Thử thách
Spohn Associates là công ty tổng thầu, thiết kế và lắp đặt kiến trúc nổi tiếng đến từ Mỹ. Công ty có nhiều đội nhóm làm việc ngoài hiện trường và tại văn phòng công ty, bởi vì thường có khoảng 40 đến 50 dự án đang hoạt động cùng lúc. Bình quân trong một năm, Spohn thường xử lý lên đến hơn 350 dự án xây dựng và lắp đặt.
Nền tảng cũ không quản lý được khối lượng dữ liệu ngày một lớn
Spohn Associates đã sử dụng phần mềm Sage Mas 90 kế thừa rồi Sage 100 trong nhiều năm. Nhưng nền tảng công nghệ cũ không còn đáp ứng được yêu cầu của công ty khi hoạt động kinh doanh càng mở rộng. Công ty phải quản lý nhiều dự án dẫn đến nhu cầu lưu trữ dữ liệu lớn và phải cần nhiều tính năng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu công ty.
Hệ thống báo cáo nhiều lỗi, khó khăn để hợp nhất báo cáo của 05 công ty thành viên
Hoạt động tài chính kéo dài ở 05 công ty nội bộ và từng cái phải được cập nhật thủ công trong hệ thống cũ. Từ đó, công ty mất nhiều thời gian để nhập liệu, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu giữa các công ty cũng như gây nhiều lỗi sai sót trong báo cáo. Barnett, Giám đốc tài chính của Spohn nói: “Chúng tôi phải lãng phí hàng giờ mỗi tuần khi thực hiện tất cả các giao dịch chuyển tiền giữa các công ty. Và khó khăn để ra các quyết định quan trọng.”
Không thể truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi
Do đặc thù của ngành xây dựng nên hầu hết công việc của công ty được thực hiện xa văn phòng tại địa điểm của khách hàng. Công ty gặp nhiều bất tiện khi phải truy cập từ xa thông qua VPN. Spohn muốn tìm kiếm một nền tảng quản lý dự án có ứng dụng di động mạnh mẽ bao gồm khả năng quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu từ xa.
Nền tảng xây dựng linh hoạt, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu
Spohn đã xem xét nhiều phần mềm hiện có, nhưng những phần mềm này lại đắt đỏ, khó sử dụng và không giải quyết được những vấn đề công ty. Cuối cùng, Spohn quyết định lựa chọn Acumatica, hệ thống cho phép người dùng tùy chỉnh, mở rộng linh hoạt những tính năng theo yêu cầu.
Với khả năng truy cập từ xa trên các thiết bị di động cùng với các tính năng quản lý dự án và báo cáo, Acumatica Construction Edition được ban lãnh đạo của Spohn vô cùng hài lòng.
Mô hình định giá độc đáo, không phát sinh thêm chi phí cấp phép user
Công ty không phải lo lắng về phí cấp phép cho mỗi người dùng khi họ bổ sung thêm nhân viên như những hệ thống khác. Spohn Associates đã triển khai Phiên bản xây dựng Acumatica chỉ trong thời gian ba tháng và đã xử lý hầu hết quá trình truyền dữ liệu.
Quy trình tự động hóa, tiết kiệm thời gian lập hóa đơn, tạo báo cáo
Acumatica giúp tự động hóa các quy trình thủ công, đã tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán của Spohn. Acumatica tích hợp sẵn và tự động hóa hóa đơn AIA (hóa đơn tiêu chuẩn) theo hướng dẫn của Viện Kiến trúc Hoa Kỳ. Vì vậy giúp công việc lập hóa đơn nhanh chóng hơn. Acumatica sẽ hiển thị thông báo giúp nhắc nhở nhà quản lý dự án phê duyệt hóa đơn và kết thúc dự án mà không cần phải mất thời gian gửi email thông báo.
Đóng sổ cái và báo cáo tài chính nhanh chóng
Tất cả dữ liệu của 05 chi nhánh điều được kết nối duy nhất trên một hệ thống và dữ liệu đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Acumatica sẽ giảm gánh nặng cho Bộ phận kế toán khi lập báo cáo tài chính, giúp chốt số cái tài chính vào cuối tháng nhanh chóng chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Tự động hóa, quản lý tuân thủ nhà thầu phụ
Spohn dễ dàng theo dõi và quản lý các thủ tục giấy tờ tuân thủ, pháp lý và bảo hiểm của nhà thầu phụ trên Acumatica Construction Edition, từ đó giảm hồ sơ rủi ro tổng thể của công ty. Acumatica giúp xây dựng các quy trình công việc tự động để quản lý dự án, phê duyệt chi phí, tuân thủ bảo hiểm của nhà thầu phụ và theo dõi đệ trình dự án. Đồng thời quản lý các quy trình công việc kết hợp với email tự động, quản lý tài liệu, báo cáo bảng điều khiển, cùng nhiều chức năng khác.
Spohn cho phép cấp quyền truy cập vào hệ thống Acumatica cho các nhà thầu phụ để họ có thể gửi báo cáo dự án hàng ngày mà không tăng phí cấp phép người dùng do mô hình định giá độc đáo của Acumatica.
Tích hợp Machine learning và AI thúc đẩy hiệu quả hoạt động
Trí tuệ nhân tạo AI và Machine learning được tích hợp vào chức năng tìm kiếm trên Acumatica giống như Google. Khi các cụm từ hoặc vị trí được nhập vào chức năng tìm kiếm, nền tảng sẽ ghi nhớ thông tin đó và giúp những người dùng truy cập sau này truy vấn thông tin dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, Acumatica có thể đọc dữ liệu dạng hình ảnh như ảnh chụp hóa đơn, biên lai chi phí,… AI sẽ xác định và phân loại các chi tiết quan trọng như tên nhà cung cấp, số hóa đơn, số lượng và số tiền,… sau đó tự đồng điền vào các trường tương ứng trong các mô-đun của hệ thống.
Jason Leveson, Giám đốc kỹ thuật cho biết: “Sự hỗ trợ của AI trong Acumatica giúp quy trình báo cáo sẽ ít xảy ra lỗi hơn, giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và công ty có đầy đủ dữ liệu ngay lập tức.”
“Spohn Associates muốn có một giải pháp giúp họ luôn đạt được các giá trị cốt lõi là gia tăng giá trị cho khách hàng và phân phối dự án đúng thời hạn. Và công ty tìm thấy nó ở Acumatica.”
– Sean Barnett, Giám đốc tài chính Spohn Associates
English
