9+ Cách tốt nhất quản lý kho cho ngành thực phẩm

Quản lý kho cho ngành thực phẩm bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như mùa vụ, thời hạn sử dụng, nhu cầu khách hàng,… Vậy làm thế nào để quản lý kho tốt nhất? Tiếp tục theo dõi bài viết để tìm kiếm phương pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp mình nhé!

Quy trình cơ bản trong quản lý kho cho ngành thực phẩm

Quản lý kho thực phẩm thường tuân theo quy trình cơ bản như sau:

Bước 1. Nhập kho: Bao gồm kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm, ghi chép thông tin (mã sản phẩm, nguồn gốc, hạn sử dụng,..), cập nhật kho và phân loại sắp xếp.
Bước 2. Quản lý kho: Doanh nghiệp cần thực hiện bảo quản sản phẩm, quản lý tồn kho và sắp xếp hàng hóa. Cụ thể:
- Bảo quản hàng hóa: Đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp với từng nhóm sản phẩm, luôn vệ sinh kho sạch sẽ và kiểm tra định kỳ tạo môi trường tốt nhất cho sản phẩm.
- Quản lý tồn kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho để nhập thông tin, thiết lập chức năng cảnh báo hết hàng để xử lý kịp thời. Với những mặt hàng cận date cần có biện pháp xử lý tránh lãng phí.
- Sắp xếp kho: Bố trí hàng hóa theo lô dựa trên hạn sử dụng, lập sơ đồ kho chi tiết vì một số thực phẩm rất dễ hư hỏng.

Bước 3. Xuất kho: Nhân viên tiếp nhận, kiểm tra phiếu xuất kho đồng thời ghi chép thông tin và cập nhật trên hệ thống. Lưu ý, những hàng hóa chế biến hoặc pha chế như món ăn, đồ uống phải căn cứ vào định lượng để tạo ra chứng từ dựa trên các nguyên tắc FIFO và FEFO.
Bước 4. Kiểm kê, báo cáo và thống kê: Quy trình quản lý kho cho ngành thực phẩm nói riêng và quản lý kho nói chung yêu cầu kiểm kê và báo cáo rõ ràng. Các hoạt động bao gồm đối chiếu với số lượng thực tế, tiến hành lập biên bản, báo cáo với chủ doanh nghiệp.

9 Cách quản lý kho hiệu quả cho ngành thực phẩm

Dưới đây là 9 cách quản lý kho cho ngành thực phẩm hiệu quả nhất bạn có thể áp dụng!

Chọn vị trí thiết lập kho

Vị trí thiết lập kho hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kiểm kê và an toàn hàng hóa. Kho được đặt ở vị trí khó quan sát sẽ dẫn tới nhân viên gặp khó khăn trong quá trình quản lý, thất thoát hàng hóa xảy ra. Giải pháp đưa ra đó là đặt kho ở vị trí dễ quan sát, thuận tiện cho việc xuất – nhập. Đặc biệt lưu ý nên chọn đặt kho ở nơi có giao thông thuận lợi và có hệ thống an ninh camera đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

Cách sắp xếp kho hàng

Sắp xếp kho hàng khoa học đóng vai trò quan trọng trong quản lý kho cho ngành thực phẩm. Điều này đảm bảo an toàn thực phẩm, tối ưu hóa diện tích kho đồng thời nâng cao hiệu quả sản xuất. Dưới đây là một số nguyên tắc sắp xếp kho hàng hiệu quả bạn có thể áp dụng:

Sắp xếp theo nhóm thực phẩm, phương thức bảo quản, tần suất sử dụng hoặc hạn sử dụng để đảm bảo dễ dàng kiểm soát.
Những thực phẩm được sử dụng với số lượng lớn, thường xuyên xuất – nhập đặt gần vị trí cửa ra vào.
Sử dụng bảng chỉ dẫn để nhân viên dễ dàng nhận diện được loại hình sản phẩm.
Có phân khu rõ ràng và ghi nhãn cho từng khu sản phẩm.

Nguyên tắc FIFO – Nhập trước xuất trước trong quản lý kho

FIFO (First In – First Out) là nguyên tắc hàng đầu trong quản lý kho cho ngành thực phẩm. Nguyên tắc này hoạt động dựa trên giả định hàng hóa được nhập vào trước sẽ được xuất kho trước. Ví dụ, ngày 1 bạn nhập 100 gói mì, ngày 2 nhập 50 gói mì và ngày 3 cần bán 80 gói mì, dựa trên nguyên tắc FIFO, bạn cần xuất 80 gói mì đã nhập ở ngày 1 trước.

Tuân thủ FIFO giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo được chất lượng sản phẩm, dễ dàng quản lý và thực hiện kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, nguyên tắc này không phù hợp với những loại thực phẩm có date ngắn. Trong trường hợp này, bạn cần tuân thủ FEFO (First Expired – First Out), sản phẩm có hạn sử dụng ngắn cần được xuất kho trước.

Quản lý tồn kho

Xác định định mức tồn kho là quá trình phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự đầu tư và cân nhắc kỹ lưỡng. Trong đó, quản lý định mức tồn kho tức là hoạch định mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm. Một mặt hàng nào đó sẽ không được xuống dưới mức tối thiểu hoặc vượt quá mức tối đa và cần có biện pháp xử lý kịp thời khi xảy ra sai phạm.

Một số lưu ý khi thiết lập định mức tồn kho bao gồm:

Xác định nhu cầu tiêu thụ
Tần suất xuất – nhập kho
Thời gian giao hàng, vận chuyển thực phẩm từ nhà xưởng đến kho và từ kho đến các đại lý.
Mức độ an toàn của sản phẩm
Chi phí lưu kho tính trên mỗi sản phẩm

Kiểm soát bằng mã vạch

Hiện nay, cách quản lý kho cho ngành thực phẩm bằng mã vạch ngày càng trở nên phổ biến bởi đem lại nhiều lợi ích. Việc áp dụng mã vạch hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả, tối ưu xuất kho, tăng tính minh bạch đồng thời nâng cao hiệu quả kiểm kê kho. Hiện nay, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý mã vạch trên Excel hoặc các phần mềm quản lý tự động đem lại hiệu quả cao.

Kiểm kho định kỳ

Đối với ngành thực phẩm, việc kiểm kho định kỳ cần thực hiện thường xuyên hơn so với các ngành công nghiệp khác. Điều này hạn chế sản phẩm bị hư hỏng, thay đổi chất lượng và đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Theo khuyến cáo, kiểm kho cho ngành thực phẩm cần được thực hiện 1 tháng 1 lần, tùy vào nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp. Một số hình thức kiểm kho có thể áp dụng như kiểm kê thực tế, kiểm tra tại chỗ và kiểm tra theo chu kỳ.

Sử dụng thẻ kho để quản lý

Sử dụng thẻ kho để quản lý kho cho ngành thực phẩm là công cụ hữu ích giúp theo dõi lượng hàng tồn và chất lượng hàng hóa. Từ đó phát hiện sai sót kịp thời để đưa ra biện pháp xử lý. Theo đó, mỗi loại sản phẩm sẽ được cấp thẻ kho dựa vào mẫu do bộ Tài chính ban hành. Thẻ này dùng để theo dõi lượng sản phẩm đã nhập vào hay đã xuất ra theo từng ngày.

Lưu ý, thẻ kho khi đóng thành quyển được gọi là sổ kho và cần có xác nhận của chủ doanh nghiệp mỗi lần xuất – nhập.

Sử dụng phần mềm hiện đại hỗ trợ quản lý kho

Với những doanh nghiệp thực phẩm từ vừa đến lớn thì việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý kho như ERP đóng vai trò quan trọng. Công nghệ này giúp tiết kiệm chi phí, tăng cường khả năng cạnh tranh khi tích hợp hàng loạt tính năng hữu ích như:

Theo dõi sản phẩm tồn kho theo thời gian thực.
Theo dõi lô hàng.
Dự báo và lập kế hoạch xuất nhập dựa trên nhu cầu doanh nghiệp.
Tích hợp quản lý hệ thống nhà cung ứng.
Tối ưu hóa quản lý tồn kho.
Tích hợp quy trình sản xuất.
Tích hợp quản lý chi phí và liên kết các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Điều chỉnh nhiệt độ phù hợp

Nhiệt độ đóng vai trò quan trọng trong quản lý kho cho ngành thực phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và độ tươi ngon của thực phẩm. Để xác định nhiệt độ cần thiết cho từng nhóm sản phẩm, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc như sau:

Xác định nhiệt độ phù hợp cho từng nhóm sản phẩm.
Sử dụng các thiết bị hiện đại để đo và duy trì nhiệt độ.
Giữ nhiệt độ bảo quản ổn định trong suốt quá trình quản lý kho.
Thường xuyên kiểm tra đảm bảo nhiệt độ ở mức phù hợp.
Vệ sinh thường xuyên nhằm loại bỏ các sinh vật có hại cho kho thực phẩm.
Chú ý điều chỉnh các thông số khác như độ ẩm, ánh sáng, lưu thông khí,…

Trên đây là 9 cách quản lý kho ngành thực phẩm đem lại hiệu quả tốt nhất bạn có thể tham khảo. Mỗi mặt hàng có đặc trưng và yêu cầu riêng, do đó hãy lựa chọn phương pháp tối ưu nhất nếu không muốn phải hủy bỏ gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp mình!

Tham khảo thêm: