Tài liệu URD là gì? Yếu tố quan trọng cho sự thành công của dự án ERP

Trong thực tế khi triển khai các dự án phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, tài liệu URD sẽ là yếu tố đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP. Vì vậy, việc xây dựng tài liệu URD bày bản và chính xác là điều mà các dự án ERP cần phải chú trọng. Để hiểu rõ hơn về tài liệu URD là gì và các lưu ý để xây dựng URD hiệu quả, cùng theo dõi nội dung bên dưới nhé.

Tài liệu URD là gì?

URD viết tắt của từ User Requirement Document, được hiểu là tài liệu mô tả yêu cầu người dùng và quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Đây là bản vẽ chi tiết về các yêu cầu chức năng mà phần mềm ERP cần đáp ứng theo mong muốn của người dùng và phù hợp với quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Dựa vào URD giúp nhà phát triển phần mềm hay đơn vị triển khai hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, tạo điều kiện để xây dựng hệ thống phù hợp và lập kế hoạch dự án mang tính khả thi. Đồng thời kiểm soát tốt các vấn đề liên quan đến thời gian, tài chính và kỹ thuật.

Vai trò quan trọng của tài liệu URD với dự án ERP

Trong quá trình triển khai ERP tại doanh nghiệp, tài liệu URD đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cấu trúc phần mềm ERP và là cơ sở để lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và nghiệm thu dự án. Vì vậy, mỗi dự án ERP cần chú trọng khâu xây dựng và phát triển URD để đảm bảo dự án ERP diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Dưới đây là vai trò cụ thể của URD đối với dự án ERP:

• Xác định đúng nhu cầu của người dùng: Tài liệu URD sẽ chứa các thông tin về nhu cầu của người dùng và từng bộ phận, về quy trình vận hành và các yêu cầu khác mà doanh nghiệp mong muốn hệ thống ERP đáp ứng. Mô tả URD làm tiền đề để nhà phát triển dựa vào đó mà thiết kế hệ thống phù hợp với doanh nghiệp.
• Giao tiếp hiệu quả với khách hàng: Khi xây dựng URD sẽ chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể của từng bên tham gia để đảm bảo phân chia quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng và hỗ trợ nhau trong quá trình triển khai dự án. Từ đó tránh những sai sót làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án và phát sinh thêm chi phí không đáng có. 
• Lập kế hoạch quản lý và kiểm soát dự án ERP: Thông qua URD, các bên sẽ nắm được khối lượng công việc và số chức năng cần xây dựng. Từ đó, ban quản trị dự án có cơ sở để lập kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực, hạch toán chi phí và theo dõi chặt chẽ tiến độ dự án để đảm bảo triển khai dự án ERP thành công.
• Đánh giá và nghiệm thu phần mềm: Trong quá trình nghiệm thu dự án ERP, URD có thể được làm tiêu chí để đánh giá hệ thống có đáp ứng đầy đủ yêu cầu ban đầu đặt ra hay không.

Cấu trúc của tài liệu URD trong dự án ERP

Một tài liệu URD thông thường sẽ bao gồm các thành phần chính sau đây:

Các bước để xây dựng tài liệu URD bài bản

Để thiết kế và xây dựng tài liệu đặc tả yêu cầu người dùng chính xác và chuyên nghiệp, đơn vị triển khai sẽ tiến hành theo trình tự các bước sau đây:

Bước 1: Khảo sát hiện trạng và nhu cầu doanh nghiệp

Quá trình khảo sát cần phải được thực hiện bài bản và có sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đối tác triển khai ERP để khai thác đầy đủ thông tin phục vụ cho việc phân tích và xây dựng hệ thống.

Các thông tin được thu thập trong bước này gồm có: lĩnh vực hoạt động, quy mô, cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành sản xuất – kinh doanh, mức độ áp dụng CNTT, thực trạng sử dụng phần mềm (nếu có), nhu cầu và định hướng phát triển của doanh nghiệp,…

Bước 2: Phân tích yêu cầu

Từ những thông tin khảo sát, đội ngũ triển khai phần mềm nắm rõ toàn bộ quy trình hoạt động và yêu cầu của doanh nghiệp. Nhờ đó, URD được biên soạn chính xác và làm cơ sở để xây dựng chức năng của hệ thống.

Bước 3: Viết tài liệu URD

Dựa trên các yêu cầu đã phân tích ở trên để mô tả chi tiết các chức năng, giao diện, quy trình, dữ liệu,… của hệ thống ERP.

Bước 4: Thống nhất nội dung URD

Các bên liên quan cần xem xét, góp ý và điều chỉnh nội dung để thống nhất bản tài liệu URD cuối cùng. Đồng thời đảm bảo các bên đều đồng thuận và đáp ứng đúng nhu cầu của tất cả các bên.

Lưu ý quan trọng khi thiết kế tài liệu mô tả yêu cầu người dùng URD

Có thể thấy việc thiết kế tài liệu URD là nhiệm vụ không đơn giản, đòi hỏi sự chuẩn bị bài bản và cần quan tâm đến nhiều vấn đề khác nhau. Sau đây là một số lưu ý cần chú tâm để xây dựng URD hiệu quả:

• Doanh nghiệp và đơn vị triển khai cần có sự phối hợp chặt chẽ và tham gia tích cực vào giai đoạn khảo sát, phân tích yêu cầu và thống nhất nội dung URD.
• Nội dung URD cần được trình bày logic, mạch lạc, ngôn ngữ đơn giản giúp khách hàng dễ hiểu và hình dung được hệ thống.
• Thông tin đầy đủ, chính xác và tính khả thi khi thực hiện thực tế, đảm bảo hiệu quả của hệ thống có thể đánh giá và đo lường được.
• Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị triển khai phần mềm ERP có kinh nghiệm và uy tín để đảm bảo dự án đạt kết quả tốt.

Việc xây dựng tài liệu URD là một trong những bước đầu đặt nền móng cho sự thành công lâu dài của dự án ERP. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng lựa chọn đơn vị uy tín khi triển khai bất cứ phần mềm nào, đặc biệt là phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Để tìm hiểu thêm thông tin về vấn đề này và được tư vấn chuyên sâu về giải pháp ERP, hãy để lại thông tin liên hệ bên dưới hoặc liên hệ trực tiếp với Patsoft qua hotline: 0919 973 773.