Quy trình triển khai dự án ERP trong thực tế

Việc triển khai ERP trong doanh nghiệp là một dự án phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, thực hiện bài bản. Nếu không được lên kế hoạch và quản lý hiệu quả, dự án ERP có thể thất bại, dẫn đến lãng phí thời gian, tiền bạc và nguồn lực. Trong bài viết này, hãy cùng Patsoft tìm hiểu chi tiết về quy trình triển khai dự án ERP thành công trong thực tế, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, đạt được mục tiêu kinh doanh.

Dự án ERP là gì?

Dự án ERP là việc triển khai một hệ thống phần mềm tích hợp bao gồm các tài nguyên như: nguồn nhân lực, tài sản, vật liệu, và quy trình kinh doanh như sản xuất, quản lý tồn kho, tài chính, kế toán, và nhiều khía cạnh khác của doanh nghiệp. Một dự án ERP hoàn chỉnh có thể cung cấp một cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ tổ chức, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cung cấp thông tin liên tục để hỗ trợ quyết định chính xác cho doanh nghiệp.

Tại sao cần lập kế hoạch triển khai dự án ERP

Việc triển khai ERP thành công mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, quá trình triển khai ERP tiềm ẩn nhiều rủi ro, có thể dẫn đến thất bại nếu không được thực hiện một cách bài bản. Do đó, việc xây dựng quy trình triển khai ERP chi tiết đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Quy trình triển khai ERP hiệu quả giúp xác định rõ ràng mục tiêu và kế hoạch, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên, kiểm soát, đánh giá tiến độ dự án, đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong quá trình triển khai, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian, tài nguyên. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao năng suất làm việc, cải thiện khả năng ra quyết định, tiết kiệm chi phí vận hành và ultimately, gia tăng lợi nhuận.

Ngoài những lợi ích trên, việc triển khai ERP thành công còn giúp nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, thu hút khách hàng tiềm năng, mở rộng cơ hội kinh doanh mới.

Vai trò các bên tham gia vào quy trình triển khai ERP

Triển khai ERP là một dự án phức tạp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bên liên quan. Mỗi bên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án thành công và mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. Dưới đây là vai trò chi tiết của các bên tham gia chính trong quy trình triển khai ERP:

Quy trình triển khai ERP trong thực tế đảm bảo thành công

Triển khai ERP là một quá trình dài đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, thực hiện bài bản và sự tham gia của nhiều bên liên quan. Để đảm bảo thành công cho dự án ERP trong thực tế, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình triển khai chi tiết, khoa học, tuân thủ theo các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu và phạm vi triển khai hệ thống ERP

Quyết định triển khai hệ thống ERP là một bước tiến quan trọng, đánh dấu sự trưởng thành trong quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, với bản chất phức tạp, đòi hỏi nguồn lực đầu tư lớn, dự án ERP tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được hoạch định và thực hiện bài bản. Do đó, việc xác định mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu đóng vai trò then chốt, là nền tảng dẫn đến thành công cho dự án ERP.

Trước khi bắt đầu quy trình triển khai ERP, việc đánh giá cẩn thận các khía cạnh sau sẽ giúp đảm bảo sự thành công của dự án:

• Đánh giá tình trạng hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.
• Xác định rõ mục tiêu và vấn đề cần giải quyết bằng hệ thống ERP.
• Nhận diện các module chức năng quan trọng cần tập trung phát triển.
• Đề ra mục tiêu cụ thể về tăng trưởng lợi nhuận mà doanh nghiệp mong muốn đạt được sau khi triển khai giải pháp ERP.

Bước 2: Thành lập đội ngũ dự án triển khai hệ thống ERP

Việc triển khai ERP không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của từng bộ phận mà còn lan tỏa đến mọi cấp quản lý và nhân viên trong tổ chức. Để đảm bảo sự thành công của quá trình này, sự hợp tác, đóng góp từ mọi người là không thể thiếu. Điều này đặt ra yêu cầu thành lập một nhóm dự án chuyên nghiệp để triển khai hệ thống ERP, gồm:

• Giám đốc dự án: Đứng đầu tổ chức hoặc là nhà quản lý cấp cao, giám đốc dự án ERP chịu trách nhiệm quyết định và phê duyệt mọi bước trong quá trình triển khai. Với sự hiểu biết sâu sắc về hoạt động của công ty, ông hoặc bà định hình hướng đi cho hệ thống ERP.
• Quản lý dự án: Hỗ trợ giám đốc trong việc lập kế hoạch và thực hiện báo cáo tiến độ. Vai trò này đòi hỏi khả năng liên kết, phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo hiệu quả.
• Ban cố vấn: Những người có kiến thức chuyên môn về ERP cung cấp sự tư vấn quan trọng trong quá trình triển khai, có thể là nhân viên nội bộ hoặc chuyên gia thuê ngoài.
• Người dùng chính: Cung cấp dữ liệu và thông tin cần thiết, tham gia kiểm nghiệm thử hệ thống, đào tạo người dùng cuối. Đây là những người sẽ tận dụng hệ thống ERP hàng ngày sau khi triển khai.

Bước 3: Lựa chọn đối tác thực hiện triển khai ERP

Đối tác triển khai ERP là những chuyên gia đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chinh phục thành công với hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP). Họ cung cấp trọn gói dịch vụ từ tư vấn, xây dựng, triển khai đến vận hành hệ thống, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động, đạt được lợi thế cạnh tranh. Việc lựa chọn đối tác triển khai ERP đáng tin cậy, chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm sẽ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tiến xa trên con đường hiện đại hóa hệ thống.

Bước 4: Chọn giải pháp ERP phù hợp

Hiện nay, thị trường cung cấp đa dạng các giải pháp ERP với những ưu nhược điểm riêng, đáp ứng nhu cầu và đặc điểm của từng doanh nghiệp. Dưới đây là 3 hình thức triển khai ERP phổ biến nhất:

• ERP tại chỗ: Hệ thống được xây dựng trực tiếp trên cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp, mang lại sự kiểm soát đầy đủ và bảo mật cao. Tuy nhiên, việc triển khai đòi hỏi một khoản chi phí lớn để đầu tư vào CNTT, hệ thống máy chủ.
• Cloud ERP: Được quản lý, xây dựng bởi đối tác cung cấp dịch vụ ERP, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc vận hành hệ thống. Tuy nhiên, họ sẽ không có toàn quyền kiểm soát cơ sở dữ liệu và hệ thống ERP của mình.
• ERP mã nguồn mở: Là lựa chọn tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi họ phải tự chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh và có ít sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.

Bước 5: Lập dự toán chi phí triển khai dự án ERP

Triển khai dự án ERP đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể từ phía doanh nghiệp và việc lập kế hoạch ngân sách chi tiết là bước cơ bản không thể thiếu. Chi phí triển khai ERP thường phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Số lượng người dùng: Các nhà cung cấp thường tính phí theo số lượng người dùng và thu phí định kỳ hàng tháng.
• Số lượng module sử dụng: Việc lựa chọn các module thực sự cần thiết giúp tối ưu chi phí vận hành.
• Phí tư vấn triển khai ERP: Chi phí tư vấn phần mềm và module phù hợp với quy mô, nhu cầu của doanh nghiệp.
• Phí khởi tạo phần mềm: Bao gồm chi phí xây dựng và cài đặt phần mềm cho doanh nghiệp.
• Phí đào tạo nhân sự: Đào tạo nhân sự sử dụng và thao tác trên hệ thống.
• Phí bản quyền: Một số công ty ERP thu phí bản quyền sáng chế cho giải pháp độc quyền của họ.

Bước 6: Tiến hành cài đặt và phát triển phần mềm ERP

Để triển khai hệ thống quản trị nguồn lực (ERP) thành công, đầu tiên là việc cài đặt và phát triển phần mềm ERP, sau đó là di chuyển dữ liệu từ cơ sở dữ liệu hiện có lên hệ thống mới. Đây là quá trình tốn kém thời gian, công sức, yêu cầu tập hợp, đồng bộ hóa thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, đồng thời loại bỏ dữ liệu trùng lặp.

Ngoài ra, tích hợp với cơ sở hạ tầng hiện có là một phần không thể thiếu. Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các ứng dụng song song, việc hợp nhất và tích hợp các cơ sở dữ liệu kế thừa là bước quan trọng để đảm bảo hiệu suất, khả năng mở rộng của hệ thống ERP.

Bước 7: Thử nghiệm và đưa hệ thống vào vận hành

Thực hiện quy trình chạy thử hệ thống ERP sau khi cài đặt nhằm đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mặt chức năng, kỹ thuật, an ninh mạng và vận hành trơn tru trước khi chính thức đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp. Công việc kiểm tra, đánh giá được thực hiện từ các góc độ khác nhau, bao gồm:

• Xác định tính phù hợp của nền tảng với các yêu cầu về bảo mật, tích hợp và chức năng cơ bản.
• Kiểm tra tính liên kết của các module ERP bằng cách thực hiện các nghiệp vụ kế toán hoặc bán hàng trên các phần mềm khác nhau, đảm bảo sự chính xác của dữ liệu.
• Tiến hành kiểm tra các module chuyên dụng như nhân sự, tập trung vào các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, tính lương và quản lý tuyển dụng.

Khi hệ thống đã được xác nhận không có sự cố nào xảy ra, doanh nghiệp sẵn sàng đưa ERP vào quy trình vận hành.

Bước 8: Cải tiến và nâng cấp hệ thống ERP định kỳ

Để hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phát huy tối đa hiệu quả, đáp ứng nhu cầu phát triển không ngừng của doanh nghiệp, việc cải tiến và nâng cấp hệ thống định kỳ là điều vô cùng cần thiết. Giống như một chiếc máy móc cần được bảo dưỡng, cập nhật phần mềm mới để hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn, hệ thống ERP cũng cần được cải tiến liên tục để bắt kịp xu hướng công nghệ, đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp, tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Yếu tố quyết định sự thành công trong các bước triển khai dự án ERP

Thành công trong triển khai dự án ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố then chốt, đòi hỏi sự hoạch định chiến lược chặt chẽ, quản lý dự án hiệu quả và sự tham gia tích cực từ mọi cấp trong tổ chức. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công trong các bước triển khai ERP:

• Sự tham gia của lãnh đạo: Lãnh đạo cấp cao cần dẫn dắt và giám sát dự án ERP một cách chặt chẽ, đảm bảo rằng việc triển khai phản ánh tầm nhìn, chiến lược tổ chức.
• Tham gia của nhân viên: Sự thành công của hệ thống ERP phụ thuộc vào sự hòa nhập và đáp ứng của nhân viên. Họ cần được thông tin đầy đủ về ý nghĩa và tầm quan trọng của dự án, cũng như được ủy quyền tham gia vào quyết định liên quan đến hệ thống.
• Đào tạo: Việc đào tạo là bước quan trọng để nhân viên hiểu và sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng họ có đủ kiến thức , kỹ năng để thích ứng với thay đổi và tránh sai sót trong quá trình vận hành.

Khó khăn thường gặp trong quy trình triển khai hệ thống ERP

Quá trình triển khai ERP tiềm ẩn nhiều thách thức và khó khăn, đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng giải pháp khắc phục hiệu quả. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp trong quy trình triển khai hệ thống ERP:

• Chi phí triển khai phần mềm quản trị nguồn lực thường là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tạo ra rào cản trong việc tiếp cận giải pháp ERP.
• Việc lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp đôi khi gặp khó khăn do tính đặc thù của từng ngành nghề.
• Rủi ro về mặt kỹ thuật trong việc triển khai phần mềm có thể dẫn đến tắc nghẽn và trì trệ của hệ thống, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp.
• Triển khai ERP tốn nhiều thời gian và nguồn lực, đôi khi kéo dài từ hàng tháng đến 1,2 năm, tạo áp lực lớn cho toàn bộ tổ chức, các bên liên quan.

Một số điều cần lưu ý khi triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Việc triển khai hệ thống ERP thành công sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, cải thiện khả năng quản lý và tăng cường lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, để đảm bảo dự án thành công, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau:

• Kiểm tra báo giá: Nếu giá trị tổng dự án trong báo giá thấp hơn chi phí bản quyền, cần xem xét kỹ trước khi quyết định.
• Thời gian cam kết: Dự án ERP không thể hoàn thành “một sớm một chiều”. Nếu cam kết thời gian quá ngắn, cần xem xét kỹ trước khi chấp nhận.
• Nền tảng hạ tầng: Nếu hạ tầng của doanh nghiệp chưa đủ mạnh mẽ hoặc chuẩn hóa, việc triển khai ERP có thể dẫn đến thất bại.
• Thanh toán phù hợp: Điều khoản thanh toán trong hợp đồng cần phải phù hợp với từng giai đoạn triển khai ERP để đảm bảo ngân sách được quản lý một cách minh bạch và hiệu quả.

Xem chi tiết: Những khó khăn khi triển khai ERP thường gặp phải

Patsoft – Giải pháp ERP hàng đầu cho doanh nghiệp

Patsoft tự hào là một trong các đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực phát triển và triển khai phần mềm ERP tại Việt Nam, đã ghi dấu ấn trong hơn 18 năm hoạt động. Giải pháp của Patsoft không chỉ đồng hành mà còn mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp ở mọi ngành nghề.

Điều làm nên sức hút của ERP của Patsoft chính là khả năng tùy chỉnh độc đáo, phù hợp với từng ngành nghề cụ thể như thực phẩm, dược phẩm, may mặc, cơ khí… Điều này giúp giải quyết hiệu quả những thách thức đặc biệt mà mỗi doanh nghiệp đang phải đối mặt, đồng thời tối ưu hóa chi phí, thời gian triển khai dự án.Giải pháp ERP của Patsoft không chỉ đơn giản là một phần mềm, mà là một công cụ tối ưu hóa mọi hoạt động kinh doanh, từ quản lý sản xuất, nhân sự, đến tài chính, mua bán hàng, quản lý kho và nhiều tính năng khác.

Ưu điểm nổi bật các phần mềm ERP của Patsoft bao gồm:

• Tích hợp nhiều tính năng quản lý đa dạng như quản lý sản xuất, nhân sự, tài chính, mua bán hàng, kho, QA/QC, CRM.
• Tính linh hoạt với tính năng đặc thù cho từng ngành nghề, lĩnh vực.
• Hỗ trợ cả giải pháp triển khai trên đám mây điện tử và tại chỗ.
• Kết nối và đồng bộ dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp với các phần mềm bên thứ ba.
• Báo cáo, phân tích dữ liệu trực quan, nhanh chóng và đáng tin cậy.
• Đảm bảo an toàn và bảo mật mọi dữ liệu cho doanh nghiệp.

Để được tư vấn triển khai giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ hotline 0919 973 773 ngay hôm nay. Patsoft cam kết đồng hành và mang lại giải pháp tốt nhất, đảm bảo tiến độ, hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

Trên đây là những chia sẻ của Patsoft về quy trình triển khai ERP thành công, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc lựa chọn và triển khai giải pháp ERP phù hợp với tổ chức của mình.