Triode Group Limited là nhà sản xuất phụ tùng cho ngành công nghiệp điện tử có trụ sở tại New Zealand. Công ty phải vật lộn với các hệ thống riêng lẻ để quản lý các nguồn thông tin của từng phòng ban. Sau khi triển khai Acumatica, những vấn đề trước đây đã được giải quyết; công ty không chỉ tăng năng suất mà còn nhận được chứng chỉ quản lý chất lượng ISO.
Thử thách
Khi hoạt động kinh doanh phát triển, Triode phải tiếp nhận và xử lý khối lượng thông tin nhiều và phức tạp, bao gồm thông tin từ nhà cung cấp, khách hàng và các thông tin chia sẻ giữa các nhóm nhân viên của từng phòng ban như sản xuất, kho, kế toán, bán hàng,…
Công ty gặp khó khăn trong việc sắp xếp dữ liệu của mình bằng bảng tính Microsoft Excel, tệp PDF và phần mềm kế toán. Triode phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm độc lập để quản lý nhiều thông tin, do đó khi cần truy xuất thông tin rất khó khăn và mất thời gian vì khả năng hiển thị hạn chế và báo cáo rườm rà.
Ngoài ra, việc trùng lặp dữ liệu giữa các bộ phận cũng là một trong những nổi đau đầu của ban lãnh đạo. Điều này khiến công ty mất nhiều thời gian và công sức để nhập liệu và đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán, kho, sản xuất và mua hàng.
Giám đốc điều hành Triode, Nathanial Fairweather nói: “Chúng tôi đã sử dụng nhiều bảng tính, thư mục, tệp và thậm chí cả truyền miệng để chia sẻ thông tin. Để trích xuất dữ liệu về một công việc, chúng tôi phải mở khoảng năm tài liệu. Không có hệ thống nào khác mà chúng tôi đang sử dụng kết nối được với nhau. Vấn đề ngày càng lớn hơn và nó thực sự gây nhiều phiền toái. Chúng tôi cần một hệ thống phù hợp và hiệu quả.”
Lý do chọn Acumatica
Fairweather, CEO của công ty đã dành 06 tháng để nghiên cứu các hệ thống khác nhau, thậm chí còn thử nghiệm ERP nguồn mở. Và Acumatica là sự lựa chọn cuối cùng.
Lý do Triode lựa chọn Acumatica là vì:
- Là hệ thống ERP linh hoạt, có thể đáp ứng các nhu cầu và phù hợp quy trình hiện có của công ty.
- ERP dựa trên nền tảng web, có thể truy cập từ trình duyệt mọi lúc, mọi nơi theo thời gian thực.
- Hệ thống giúp hợp nhất nhiều ứng dụng riêng lẻ như phần mềm quản lý sản xuất JAMS.
- Yếu tố giá cả và mô hình cấp phép của Acumatica giúp tiết kiệm chi phí. Giá dựa trên tổng số giao dịch chứ không phải số lượng user.
Công ty đã mua phần mềm với giấy phép vĩnh viễn cho phân hệ tài chính, kho, phân phối, sản xuất và quản lý khách hàng. Dự án Acumatica được triển khai suôn sẻ chỉ trong thời gian 03 tháng.
Kết quả dự án ERP
Loại bỏ một số quy trình hành chính làm việc trên giấy tờ
Công ty đã hạn chế đáng kể nhiều quy trình quản lý thủ công trên giấy tờ nhờ khả năng tự động hóa trên Acumatica và tiết kiệm chi phí thuê lao động cho vị trí nhân viên hành chính. Những tài liệu giấy như hóa đơn sẽ được quét và đính kèm trực tiếp vào Acumatica, điều này giúp quá trình xử lý và truy xuất thông tin dễ dàng cũng như tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ tài liệu.
API cho phép tích hợp với nền tảng của bên thứ 3
Triode không loại bỏ hoàn toàn Excel, họ vẫn dựa vào Excel để xây dựng báo giá. API của Acumatica cho phép tích hợp dữ liệu hai chiều giữa Acumatica và Excel. Mức tồn kho từ Acumatica được cập nhật động trong bảng tính Excel. Các lệnh gọi API trong bảng tính tự động cập nhật thông tin và đẩy thông tin trở lại Acumatica. Ngoài ra, công ty nâng cáp chức CRM và tích hợp với Outlook để hỗ trợ bộ phận bán hàng kinh doanh hiệu quả hơn.
Mở rộng phát triển báo cáo BI thông minh và trực quan
Triode đã xây dựng bảng thông tin Power BI trên Acumatica cho phép công ty quản lý theo ngoại lệ. Fairweather nói: “Nhờ vào các báo cáo nâng cao trên Power BI mà tôi dễ dàng theo dõi lịch trình sản xuất, nắm được công suất sản xuất và phát hiện điểm bất thường để kịp thời khắc phục. Chúng tôi có thể xem các khoản phải thu, xem ai chưa thanh toán, lợi nhuận gộp của chúng tôi là bao nhiêu,… Tất cả đều có sẵn trên hệ thống ERP ở định dạng biểu đồ trực quan để dễ dàng đánh giá và ra quyết định.”
Gia tăng suất và lợi nhuận
Với Acumatica, các nhân sự đều sử dụng chung một nguồn thông tin chính xác và kịp thời giúp cho Triode có thể hoàn toàn tập trung vào phát triển doanh nghiệp. Trong cùng năm triển khai hệ thống mới, số lượng nhân viên tăng 15%, sản lượng sản xuất và doanh thu tăng 20%.
Đạt chứng nhận Quản lý chất lượng ISO
Một trong những lợi ích lớn nhất từ khoản đầu tư vào hệ thống Acumatica ERP là công ty đã nhận được chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào đầu năm 2013. Ông Fairweather nói: “Nếu không có Acumatica, chúng tôi chắc chắn sẽ không có được Chứng nhận ISO.”
Chìa khóa để Triode nhận được chứng nhận này là nhờ việc đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý chất lượng, chuẩn hóa các quy trình hoạt động và loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết. Fairweather: “Chúng tôi đã xây dựng toàn bộ khuôn khổ quản lý chất lượng của mình với Acumatica, từ quản lý tài liệu đến các quy trình cập nhật.”
English
