C&O Nursery là vườn ươm thành phẩm cung cấp cây giống các loại như táo, lê, anh đào,… cho các nhà vườn trồng cây ăn quả lâu năm trên khắp nước Mỹ. Công ty trở thành công ty tiên phong cung cấp các giống cây độc quyền và đã đạt tăng doanh thu hàng năm trên 12 triệu đô la.
Thử thách
Sự thay đổi ngành cây ăn trái
Trước đây, cây được trồng theo hình thức đầu cơ và chỉ số ít được trồng theo hợp đồng. Các vườn ươm cây giống như C&O phải đưa ra các quyết định về sản phẩm dựa trên các lần mua trước đây. Đồng thời các chủ vườn thường trồng những giống cây đại trà, ít giống cây độc quyền như hiện tại.
Trong những năm gần đây, gần 80% số cây được bán theo hợp đồng. Nhiều loại trong số này được cấp bằng sáng chế và có phí bản quyền. Vì phải mất vài năm để trồng một cây nên người trồng phải đặt hàng trước 04 năm. Các giống cây độc quyền này cần mất phí mua bản quyền và phải tuân thủ theo quy cách sản xuất của chủ sở hữu. Chính vì vậy, mô hình kinh doanh vườn ươm cũng phải thay đổi.
Sự cố phần mềm lỗi thời
C&O Nursery đã sử dụng Microsoft Dynamics GP để cho quản lý kế toán và tính lương, cùng với phần mềm kiểm kê dựa trên Microsoft Access 97 trong bốn năm. Nhưng rất khó để duy trì hai hệ thống cùng lúc và cả hai hệ thống phần mềm đã lỗi thời, cũng như không nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Khi tìm kiếm giải pháp thay thế phù hợp với ngành nông nghiệp, C&O nhận thấy các hệ thống khác hầu hết đều cứng nhắc và không đáp ứng yêu cầu của công ty. C&O mong muốn tích hợp dữ liệu tài chính và hàng tồn kho cũng như quản lý được lực lượng lao động theo thời vụ. Cuối cùng C&O đã tìm thấy Acumatica, một hệ thống linh hoạt đáp ứng đầy đủ yêu cầu của mình.
Lý do chọn Acumatica
Với Acumatica, C&O có thể truy cập thông tin từ bất cứ nơi đâu và bất cứ khi nào. Công ty có được một hệ thống kiểm kê hiệu quả hơn. Acumatica cung cấp cho C&O sự linh hoạt và tích hợp cần thiết. Quan trọng nhất, Acumatica dựa trên trình duyệt, chấp nhận nhiều ứng dụng của bên thứ ba và được viết bằng .NET, cho phép tùy chỉnh hệ thống cần thiết để phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty.
Acumatica cũng cung cấp khả năng truy cập di động, tính linh hoạt, một hệ thống được kết nối và cung cấp khả năng kiểm soát tài chính, hợp đồng và quy trình mà công ty cần.
Cuối cùng, C&O Nursery đã quyết định mua Acumatica với giấy phép vĩnh viễn và triển khai tại chỗ.
Kết quả dự án ERP
Theo dõi thông tin chi tiết về hàng tồn kho theo thời gian thực
Với Acumatica, C&O có một hệ thống kết nối để quản lý toàn bộ kho hàng của mình. C&O có thể ghi nhận và theo dõi các giai đoạn tăng trưởng khác nhau của cây, bao gồm các số liệu về chiều rộng và chiều cao thân cây, cũng như quản lý số lượng và chủng loại cây, số cây còn sống, số cây chết, số cây đạt chuẩn để xuất bán,… trên hệ thống Acumatica.
C&O đã loại bỏ việc quản lý tồn kho thủ công trên giấy với dữ liệu được cập nhật liên tục trên Acumatica và nắm được dữ liệu tồn kho tức thời. Từ đó giúp theo dõi và xử lý các đơn đặt hàng nhanh chóng, góp phần gia tăng hiệu quả làm việc và tăng lợi nhuận cho công ty.
Snyder, Chủ tịch & Giám đốc điều hành C&O Nursery cho biết: “Acumatica cung cấp toàn bộ dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực, chúng tôi có thể thấy lượng cây tiêu hao, số lượng cây sống sót và phân bổ hàng tồn kho cho các đơn đặt hàng hợp lý.”
Truy cập hệ thống tức thì mọi lúc, mọi nơi
Acumatica Cloud ERP cho phép C&O truy cập vào hệ thống ở mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị có kết nối Internet. Nhân viên làm việc ngoài vườn, nhân viên bán hàng hay công tác từ xa dễ dàng đăng nhập vào hệ thống để xem thông tin dữ liệu cần thiết. Từ đó, Acumatica giúp C&O nhận được đánh giá cao từ khách hàng về sự chuyên nghiệp khi xử lý yêu cầu nhanh chóng với thông tin sẵn có và dữ liệu chính xác.
Todd Snyder, chủ tịch C&O cho biết: “Trước đây, khi dẫn khách hàng tham quan ngoài vườn và khách hỏi: ”Hiện tại C&O có giống cây X, Y, Z không?” Chúng tôi sẽ phải gọi vào văn phòng để hỏi về thông tin tồn kho và sau đó mới trả lời khách hàng. Bây giờ chúng tôi chỉ cần truy cập vào Acumatica để xem kho hàng của mình và trả lời người đó trong vòng khoảng ba phút.”
Theo dõi chính xác tiền bản quyền của giống cây
Khi ngành công nghiệp cây ăn quả chuyển sang trồng và bán các giống đã được cấp bằng sáng chế, người trồng trọt và vườn ươm phải theo dõi, thu và nộp các khoản thanh toán tiền bản quyền. Vì Acumatica linh hoạt và có thể tùy chỉnh nên C&O có thể theo dõi bất kỳ loại cây nào đó cũng như các giống cây được cấp bằng sáng chế khác ngay trong hệ thống, giúp họ truy xuất nguồn gốc và giúp dễ dàng tìm thấy thông tin trong quá trình kiểm tra.
Acumatica Payroll quản lý bảng lương và chấm công hiệu quả
Acumatica giúp C&O loại bỏ việc quản lý bảng lương, xử lý giấy tờ chấm công và tính lương thủ công trên giấy, việc này đã chiếm 50% thời gian công việc của bộ phận nhân sự tiền lương và lại dễ mắc sai sót. Đặc biệt vào những mùa cao điểm, số lượng nhân viên có thể lên tới 500 người, trong khi C&O thông thường sẽ có 36 nhân viên chính thức và 350 nhân viên thời vụ.
Khi C&O triển khai Acumatica Payroll đã giúp việc chấm công và tính lương dễ dàng và hiệu quả hơn. Công ty có thể theo dõi tất cả các nhân viên làm việc tại văn phòng và ngoài vườn ươm, biết được có bao nhiêu nhân viên đang làm việc, số giờ làm việc của họ và đảm bảo rằng mọi người đều được tính đúng cho mỗi phút họ làm việc tại hiện trường.
Đẩy mạnh tăng trưởng và mở rộng quy mô kinh doanh
Acumatica cung cấp nguồn thông tin chính xác và đáng tin cậy, đồng thời đáp ứng đầy đủ yêu cầu mà công ty cần với khả năng mở rộng và tùy chỉnh hệ thống. Ban lãnh đạo C&O tin tưởng rằng Acumatica có thể giúp công ty mở rộng quy mô, gia tăng lợi nhuận, cạnh trạnh với đối thủ và thích ứng với những thay đổi thay đổi mới của thị trường ngành nông nghiệp.
Snyder nói: “Acumatica là nền tảng mở và có thể tùy chỉnh. Chúng tôi có thể đưa bất kỳ công nghệ nào vào nó và nó sẽ tiếp nhận và hoạt động. Acumatica đã có thể cung cấp hầu hết mọi thứ công ty muốn. Công ty đang đi trước một số vườn ươm đối thủ cạnh tranh về áp dụng công nghệ mới.”
English
