English
Phần mềm ERP quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự đóng vai trò then chốt trong sự thành công và phát triển của bất kỳ công ty nào. Quản lý nhân sự bao gồm nhiều hoạt động liền mạch và cần được quản lý hiệu quả như tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, sử dụng tốt nhân tài, đánh giá năng suất làm việc, quản lý tiền lương, chấm công, phúc lợi cho nhân viên,… Trên thị trường hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm ERP quản lý nhân sự và đạt được hiệu quả vượt kỳ vọng. Phần mềm ERP quản lý nhân sự là gì và tại sao doanh nghiệp lại ưu tiên ứng dụng ERP vào quản lý nhân sự. Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
ERP quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm ERP (hay còn gọi là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống phần mềm quản lý tích hợp cho phép các công ty theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động trong tổ chức và tự động hóa một số chức năng kinh doanh, bao gồm cả quản lý nhân sự.
Phần mềm quản lý nhân sự ERP thực chất là mô-đun quản lý nhân sự được tích hợp trong hệ thống. Mô-đun nhân sự được ứng dụng để theo dõi và quản lý tổng thể các chức năng khác nhau liên quan đến con người và giúp ra quyết định dễ dàng hơn. Những tính năng nổi bật có thể kể đến như: lập kế hoạch, chấm công, tính lương, quản trị, tuyển dụng, đào tạo phát triển, quản lý hiệu quả làm việc và phúc lợi,… Với những dữ liệu đồng nhất, đáng tin cậy và các báo cáo theo thời gian thực sẽ đem lại nhiều hiệu quả trong quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo.
Các chức năng của phần mềm ERP quản lý nhân sự
Hệ thống ERP bao gồm một loạt các mô-đun hỗ trợ quản lý nhiều hoạt động của các phòng ban khác nhau. Khi tìm kiếm một hệ thống ERP cho quản lý nhân sự, điều cần thiết là phải chọn một hệ thống cung cấp càng nhiều tính năng càng tốt. Dưới đây là một số trong những chức năng phổ biến nhất:
Quản lý thông tin nhân viên
Phần mềm ERP sẽ lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân của từng nhân sự trên một hệ thống duy nhất. Người dùng dễ dàng thao tác tìm kiếm và chỉnh sửa những dữ liệu cần thiết. Những thông tin được quản lý gồm có: sơ yếu lý lịch, thông tin nhân thân, trình độ, chức vụ, phòng ban, quá trình công tác,…
Quản lý chấm công
ERP quản lý chấm công hiệu quả bằng các tính năng như quản lý lịch trình làm việc, lịch công tác, số ngày nghỉ/ngày làm việc, thời gian ra vào công ty, lịch nghỉ phép, tăng ca…
Quản lý tiền lương và lương thưởng
Phần mềm ERP có khả năng theo dõi và quản lý tiền lương với nhiều đơn vị tính như lương tính theo giờ, theo ngày, theo sản phẩm,… giờ tăng ca thêm, nghỉ phép. Đồng phần mềm có thể tự động tính lương chính xác, minh bạch và nhanh chóng.
Quản lý bảo hiểm, hợp đồng lao động
Các loại bảo hiểm như BHXH, BHYT, BHTN,… và quản lý thông tin về hợp đồng lao động cũng sẽ được lưu trữ trên hệ thống ERP quản lý nhân sự. Nhân sự luôn được đảm bảo đầy đủ mọi quyền lợi, ERP còn theo dõi và thanh toán các khoản được hưởng theo chế độ như: nghỉ thai sản, nghỉ ốm, phụ cấp, phúc lợi…
Đào tạo và tuyển dụng
Nhà quản lý dễ dàng khi lập kế hoạch tuyển dụng hay đào tạo. Các quy trình tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng tuyển, CV của ứng viên từng ứng viên được chọn lọc và lưu trữ hợp lý. Ngoài ra, ERP giúp lưu giữ các tài liệu đào tạo, lên lịch đào tạo và nâng cấp chất lượng nhân sự thường niên.
Báo cáo và phân tích
Các báo cáo về KPIs chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa trong quá trình đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của từng nhân sự. Từ đó đưa ra phương án sử dụng nhân sự phù hợp nhất.
Tham khảo thêm:
- Thành phần của ERP, các Phân hệ cơ bản của ERP
- Phần mềm quản lý kho ERP hiệu quả như thế nào đối với doanh nghiệp?
- Top 10+ phần mềm quản lý sản xuất hiệu quả nhất 2024
- Top 15+ phần mềm quản lý nhân sự HRM hiệu quả
Lợi ích của phần mềm ERP quản lý nhân sự
Phần mềm ERP trong quản lý nhân sự được tích hợp nhiều tính năng quản lý mạnh mẽ và đem lại nhiều lợi ích đáng kinh ngạc. Những lợi ích của phần mềm mang lại có thể kể đến như sau:
- Cung cấp cơ sở dữ liệu tập trung
Một hệ thống tập trung mà qua đó dữ liệu của tổ chức có thể được quản lý và cập nhật thường xuyên là yêu cầu thiết yếu của phòng nhân sự. Một công ty với số lượng nhân sự lớn sẽ khó quản lý cơ sở dữ liệu của mình một cách thường xuyên và chính xác. Hệ thống ERP kết nối cơ sở dữ liệu và cung cấp tất cả thông tin tập trung trong một nơi duy nhất, cho phép quản lý dễ dàng.
Nhà quản lý dễ dàng truy xuất dữ liệu của mọi nhân viên, chẳng hạn như thông tin cá nhân, hồ sơ nhân viên, chức vụ, phòng ban, lịch sử làm việc, đánh giá hiệu suất, lịch sử lương thưởng và các thông tin quan trọng khác. Tính năng này cho phép công ty đưa ra quyết định kịp thời và khai thác tốt tiềm lực nhân tài.
- Tăng hiệu quả quản lý
Như đã nêu ở trên hệ thống ERP cải thiện hiệu quả quản lý bằng cách lưu trữ thông tin tập trung trên một hệ thống duy nhất mà nhân sự có quyền hạn có thể truy cập. Nhà quản lý có thể nhanh chóng truy xuất và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Ngoài ra, ERP có khả năng tự động hóa quy trình làm việc. Hệ thống sẽ tự động hóa các quy trình phê duyệt các nhiệm vụ như: yêu cầu nghỉ phép, hoàn trả chi phí, yêu cầu đào tạo,… Từ đó, tổ chức loại bỏ việc xử lý trên các tài liệu giấy thủ công và giảm sự chậm trễ, đảm bảo luồng hoạt động liên quan đến nhân sự diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Tránh lỗi sai sót của con người
Phần mềm ERP sẽ giúp tránh những lỗi thủ công do con người gây ra như lỗi nhập liệu, lỗi tính toán hoặc giám sát các công việc quan trọng. Hơn hết hệ thống giúp loại bỏ những dữ liệu bị trùng lặp trong nhiều quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức của nhân sự. ERP sẽ tự động hóa các hoạt động và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
- Quản lý tiền lương dễ dàng
Nhà quản lý và nhân sự có quyền hạn có thể dễ dàng truy cập và quản lý chi tiết bảng lương, bao gồm các thành phần lương, các khoản khấu trừ, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm. Dữ liệu tập trung trên một hệ thống giúp loại bỏ công việc đối chiếu dữ liệu thủ công từ các nguồn khác nhau. ERP sẽ tự động hóa quá trình tính lương. Từ đó giảm thiểu các lỗi thủ công trong quá trình tính toán, giảm nguy cơ thanh toán thừa/thiếu hoặc các khoản chênh lệch về lương khác.
- Hiệu quả chi phí
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực ERP sẽ cho phép tự động hóa các tác vụ nhập dữ liệu tốn thời gian. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí quản lý trên giấy tờ rườm rà. Đồng thời doanh nghiệp cũng giảm bớt nhân sự tham gia vào nhiệm vụ giám sát và theo dõi quá trình chấm công và nghỉ phép để quản lý tiền lương.
- Quản lý và phân bổ khối lượng công việc
Dựa vào hệ thống ERP, nhà quản lý có thể phân công công việc cụ thể, đưa ra các chỉ tiêu KPIs đánh giá hiệu quả công việc cho từng nhân sự hay từng bộ phận. Đồng thời, ban lãnh đạo có thể thường xuyên theo dõi tiến độ dự án, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, làm thêm giờ, đánh giá hiệu suất của nhân viên.
- Tăng cường phúc lợi cho nhân viên
Việc triển khai hệ thống ERP để quản lý nhân sự mang lại một số lợi ích góp phần trực tiếp vào việc nâng cao phúc lợi cho nhân viên. Với công cụ hiện đại và thân thiện với người dùng, ERP nâng cao trải nghiệm của nhân viên, thúc đẩy sự gắn kết tổ chức.
Hệ thống đảm bảo tính công bằng, nhất quán và minh bạch trong việc đánh giá và quản lý hiệu suất từng nhân sự. Nhân viên nhận được các phản hồi, hướng dẫn, đào tạo và ghi nhận những thành tựu đạt được. Từ đó tăng sự hài lòng công việc và phát triển nghề nghiệp của họ.
Những hạn chế của phần mềm quản lý nhân sự ERP
Bên cạnh những lợi ích thì các phần mềm sẽ có tồn tại những hạn chế mà chủ doanh nghiệp cần quan tâm để có sự chuẩn bị tốt nhất và đảm bảo triển khai phần mềm thành công. Dưới đây là những hạn chế của phần mềm ERP trong quản lý nhân sự:
Chi phí triển khai phần mềm cao
Chi phí là trở ngại lớn để doanh nghiệp quyết định đầu tư vào công nghệ mới. Và đầu tư vào phần mềm ERP là khoản đầu tư không nhỏ, chủ doanh nghiệp cần có tự chuẩn bị và tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi triển khai phần mềm. Ngoài các chi phí cơ bản như chi phí tư vấn triển khai phần mềm, doanh nghiệp có thể sẽ trả thêm chi phí khác như tiền bản quyền với loại phần mềm ERP ngoại, chi phí nâng cấp phần mềm, nâng cấp phần cứng, chi phí bảo trì,…
Với mỗi loại phần mềm ERP sẽ có mức chi phí và sự phù hợp riêng với quy mô và nhu cầu doanh nghiệp. Tại Patsoft cung cấp các loại phần mềm ERP để doanh nghiệp lựa chọn như Cloud ERP, ERP tại chỗ hay phần mềm ngoại ERP Acumatica đến từ Mỹ.
Cần đầu tư nhiều thời gian và nhân sự để triển khai dự án
Thời gian triển khai hệ thống ERP là không hề ngắn. Để dự án ERP được triển khai suôn sẻ và đúng tiến độ cần được lên lộ trình triển khai cụ thể và đầy đủ tất cả các hạng mục. Đồng thời doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ nguồn lực cho dự án, sau đó phân quyền và bổ nhiệm ban quản lý dự án để giám sát, theo dõi sát sao và xử lý tình huống kịp thời.
Yêu cầu nhân viên được đào tạo bài bàn và đầy đủ
Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án ERP là khả năng tiếp thu và sử dụng phần mềm hiệu quả của nhân sự. Vì nhân viên là người trực tiếp sử dụng hệ thống, do đó doanh nghiệp và đơn vị triển khai ERP cần lên kế hoạch và chương trình đào tạo bài bản để hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống thành thạo nhất và gia tăng hiệu quả làm việc.
Nhìn chung, việc ứng dụng ERP vào quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích, giúp đơn giản hóa quá trình quản lý nhân sự và tăng hiệu quả công việc cho toàn doanh nghiệp. Patsoft là đơn vị cung cấp giải pháp ERP hàng đầu Việt Nam, chúng tôi tự hào khi đã triển khai nhiều dự án ERP thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ ở đa ngành nghề và lĩnh vực.
Với mỗi doanh nghiệp thuộc ngành nghề khác nhau, Patsoft sẽ thiết kế và áp dụng giải pháp riêng cho từng lĩnh vực, nhờ đó sẽ giải quyết triệt để những vấn đề mà tổ chức đang đau đầu. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và triển khai giải pháp tốt nhất.
Xem thêm bài viết liên quan:
