Phần mềm ERP là gì? Tổng quan về hệ thống ERP

Việc ứng dụng phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp đang là xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số hiện nay, giúp tối ưu hóa tài nguyên, quản lý quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về ERP là gì, các loại hệ thống, mô hình ERP, tại sao nó là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất doanh nghiệp và khi nào doanh nghiệp nên đầu tư phần mềm ERP.

ERP là gì?

ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống phần mềm được thiết kế để quản lý tất cả các quy trình và hoạt động của doanh nghiệp trong một nền tảng duy nhất. Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn toàn diện về tất cả các khía cạnh quản lý, bao gồm tài chính, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự và nhiều khía cạnh khác.

Với ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, tăng cường hiệu suất hoạt động và đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý. Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Giảm chi phí hoạt động
• Tăng doanh thu
• Cải thiện hiệu quả hoạt động
• Nâng cao khả năng cạnh tranh
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng

Hệ thống ERP hoạt động bằng cách tích hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận của doanh nghiệp vào một cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp có thể truy cập thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Hệ thống ERP phù hợp với các doanh nghiệp ở mọi quy mô và ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, hệ thống ERP khá phức tạp và tốn nhiều chi phí để triển khai. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định triển khai phần mềm ERP.

Ưu điểm nổi bật của hệ thống phần mềm ERP

Khả năng đồng bộ

ERP giúp tổ chức có một nguồn thông tin duy nhất và thống nhất, giúp quản lý dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh và ra quyết định nhanh chóng. Dựa vào khả năng đồng bộ, ERP có những đặc trưng như:

• Đồng bộ hoạt động giữa các phòng ban: Hệ thống ERP sẽ tạo ra môi trường thông tin minh bạch và chính xác cho tất cả bộ phận trong công ty. Sự đồng bộ các dữ liệu giúp thông suốt mối liên hệ giữa các phòng ban và đảm bảo mọi người cùng làm việc dựa trên các dữ liệu chung. Đặc trưng liên kết của ERP thúc đẩy sự đồng thuận trong công việc và giúp tối đa hóa kết quả kinh doanh.
• Thống nhất nền tảng Công nghệ thông tin: ERP hiệu quả thường có công cụ là nền tảng công nghệ thông tin phát triển. Với sự linh hoạt trong quản lý, ERP Cloud còn có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi và các dữ liệu đều sẽ được cung cấp chính xác và thống nhất cho người dùng.

Độ linh hoạt

Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng, và Patsoft hiểu rằng giải pháp ERP cần phải linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh. Độ linh hoạt giúp doanh nghiệp tận dụng hết tiềm năng của các giải pháp để tạo ra một hệ thống ERP vận hành chính xác.

Tuy nhiên, không phải phần mềm ERP nào cũng có thể sử dụng một cách linh hoạt để các doanh nghiệp tự do thiết lập. Tùy vào đặc thù của hãng và công ty triển khai, ERP đó sẽ có mức độ “Open-source” khác nhau. Vừa đảm bảo tính bảo mật của phần mềm, vừa đáp ứng được nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa các quy trình

ERP có thể thiết lập các quy tắc và quy trình tự động, giúp lập kế hoạch hiệu quả. So với cách sử dụng công cụ thủ công, việc tối ưu quy trình bằng phần mềm ERP sẽ làm cho việc tính giá thành chuẩn xác hơn, có khả năng cạnh tranh cao hơn các đơn vị đối thủ.

Thông tin quản trị tập trung

Thời gian là yếu tố quan trọng trong việc đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh. Bằng chứng thực tế cho thấy rất nhiều doanh nghiệp đã được ERP giúp đỡ cung cấp các báo cáo đủ nhanh để thực hiện các chiến lược quan trọng. ERP cung cấp một trung tâm quản trị cho tất cả thông tin liên quan đến doanh nghiệp. Điều này cho phép lãnh đạo và quản lý dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh, đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thời gian thực và các dự báo tương lai.

Phân loại các hệ thống phần mềm ERP

ERP đóng gói

Đây là phần mềm ERP được phát triển dựa trên khảo sát nhu cầu thực tế các hoạt động của doanh nghiệp. Nhà sản xuất lấy dữ liệu qua các kinh nghiệm và nghiên cứu, kết hợp với đặc trưng cơ bản của doanh nghiệp để xây dựng một mô hình quản lý chung cho đa số doanh nghiệp. Vì vậy, khuyết điểm của loại phần mềm này là hạn chế tính tương thích với các doanh nghiệp có nhiều đặc thù, không sâu sát được vào thực tế hoạt động kinh doanh của cơ sở mà chỉ quản lý được các hoạt động cơ bản và không tối ưu.

ERP viết theo yêu cầu

Loại ERP này được doanh nghiệp yêu cầu trực tiếp từ nhà sản xuất để phát triển dựa trên đặc điểm và quy trình sản xuất của họ. Tuy nhiên, việc thiết kế và triển khai một hệ thống ERP tùy chỉnh có thể đòi hỏi đầu tư lớn và mất nhiều thời gian, có khi thời gian được tính bằng năm.

Giải pháp ERP này thường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn và có tính đặc thù cao.

ERP hãng nước ngoài

Hệ thống ERP này thường được phát triển với công nghệ cao và quy trình quản lý tiêu chuẩn. ERP của các hãng nước ngoài rất có uy tín trong việc toàn diện hệ thống do có quy trình xây dựng chuyên nghiệp và mang tính hội nhập cao. Tuy nhiên, các giải pháp này thường bị quan ngại bởi giá thành và một số mảng chưa tương thích với doanh nghiệp trong nước.

Mặc dù còn nhiều yếu tố không phù hợp với tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên, không thể phủ nhận các ERP nước ngoài chiếm một vị thế khá lớn trong thị trường người tiêu dùng khi mang đến nhiều lợi ích bất ngờ. Nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và lớn.

Các mô hình ERP phổ biến hiện nay

Mô hình ERP là hệ thống tích hợp nhiều chức năng/phần mềm riêng lẻ được kết nối, sắp xếp theo một quy trình khoa học và tối ưu. ERP giúp quản lý toàn diện mọi hoạt động của doanh nghiệp, mọi dữ liệu được xử lý, lưu trữ trên một hệ thống duy nhất. Nghĩa là tất cả quy trình và dữ liệu của tất cả các phòng ban công ty được kết nối, đồng bộ với nhau trong một cơ sở dữ liệu chung.

Với tính năng tích hợp nhiều phần mềm và lưu trữ dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, mô hình ERP giúp quá trình truyền thông tin và hợp tác làm việc giữa các phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Khả năng truy cập dữ liệu theo thời gian thực và tạo các báo cáo phân tích minh mạch mà nhờ đó nhà quản lý đưa ra những quyết định chiến lược chuẩn xác và kịp thời. Sau đây là một số mô hình ERP được ứng dụng phổ biến hiện nay:

• Mô hình ERP dựa trên đám mây (Public Cloud)
• Mô hình ERP tại chỗ (ERP on premise)
• Mô hình ERP hỗn hợp (Hybrid ERP)

Chức năng chính của ERP đối với doanh nghiệp

Với những đặc trưng hữu ích cho doanh nghiệp, nên ERP khi xuất hiện đã đóng vai trò rất lớn cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Thể hiện rõ nhất qua các bộ phận như:

Quản trị kế toán – tài chính

ERP trong quản lý tài chính là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất của một giải pháp ERP toàn diện. ERP hỗ trợ quản lý tài chính tổng thể bao gồm kế toán, quản lý thu chi, và báo cáo tài chính. Bằng một cách chính xác và nhanh chóng, ERP sẽ nâng cao hiệu quả của hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp một cách đáng kể.

Quản trị tối ưu nguồn nhân lực

Hệ thống ERP giúp quản lý thông tin nhân viên, quản lý lịch làm việc, tính lương, quản lý kỹ năng và khả năng của nhân viên. Định kỳ, việc tính lương nhân viên được hệ thống trích xuất chính xác để giảm bớt gánh nặng cho nhân sự quản lý. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, vai trò này cực kỳ quan trọng và hữu ích. Khi mà cách tính lương truyền thống dễ gây thiếu sót, chậm trễ và phiền hà thì với phần mềm ERP chỉ cần một cái nhấp chuột, các con số cho hàng trăm, hàng ngàn nhân viên đi nữa cũng hiển thị một cách rõ ràng, minh bạch, chính xác.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Các dữ liệu đều được lưu trữ và có đầy đủ phiên bản sử dụng xuyên suốt cho tất cả bộ phận, phòng ban hay chi nhánh. Khi xảy ra bất cứ sự thay đổi nào thì mọi thông tin đều tự động hiển thị và tính toán lại sao cho trùng khớp và giúp tránh được những sai sót. Từ đó nâng cao được rất nhiều hiệu suất làm việc.

Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý quá trình mua hàng, tồn kho và xuất kho. Hệ thống theo dõi số lượng và giá trị của các vật tư, báo cáo tình trạng tồn kho và cho phép quản lý vật tư một cách chính xác và hiệu quả.

Đồng thời, do có tính liên kết thống nhất với các bộ phận bán hàng, kế toán,v.v. cho nên phân hệ quản lý hàng tồn kho sẽ đồng thời xác định hàng hóa ra-vào để tích hợp kiểm kê, báo cáo chính xác, giúp giảm thiểu lỗi và tối đa hóa hiệu quả của chuỗi cung ứng.

Quản lý thông tin khách hàng

Bằng cách lưu trữ thông tin chi tiết về mỗi khách hàng, từ lịch sử hẹn, loại sản phẩm, dịch vụ yêu thích và đã sử dụng cho đến thông tin liên hệ, ERP giúp nhân viên chăm sóc khách hàng hiểu rõ và tăng cường khả năng giao tiếp, cung cấp dịch vụ cá nhân hóa tốt hơn.

Bảo mật và tuân thủ

Phần mềm ERP sẽ đảm bảo hơn cho dữ liệu của doanh nghiệp. Thông tin doanh nghiệp được bảo vệ an toàn. Đồng thời, tuân thủ các quy định nội bộ cũng như pháp lý liên quan.

Phần mềm ERP đem lại lợi ích cho doanh nghiệp

Giải pháp ERP không chỉ có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp hiệu quả, mà còn cung cấp cho công ty một loạt lợi ích khác nhau.

• ERP kết nối thông tin toàn bộ doanh nghiệp một cách nhất quán và theo dõi số liệu trong thời gian thực, giúp lãnh đạo ra quyết định chính xác.
• ERP tăng cường khả năng quản lý bằng cách cung cấp môi trường quản lý hiệu quả. Dù là bộ phận nào, lĩnh vực hàng hóa hay dịch vụ đều tối ưu hóa quy trình vận hành để đạt được công suất tốt nhất.
• ERP hỗ trợ thiết lập kế hoạch chính xác và quản lý từng giai đoạn từ sản xuất đến bán hàng, giúp tăng doanh thu nhanh chóng.
• ERP giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm, kiểm soát được được sản lượng, tính chất của sản phẩm từng chi tiết, dù lớn hay nhỏ.
• ERP giúp tiết kiệm chi phí ở tất cả các bộ phận.

Ứng dụng của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

ERP có thể ứng dụng vào doanh nghiệp để thực hiện các chức năng như:

• Xây dựng quy trình vận hành chuẩn xác và thống nhất.
• Tính toán hiệu quả các hoạt động tài chính
• Chuẩn hóa việc hoạch định sản xuất và tăng hiệu suất sản xuất.
• Giám sát tồn kho và nguyên vật liệu
• Kiểm tra chất lượng và quản lý tiêu chuẩn chất lượng
• Quản lý bán hàng, mua hàng
• Tích hợp thông tin khách hàng.
• Quản lý thông tin nhân viên

Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm ERP

Nếu xuất hiện bất kỳ dấu hiệu nào dưới đây, đó sẽ là lý do mà doanh nghiệp cần ngay lập tức đầu tư vào một hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp (ERP) để hiện đại hóa quy trình quản lý và tối ưu hóa nguồn lực vận hành.

• Đối diện với khó khăn trong quá trình nhập liệu thủ công và sự xuất hiện của dữ liệu trùng lặp.
• Sử dụng đồng thời nhiều ứng dụng phần mềm mà chúng không liên kết với nhau.
• Gặp khó khăn khi kiểm tra và so sánh dữ liệu giữa các bộ phận, mất nhiều thời gian.
• Thiếu tính năng tự động hóa báo cáo, dẫn đến việc phải thực hiện thủ công mọi công việc, tăng nguy cơ sai sót và làm chậm quá trình ra quyết định.
• Hệ thống bảo mật thông tin không đảm bảo.
• Phát sinh nhiều chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành.
• Hệ thống hiện tại đã lỗi thời và không còn đáp ứng đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có nhu cầu tăng cường hiệu quả và năng suất làm việc.
• Doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng quy mô. Cần công cụ tối ưu hơn để hỗ trợ.

Như đã thấy, ERP doanh nghiệp là một yếu tố không thể thiếu trong việc phát triển bền vững của doanh nghiệp. Và để đảm bảo triển khai ERP hiệu quả nhất, lựa chọn một đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong việc triển khai ERP tại Việt Nam như Patsoft chính là đối tác doanh nghiệp cần. Với nhiều sản phẩm phù hợp, khả năng triển khai ERP cả phần mềm nước ngoài và phần mềm xây dựng trong nước, Patsoft hứa hẹn đem lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Liên hệ hotline để được tư vấn triển khai: 0919 973 773