Sự bứt phá của Vinamilk khi ứng dụng hệ thống ERP

Vinamilk là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các sản phẩm từ sữa nổi tiếng tại Việt Nam. Chúng ta thường thấy một Vinamilk xuất hiện khắp nơi trên thị trường và nhận vô vàn lời khen chất lượng từ người tiêu dùng. Nhưng có bao giờ ta thắc mắc rằng một doanh nghiệp có quy mô lớn như Vinamilk thì quản lý và vận hành như thế nào để mang đến hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Và bạn có thể không biết được rằng trước khi Vinamilk trở thành top thị trường đã vất vả với những vấn đề quản lý như thế nào. Thử tìm hiểu xem về hành trình chuyển đổi quản lý số với ERP (Enterprise Resource Planning) của Vinamilk trong bài dưới đây.

Thực trạng của Vinamilk trước khi ứng dụng ERP

Trước khi triển khai hệ thống ERP vào quản lý sản xuất, chiến lược kinh doanh và quản lý hàng hóa, Vinamilk đã sử dụng một số phần mềm riêng lẻ. Mỗi phần mềm với các quy trình tách biệt được áp dụng tại từng bộ phận và phòng ban, dựa trên đặc thù công việc của họ.

Tuy nhiên, khi quy mô công ty mở rộng, những phần mềm này trở nên lạc hậu và không còn đáp ứng tốt nhu cầu công việc. Đội ngũ cán bộ và quản lý gặp nhiều khó khăn trong cả công tác vận hành và điều hành.

Khó khăn trong quản lý đầu vào – đầu ra

Ban đầu, Vinamilk theo dõi hàng hóa nhập và xuất hoàn toàn thủ công trên bảng tính Excel. Nhân viên mất nhiều thời gian nhập liệu, và số liệu cập nhật chậm hơn so với thực tế. Sự chậm trễ cứ tiếp diễn dẫn đến tình trạng hàng tồn kho tăng cao, gây lãng phí nguyên liệu và nhân công trong quá trình sản xuất, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của công ty.

Hạch toán chi phí không sát thực tế

Bộ phận kế toán – tài chính cũng gặp nhiều khó khăn với việc hạch toán thủ công. Khối lượng giấy tờ và thủ tục lớn và xử lý bằng thủ công khiến nhân sự dễ mắc sai lầm và bỏ sót số liệu. Vì hạch toán là một nghiệp vụ quan trọng, những sai sót cần được khắc phục sớm để tránh mất mát tài nguyên.

Các khâu sản xuất hoạt động rời rạc

Quy trình vận hành của doanh nghiệp dựa trên sự tương tác và phối hợp giữa các phòng ban. Với cơ cấu tổ chức lớn như Vinamilk, cần sự gắn kết chặt chẽ trong quy trình. Tuy nhiên, thời gian đầu, từ khâu sản xuất, hoàn thiện sản phẩm đến bán hàng và truyền thông còn chưa ổn định và kém hiệu quả.

Dữ liệu phân mảnh, không đồng bộ

Mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm riêng, và giữa các phần mềm này không có sự kết nối. Vinamilk không thể chia sẻ và liên thông dữ liệu nội bộ một cách hiệu quả. Để chuyển giao thông tin, người phụ trách phải lưu file thủ công hoặc in ấn bản cứng, sau đó nhập liệu và tổng hợp thủ công. Cách làm này không chỉ tốn nhiều thời gian và công sức mà còn giảm năng suất lao động và tăng nguy cơ thất thoát dữ liệu.

Sự thay đổi của Vinamilk sau khi áp dụng hệ thống ERP

Đứng trước những khó khăn về công tác hoạch định các nguồn lực, Vinamilk đã triển khai phần mềm ERP vào năm 2007. Hệ thống tạo nên một nền tảng các công cụ quản lý công việc hiệu quả giữa các bộ phận và phòng ban trong công ty.

Chỉ sau 8 tháng sử dụng, công ty sữa quốc dân của Việt Nam đã gặt hái được nhiều thành quả bất ngờ. Sản xuất kinh doanh diễn ra ổn định giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh hơn. Trải qua thời gian liên tục phát triển, Vinamilk lọt vào danh sách 200 công ty có doanh thu tốt nhất Châu Á – Thái Bình Dương vào năm 2019

Hoạch định hiệu quả nguồn nhân lực

Phần mềm ERP hỗ trợ cấp quản lý đánh giá chính xác năng lực và hiệu quả công việc của mỗi nhân sự. Khi một nhân sự cập nhật các công việc thì người quản lý cũng đồng thời nhận được thông báo để nắm bắt thông tin liên tục và trong thời gian thực

Bên cạnh đó, hệ thống còn có chức năng phân tích dữ liệu thu thập được để cung cấp cho nhân sự chủ động tự đánh giá được công việc để thực hiện Đồng thời, người quản lý có thể đưa ra được những điều chỉnh hợp lý để phân bổ nguồn lực.

Cải thiện quy trình thanh toán

Thanh toán tự động theo cài đặt của công ty là một trong những tính năng nổi bật của giải pháp ERP. Khi đến thời hạn, hệ thống sẽ tự động thanh toán cho nhà cung cấp hay đối tác theo những thiết lập trước đó mà không cần phải tính toán, kiểm tra, đối chiếu phức tạp và có tính chính xác cao hơn.

Nhờ phần mềm ERP có liên kết với ngân hàng, khách hàng chỉ cần thao tác trên ứng dụng là có thể thanh toán cho giao dịch mua sắm ngay tức thì. Vì vậy, quy trình giao dịch giữa bên bán và bên mua cũng trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn.

Tối ưu hóa các báo cáo

Là doanh nghiệp ngành thực phẩm, chuyên về các chế phẩm từ sữa, các sản phẩm của Vinamilk có ảnh hưởng lớn đến sức khỏe người tiêu dùng. Do vậy, vai trò của việc quản lý và kiểm tra chất lượng từ nguồn nguyên liệu, chế biến, đóng gói đến phân phối luôn được đặt lên hàng đầu và rất nghiêm ngặt, cần báo cáo chính xác.

Đồng thời, các báo cáo về tài chính của doanh nghiệp lớn cần độ chính xác cao vì khi thất thoát sẽ mang đến hậu quả không ngờ. Do vậy, mỗi kỳ kế toán là mỗi lần “ác mộng” với các nhân viên thực hiện nghiệp vụ thủ công. Không dừng lại ở đó, các bộ phận khác đều có chung nỗi lo lắng là “Làm báo cáo”

Với hệ thống ERP, các bộ phận có thể tạo ra các báo cáo tự động từ việc trích xuất hệ thống theo số liệu thực tế, đảm bảo độ chính xác cao. Bên cạnh đó, việc tự động hóa này sẽ tiết kiệm nhiều thời gian mà bản báo cáo khi cung cấp cho cấp trên lại có nhiều trường thông tin rõ ràng, chi tiết mà khi làm thủ công khó có được.

Về phía lãnh đạo, quản lý có thể dễ dàng quan sát được bức tranh tổng quan mọi lúc mọi nơi, từ đó, đưa ra những quyết định chính xác nhất để tối ưu quy trình làm việc.

Đơn giản trong nghiệp vụ 

Hiện nay, có khoảng 200 dòng sản phẩm khác nhau được cung cấp cho thị trường trong nước và quốc tế bởi Vinamilk. Mỗi dòng sản phẩm lại có chính sách giá, ưu đãi giá, chương trình hậu mãi riêng. Chưa kể các công tác marketing cho từng thương hiệu đều phải được quản lý riêng và theo dõi tiến trình.

Khả năng tự động hóa, đơn giản hóa nghiệp vụ của ERP được xem là giải pháp hữu hiệu để khắc phục những thách thức. Phần mềm là công cụ giúp công ty tối ưu nhiều nghiệp vụ phức tạp, thủ công. Từ đó, năng suất của nhân sự và doanh thu của doanh nghiệp tăng rõ rệt.

Bài học rút ra cho các doanh nghiệp nếu muốn triển khai ERP hiệu quả như Vinamilk

Vinamilk đã thành công vượt bậc nhờ áp dụng hệ thống ERP, dù có một số khó khăn khi sử dụng giải pháp sử dụng kết hợp cùng một lúc. Kết quả của quá trình vận hành chuyển đổi số đó là toàn bộ nhân viên luôn sẵn sàng học hỏi và kết hợp các công nghệ mới thuần thục hơn từng ngày, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt kết quả về doanh thu, lợi nhuận, năng suất, danh tiếng, uy tín,…như mong muốn.

Với những thành tựu trên, có lẽ các doanh nghiệp khác đều có những bài học được rút ra từ trường hợp sử dụng ERP của Vinamilk. Có thể kể đến những kinh nghiệm như:

• Chọn giải pháp ERP phù hợp: Xác định rõ vấn đề và nhu cầu của doanh nghiệp từ tất cả các phòng ban trước khi lựa chọn giải pháp. Tham khảo nhiều nhà cung cấp khác nhau, so sánh tính năng, chi phí và mức độ hỗ trợ để đưa ra lựa chọn chính xác.
• Lên kế hoạch triển khai chi tiết: Sau khi chọn giải pháp, lập kế hoạch cụ thể với lộ trình, nhân sự và chi phí rõ ràng để quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Nên lưu ý rằng yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất khi vận hành cơ chế quản lý mới.
• Con người là yếu tố quyết định: Đào tạo nhân sự để họ hiểu rõ tính năng và cách vận hành của từng phần mềm, tránh chồng chéo và nhầm lẫn thông tin. Xây dựng văn hóa chuyển đổi số để nhân sự luôn sẵn sàng học hỏi và thích ứng với sự đổi mới.
• Cam kết từ ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo cần cam kết cụ thể để tạo động lực cho toàn bộ đội ngũ thực hiện công cuộc đổi mới và đạt được mục tiêu đề ra. Như thế mới tạo ra được sự quyết tâm, sự tập trung cho quá trình thay đổi và phát triển.
• Tập trung vào mục tiêu: Xác định mục tiêu ngay từ đầu để tổ chức đi đúng hướng, đồng lòng nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ, giúp doanh nghiệp tiến xa hơn.
• Nên chọn một hệ thống nhất quán: Tuy Vinamilk có những thành tựu to lớn khi chuyển đổi số bằng ERP. Tuy nhiên, doanh nghiệp lại dùng quá nhiều đơn nền tảng ERP trong cơ chế nên ít nhiều tạo ra xung đột, những điều không đồng nhất giữa các phòng ban. Người dùng phải mất thời gian tinh chỉnh, kết nối cũng như tốn công sức để nắm bắt cách vận hành của nhiều ERP khác nhau trên nhiều nền tảng.

Patsoft – Đơn vị triển khai ERP uy tín

Về vấn đề “chuyển đổi số cho doanh nghiệp”, đơn vị Patsoft tự hào khi được đồng hành cùng nhiều đơn vị lớn nhỏ trong và ngoài nước để quản trị tốt hệ thống doanh nghiệp bằng nền tảng công nghệ ERP

Patsoft là một trong những công ty triển khai uy tín trong lĩnh vực ERP. Được xây dựng với sự chú trọng đặc biệt vào việc tối ưu hóa quy trình sản xuất và kinh doanh. Giải pháp ERP của Patsoft không chỉ mang lại sự thuận lợi và linh hoạt mà còn đảm bảo hiệu suất cao và đáng tin cậy cho các doanh nghiệp.

Hơn nữa, Patsoft có đầy đủ các module cho các lĩnh vực ngành nghề, cho từng mảng chuyên môn của các phòng ban. Các module hoạt động nhất quán với nhau và vẫn mạnh mẽ khi độc lập. Cho nên dù triển khai tổng thể hay đơn lẻ phân hệ nào, Patsoft đều có thể đáp ứng linh hoạt và phát huy tối đa cho khách hàng.

Để nhận tư vấn từ Patsoft về giải pháp ERP, đừng ngần ngại liên hệ hotline: 0919973773

Xem thêm bài viết:

• Phần mềm ERP giá bao nhiêu? Tổng chi phí triển khai cho doanh nghiệp
• 20+ Phần mềm ERP Việt Nam và nước ngoài phổ biến hiện nay
• Các phân hệ và thành phần cơ bản của ERP