Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả sẽ có nhiều cách, và cách được lựa chọn nhiều nhất là ứng dụng công nghệ vào quản lý. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là phần mềm được nhiều doanh nghiệp quan tâm và lựa chọn. Như cái tên của nó, ERP giúp hoạch định tất cả nguồn lực doanh nghiệp, quản lý dữ liệu các phòng ban tập trung trên một hệ thống và lập kế hoạch phân bổ nguồn lực hiệu quả. Theo dõi bài viết này để nắm thông tin nhé!

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là gì?

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning) là phần mềm được thiết kế để quản lý tích hợp các bộ phận trong doanh nghiệp. Tất cả các quy trình hoạt động sẽ được chuẩn hóa và tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất. Chính vì vậy, ERP sẽ loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và tiết kiệm thời gian và nhân sự để nhập liệu nhiều lần và đối chiếu số liệu. Người dùng dễ dàng truy cập vào hệ thống mọi lúc, mọi nơi để truy xuất thông tin và làm việc.

Một phần mềm ERP tổng thể sẽ cung cấp đầy đủ chức năng để doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình hoạt động của toàn công ty, quản lý hiệu suất hoạt động, lập kế hoạch (kế hoạch sản xuất, tài chính, mua hàng, tiếp thị…), dự báo, báo cáo và phân tích các chỉ số. ERP quản lý thông suốt dữ liệu các phòng ban từ kế toán, tài chính, sản xuất, nhân sự, tồn kho đến mua hàng, bán hàng và CRM…

Hệ thống ERP phù hợp với các công ty ở mọi quy mô và trong mọi ngành. Đặc biệt là công ty và tập đoàn có quy mô lớn. Trong thị trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh, các doanh nghiệp đều chọn riêng cho mình một giải pháp ERP phù hợp để ứng đụng vào tổ chức.

Đâu là các thành phần chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp?

Thành phần của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP sẽ bao gồm nhiều module được tích hợp tập trung vào hệ thống. Mỗi module đóng vai trò quan trọng như một mắt xích để xây dựng lên cấu trúc phần mềm ERP. 

Một phần mềm ERP sẽ có nhiều module tương ứng để quản lý các bộ phận. Các module chính bao gồm: Module quản lý sản xuất, quản lý tài chính –  kế toán, quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý nhân sự – tiền lương, quản lý kho,… Chức năng cụ thể của từng phân hệ như sau: 

• Module sản xuất: Hỗ trợ đắc lực cho bộ phận sản xuất trong lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch phân bổ nguồn lực (nhân công và máy móc), xác định định mức sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu,… Đồng thời ghi nhận các báo cáo kiểm tra, theo dõi chặt chẽ các công đoạn sản xuất.
• Module tài chính –  kế toán: Theo dõi tất cả các dữ liệu liên quan đến tài chính – kế toán như các khoản phải trả, khoản phải thu, tiền mặt, dòng tiền, tài sản cố định, sổ cái, ngân sách, biên lai, quản lý thuế, v.v. ERP cung cấp báo cáo tài chính và dự báo đáng tin cậy.
• Module nhân sự – tiền lương: Module này giúp quản lý thông tin nhân viên, đánh giá hiệu suất, mô tả công việc, quản lý tuyển dụng & đào tạo, hợp đồng lao động, thuế, theo dõi chấm công và tính lương…
• Module bán hàng: Quản lý các nghiệp vụ bán hàng từ báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng, vận chuyển, xây dựng chương trình tiếp thị đến theo dõi và đánh giá đội ngũ bán hàng, nhân viên kinh doanh thị trường. 
• Module mua hàng: ERP quản lý thông tin nhà cung cấp, tạo báo giá tự động, theo dõi dữ liệu tồn kho, kế hoạch sản xuất từ đó lập kế hoạch mua hàng, theo dõi đơn mua, thanh toán và lập báo cáo.
• Module quản lý kho: Tất cả thông tin của sản phẩm sẽ được lưu trữ trong hệ thống như số lượng tồn kho, hạn sử dụng, lô/date, vị trí hàng hóa… Ngoài ra ERP còn quản lý kho bằng mã vạch, mã QR code giúp quá trình quản lý và kiểm kê thuận tiện hơn.

Ngoài ra, tùy vào nhu cầu và đặc thù ngành mà doanh nghiệp có thể tích hợp thêm những module khác như: module quản lý chất lượng QA/QC, quản lý quan hệ khách hàng CRM, quản lý chuỗi cung ứng,…

Lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Với phần mềm ERP, ban lãnh đạo sẽ đơn giản hóa công việc quản lý của mình, nhờ thông tin tập trung và dữ liệu đáng tin cậy. Cải thiện quy trình làm việc, giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Các lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực ERP cụ thể như sau:

• Cung cấp bức tranh toàn cảnh tình hình hoạt động của doanh nghiệp từ các dữ liệu cập nhật theo thời gian thực và các báo cáo tự động
• Giảm chi phí quản lý và vận hành thông qua các việc chuẩn hóa quy trình hoạt động hợp lý, hệ thống thống nhất và tích hợp
• Cải thiện hiệu quả làm việc thông qua việc tăng trải nghiệm người dùng khi sử dụng phần mềm với quy trình làm việc được xác định rõ ràng và phân công công việc cụ thể
• Tăng khả năng giao tiếp và phối hợp làm việc của các bộ phận
• Gia tăng hiệu suất làm việc, tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận
• Tăng chất lượng sản phẩm, giảm lỗi sản phẩm
• Cải thiện tốt dịch vụ khách hàng

Có mấy loại hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Thị trường phần mềm ERP đang ngày càng phát triển và năng động. Do đó, các loại phần mềm ERP cũng đa dạng, ERP phát triển để đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp theo nhiều quy mô, ngành nghề cũng như phù hợp với định hướng chiến lược phát triển trong tương lai. Mỗi loại phần mềm ERP sẽ có những đặc điểm khác nhau và phù hợp với những khách hàng nhất định.

Về cơ bản, hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP có 3 loại chính, bao gồm:

• Hệ thống ERP tại chỗ: Loại phần mềm được triển khai trực tiếp trên máy chủ và hạ tầng CNTT nội bộ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được toàn quyền kiểm soát và tùy chỉnh theo nhu cầu. Thông thường loại phần mềm sẽ được các công ty lớn lựa chọn triển khai.
• Hệ thống ERP đám mây: Cloud ERP thường sẽ được doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn vì chi phí triển khai và đầu tư ban đầu thấp hơn những loại khác. Người dùng có thể truy cập vào hệ thống mọi lúc, mọi nơi bằng các thiết  bị có kết nối Internet.
• Hệ thống ERP hỗn hợp: Đây là loại phần mềm kết hợp của ERP tại chỗ và Cloud ERP. Bằng cách tận dụng ưu điểm của 2 loại này để đem lại lợi ích tối đa.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là giải pháp hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc về quyết định ứng dụng phần mềm ERP, hãy liên hệ với Patsoft để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất qua hotline: 0919973773.

Xem thêm bài thông tin liên quan:

• Giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp: Cơ hội & Thách thức
• Giải pháp quản trị doanh nghiệp – Cách áp dụng hiệu quả