đảm bảo đầy đủ thông tin chi tiết về loại mặt hàng, số lượng, giá tiền, thông tin khách hàng, thuế suất v.v. Sau khi thương lượng và khách hàng đồng ý mua hàng thì sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng và chuyển giai đoạn kế tiếp như sản xuất theo yêu cầu (trường hợp sản xuất theo đơn đặt hàng – make to order), đóng gói, vận chuyển và thanh toán.

Tiếp nhận đơn hàng

Tiếp nhận đơn hàng là bước kế tiếp sau khi khách hàng chấp nhận báo giá, chốt đơn hàng và đặt hàng. Hệ thống ERP sẽ giúp cập nhật đầy đủ thông tin đơn hàng lên hệ thống bao gồm: tên mặt hàng, mã sản phẩm, số lượng, giá cả, tên nhân viên kinh doanh, ghi chú thêm về đơn hàng, địa điểm, ngày giao hàng… Nhân viên bán hàng và nhà quản lý dễ dàng kiểm tra và theo dõi thông tin đơn hàng và tiến độ xử lý đơn hàng.

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhà máy sản xuất hay có nhiều kho hàng thì cần xác định đơn hàng đó sẽ được sản xuất từ nhà máy nào hay lấy hàng từ kho nào để tối ưu chi phí và thời gian vận chuyển ít nhất.

Trong trường hợp, doanh nghiệp sản xuất tiếp nhận đơn hàng là hình thức “make to order” thì hệ thống ERP sẽ chuyển thông tin đơn hàng đến bộ phận sản xuất và tạo lệnh sản xuất.

Kiểm tra tình trạng hàng tồn kho

Bộ phận kho sẽ nhận được lệnh xuất hàng từ hệ thống ERP, khi đó nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra phiếu xuất kho và đánh giá tình trạng tồn kho hàng hóa. Mọi thông tin về dữ liệu tồn kho sẽ được cập nhật và hiểu thị chính xác trên hệ thống ERP như số lô/date, mặt hàng, số lượng, đơn vị tính v.v. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng xem xét hàng hóa có số lượng và chủng loại để đáp ứng đủ yêu cầu đơn hàng hay không.

Có hai hình thức bán hàng: Bán hàng có sản xuất (Make to order) và bán hàng không qua sản xuất (Make to stock)

Trường hợp Make to order: Sau khi tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra hạn mức tín dụng cho phép, bộ phận bán hàng sẽ tạo lệnh sản xuất và chuyển đến bộ phận sản xuất chờ xác nhận. Khi đã xác nhận đơn hàng, bộ phận sản xuất sẽ tiến hành thực hiện các quy trình từ sản xuất, yêu cầu nguyên vật liệu đến nhập kho thành phẩm. Bộ phận kho sẽ kiểm tra mức tồn kho lần cuối và thông báo cho bộ phận bán hàng để lập đề nghị giao hàng.
Trường hợp Make to stock: Nếu hệ thống kiểm tra đủ số lượng thì sẽ chuyển sang bước xuất kho hàng hóa và bộ phận bán hàng lập đề nghị giao hàng. Nếu hàng không đủ, hệ thống sẽ cảnh báo và lúc này doanh nghiệp có thể nhập thêm hàng từ nhà cung cấp hay sản xuất thêm kịp thời.

Lựa chọn hàng, soạn hàng, phân loại và đóng gói

Sau khi kiểm tra đủ lượng hàng hóa để đáp ứng cho đơn hàng, bộ phận kho sẽ tiến hành chuẩn bị soạn hàng, phân loại và đóng gói theo ghi chú trong phiếu đề nghị của đơn hàng. Đồng thời chuẩn bị kho bãi, nhân sự, phương tiện vận chuyển hay cách thức giao hàng đảm bảo việc xuất kho và giao hàng đúng tiến độ và đúng yêu cầu. Người dùng có thể ghi nhận công nợ khách hàng trên hệ thống trong trường hợp bán chịu cho khách hàng.

Lấy hàng: Nhân viên kho sẽ tìm và xuất các hàng hóa theo yêu cầu để phân loại và giao hàng. Hệ thống ERP sẽ ghi nhận lại số lượng hàng xuất kho và cập nhập lại dữ liệu mới.
Phân loại: Các đơn hàng sẽ được phân loại theo lô hay khu vực giao hàng
Đóng gói: Đơn hàng sẽ được đóng gói, niêm phong và giao cho bộ phận giao hàng hoặc đơn vị vận chuyển.

Vận chuyển hàng hóa

Hàng hóa sau khi chuẩn bị sẵn sàng sẽ được giao cho bộ phận vận chuyển và giao đến khách hàng. Tùy theo thỏa thuận của đôi bên và nhu cầu của người mua mà lựa chọn giao hàng hàng loạt hay gửi theo từng đợt. Hệ thống ERP có nhiều tính năng giúp quản lý tình trạng giao nhận hàng hóa, lịch vận chuyển, tuyến đường, địa điểm giao, tài xế, chi phí vận chuyển: xăng, xe, tiền công,…

Lập hóa đơn

Một bước quan trọng trong quy trình bán hàng ERP là lập hóa đơn thanh toán. Hệ thống ERP cho phép xuất hóa đơn điện tử và gửi email đến khách hàng để yêu cầu thanh toán với nhiều tùy chọn hình thức thanh toán.

Đối với với trường hợp bán chịu, ERP giúp theo dõi công nợ phải thu của khách hàng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và nắm được thông tin khách hàng, hàng, tuổi nợ, hạn thanh toán và các khoản tính phạt theo hóa đơn… Hệ thống sẽ cảnh báo công nợ sắp đến hạn thanh toán và lập đề nghị thanh toán tùy tình hình thực tế.

Hoàn tất thanh toán

Sau khi khách hàng hoàn tất thanh toán đơn hàng, ERP sẽ ghi nhận thông tin và xác nhận đã nhận được tiền. Với đơn hàng trả trước, ERP sẽ thiết lập chứng từ xác nhận số tiền khách đã trả trước và đóng đơn.

Với hệ thống ERP, nhà quản lý dễ dàng xem các thống kê và báo cáo về tình hình bán hàng, chi phí, doanh số bán hàng của từng chi nhánh, từng khu vực, từng nhóm hay nhân viên kinh doanh. Từ đó, ERP hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá chính xác và hiệu quả kết quả hoạt động kinh doanh và đưa ra chiến lược điều chỉnh phù hợp.

Phần mềm ERP của Patsoft tích hợp nhiều tính năng thông minh giúp quản lý bán hàng một cách dễ dàng và hiệu quả. Toàn bộ hoạt động trong quy trình bán hàng đều được hệ thống của Patsoft quản lý, kiểm soát và theo dõi chặt chẽ, cung cấp dữ liệu trực quan và chính xác, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất công việc. Để tìm hiểu thêm về quy trình bán hàng ERP cũng như hiểu tổng quan về phần mềm ERP, hãy liên hệ với Patsoft qua hotline: 0919 973 773.

Xem thêm bài viết: