Tổng hợp ưu điểm và nhược điểm của phần mềm ERP

Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, ERP đều có thể mang lại nhiều lợi ích. Triển khai phần mềm ERP trong doanh nghiệp sẽ giúp cải thiện năng suất hoạt động, tăng hiệu quả, giảm chi phí và hợp lý hóa các quy trình. Và giải pháp nào cũng tồn tại ưu và nhược điểm, doanh nghiệp cần hiểu rõ hai điều này để có kế hoạch chuẩn bị cho dự án triển khai ERP thành công. Cùng theo dõi bài viết này để biết rõ ưu điểm và nhược điểm của phần mềm ERP nhé!

Ưu điểm của ERP

Chuẩn hóa và cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động

Với khả năng tự động hóa các hoạt động, cắt bỏ những quy trình dư thừa, giảm những công việc thủ công lặp đi lặp lại dễ gây ra lỗi và sai sót, từ đó giảm đáng kể chi phí và việc quản lý cũng dễ dàng hơn. Hệ thống ERP sẽ chuẩn hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp giúp nâng cao hơn nữa năng suất và hiệu quả.

Giúp giảm chi phí vận hành

Phần mềm ERP giúp làm giảm bớt quản lý trên giấy tờ và tối ưu hóa các công việc hàng ngày, loại bỏ những quy trình dư thừa, giảm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Ngoài ra, các giải pháp hoạch định nguồn lực giúp tăng tốc ra quyết định sáng suốt, kịp thời và phân bổ nguồn tài nguyên hiệu quả hơn.

Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh, cải thiện dịch vụ khách hàng

Một ưu điểm khác của phần mềm ERP là tối ưu hóa việc quản lý quan hệ khách hàng. Kho lưu trữ dữ liệu tập trung quản lý tất cả thông tin cần thiết khách hàng, đơn hàng đặt hàng, đội ngũ bán hàng,… kịp thời xử lý những phản hồi và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Từ đó, khách hàng sẽ có những đánh giá cao về dịch vụ của công ty và xây dựng được lòng trung thành thương hiệu.

Với những dữ liệu được thu thập và phân tích chính xác về mô hình hành vi của khách hàng có thể dẫn đến tối ưu hóa chiến lược bán hàng hoặc dự đoán chính xác hơn về nhu cầu của khách hàng trong tương lai.

Truy cập dễ dàng hơn vào hệ thống quản lý

Hệ thống ERP có thể được triển khai trên nền tảng đám mây hiện đại và dễ dàng truy cập vào trình duyệt web hay ứng dụng di động. Bằng cách này, người dùng thuận tiện truy cập vào hệ thống và làm việc từ xa mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị thông minh như smartphone, máy tính xách tay hoặc các thiết bị di động khác có thể kết nối Internet.

Cải thiện khả năng báo cáo

Hệ thống ERP có khả năng tạo báo cáo và phân tích mạnh mẽ. Ban lãnh đạo dễ dàng giám sát, lập kế hoạch và dự báo tốt hơn, đồng thời hỗ trợ ra quyết định kịp thời và chuẩn xác nhờ tính năng có thể tạo các báo cáo tùy chỉnh, bảng điều khiển và các chỉ số hiệu suất KPI.

Khả năng mở rộng chức năng và tích hợp dễ dàng

Phần mềm ERP với cấu trúc mô-đun cho phép lựa chọn thêm bớt, điều chỉnh các mô-đun theo nhu cầu và điều kiện hiện tại của doanh nghiệp. Nhờ tính năng này, doanh nghiệp có thể mở rộng chức năng của hệ thống khi nhu cầu thay đổi và không cần tốn nhiều chi phí triển khai những phân hệ không cần thiết. Đồng thời, ERP tích hợp dễ dàng các phần mềm đã có giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình hoạt động trên hệ thống hiện đại và tự động.

Nghiệp vụ kế toán tin cậy

Phần mềm ERP được thiết kế với module kế toán mạnh mẽ, hỗ trợ theo dõi và báo cáo thông tin và giao dịch tài chính, theo dõi hiệu quả tài chính của công ty, quản lý chi phí và đưa ra quyết định tài chính. Thông thường phân hệ tài chính – kế toán của các phần mềm ERP được thiết kế theo quy chuẩn quốc tế. Tuy nhiên để phù hợp với doanh nghiệp Việt, nhiều công ty đã xây dựng phân hệ theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam và một trong số đó là phần mềm ERP của Patsoft.

Nhược điểm của ERP

Chi phí triển khai cao

Chi phí đầu tư vào dự dự án ERP là khoản chi phí khá lớn, đặc biệt là đối với những nghiệp vừa và nhỏ (SME). Việc triển khai ERP liên quan đến nhiều chi phí phát sinh cần thanh toán như: bản quyền giấy phép phần mềm, đầu tư cơ sở hạ tầng phần cứng, nâng cấp hệ thống, tùy chỉnh, đào tạo nhân sự, bảo trì liên tục,…

Thời gian triển khai dự án ERP dài

Triển khai dự án ERP tổng thể cần tốn nhiều thời gian kéo dài, trải qua nhiều giai đoạn và quy trình thực hiện. Đội triển khai dự án từ hai phía phải phối hợp làm việc nhịp nhàng, chủ động hợp tác đẩy nhanh tiến độ công việc từ khâu lập kế hoạch dự án, khảo sát doanh nghiệp, đưa ra giải pháp, di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới, cấu hình hệ thống và đào tạo người dùng cuối cùng.

Thay đổi văn hóa công ty và quy trình kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp trong từng quy mô hay từng ngành nghề sẽ có những đặc thù riêng và có nhiều quy trình tổ chức chưa đạt chuẩn cần phải tái cơ cấu lại để phù hợp với hệ thống ERP khi triển khai vào tổ chức. Đôi khi sẽ mất thêm nhiều thời gian và gặp phải nhiều trở ngại khi triển khai ERP. Điều này đòi hỏi cần có sự thích nghi và phối hợp thực hiện của toàn bộ nhân sự để vận hành cơ cấu hệ thống mới.

Nhân viên phải được đào tạo nâng cao

Nhân sự trong công ty là người trực tiếp sử dụng hệ thống và đây là đối tượng quyết định đến sự thành bại của dự án ERP. Do đó doanh nghiệp cần đầu tư đào tạo kỹ lưỡng nhân viên sử dụng hiệu quả hệ thống mới một cách thành thạo và nắm đầy đủ kiến thức về ERP.

Không có chiến lược phù hợp sẽ dễ thất bại

Trước khi bắt đầu dự án ERP cần chuẩn bị hoàn chỉnh kế hoạch thực hiện, nếu không có chiến lược phù hợp, quản lý dự án kém, sự phối hợp không tốt của người dùng và thiếu sự hỗ trợ của nhà cung cấp thì dự án sẽ dễ bị thất bại. Doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ tư vấn bên ngoài để hỗ trợ việc lên kế hoạch như xác định mục tiêu, xác định nhu cầu doanh nghiệp, kế hoạch triển khai timeline, giai đoạn thực hiện, phân bổ nhân sự, trách nhiệm của các bên tham gia vào dự án,…

Cách khắc phục nhược điểm của ERP

Những nhược điểm kể trên của phần mềm ERP đều có thể khắc phục bằng những cách sau đây:

Quản lý chi phí

Chi phí để đầu tư vào dự án ERP là không hề nhỏ, vì vậy cần lập kế hoạch triển khai ERP phù hợp với ngân sách và nhu cầu hiện có của doanh nghiệp. Hãy xem xét cả chi phí phải trả, việc triển khai, khả năng tùy chỉnh và các dịch vụ khác. Với doanh nghiệp có nguồn vốn hạn chế có thể xem xét lựa chọn giải pháp trên nền tảng đám mây với các khoản chi phí linh hoạt hơn.

Lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả

Bước lập kế hoạch triển khai dự án cần được thực hiện cẩn thận, xác định lộ trình triển khai hợp lý theo mốc thời gian và thống nhất quy trình làm việc giữa các bên tham gia. Đồng thời, chuẩn bị kỹ lưỡng về cơ sở hạ tầng CNTT, con người và ngân sách để dự án được triển khai suôn sẻ.

Quản lý thay đổi và đào tạo người dùng

Doanh nghiệp cần tạo điều kiện giúp nhân viên thích nghi với những sự thay đổi trong quy trình làm việc cùng với hệ thống phần mềm mới. Chỉ ra những lợi ích mà ERP đem lại giúp tăng cường hiệu quả công việc và hoàn thành các nhiệm dễ dàng hơn. Để nhân sự biết cách sử dụng và hiểu rõ tính chất hệ thống ERP cần đầu tư nhiều hơn có việc đào tạo người dùng, có thể cung cấp tài liệu chỉ dẫn và hướng dẫn trực tiếp để tiếp thu kiến thức hiệu quả.

Triển khai dự án theo từng giai đoạn

ERP là hệ thống chứa nhiều chức năng chuyên sâu, do đó việc triển khai đồng thời nhiều module cùng lúc sẽ gây nhiều khó khăn trong tiếp nhận chuyển đổi quy trình hoạt đồng mới, và khó khăn trong đào tạo nhân sự. Giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể tập trung phát triển những phân hệ cốt lõi mà đang thật sự cần thiết. Sau đó sẽ tiến hành mở rộng sang các chức năng khác.

Theo dõi và giám sát triển khai

Doanh nghiệp cần sát sao theo dõi và đánh tiến độ thực hiện dự án để kịp thời phát hiện các vấn đề cần giải quyết và đảm bảo sự phối hợp, hỗ trợ nhiệt tình của các bên.

Qua những chia sẻ trên đây hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về ưu điểm và nhược điểm của phần mềm ERP và nhờ đó có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt để triển khai dự án ERP thành công. Liên hệ với Patsoft ngay được được tư vấn giải pháp và triển khai giải pháp ERP phù hợp.

Xem thêm bài viết liên quan: