Tình huống
Khó khăn để đáp ứng kịp thời và đầy đủ nhu cầu của khách hàng
KORPACK được thành năm 2014, sau hơn một thập kỷ năm kinh nghiệm làm việc trong ngành công nghiệp bao bì của Nick Novy – Ông chủ của Korpack. Ông đã nhìn nhận vấn đề rằng để cạnh tranh và tăng trưởng tốt trong ngành đòi hỏi công ty cần cung cấp giải pháp bao bì đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của thị trường cũng như phản hồi nhanh chóng những yêu cầu của khách hàng. Cung cấp sản phẩm vượt quá sự mong đợi của khách hàng là một phần trong DNA của Korpack góp phần làm nên sự khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.
Để thực hiện được điều này, Korpack cần có được một nguồn dữ liệu chính xác, minh bạch và tức thời từ các hoạt động của nhiều bộ phận có liên quan trên toàn doanh nghiệp, chẳng hạn như dữ liệu từ bộ phận quản lý kho, phân phối, bán hàng, tài chính đến khách hàng… Việc quản lý truyền thống bằng giấy tờ hay trên các phần mềm riêng lẻ sẽ không mang lại hiệu quả tối ưu mà ngược lại sẽ khiến dữ liệu bị phân tán, khó khăn trong quá trình tổng hợp và phân tích dữ liệu. Do đó, ông Nick đã quyết định tìm kiếm một phần mền tích hợp giúp quản lý tổng thể doanh nghiệp.
Bắt tay tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp
Ông Nick Novy đã tìm kiếm một ERP không chỉ có giá cả phải chăng mà còn có thể giúp Korpack sắp xếp, phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Ông cũng tìm kiếm một hệ thống linh hoạt cho phép tùy chỉnh để phù hợp với quy trình hoạt động của công ty và đáp ứng nhu cầu mở rộng phát triển trong tương lai.
Korpack đã đánh giá một số phần mềm ERP, bao gồm NetSuite, Microsoft Dynamics và QuickBooks trước khi chọn Acumatica. Ban đầu, Dynamics có vẻ lý tưởng vì Korpack có kế hoạch xây dựng trên các công nghệ của Microsoft, nhưng nó đắt tiền và không cung cấp nhiều khả năng tùy chỉnh, Patrick Madison, Giám đốc tài chính của Korpack cho biết. QuickBooks không đủ mạnh để xử lý phân tích dữ liệu phức tạp mà Korpack cần và cũng không cho phép tùy chỉnh.
Còn với NetSuite, mặc đù đã vào vòng đánh giá cuối cùng nhưng nó thiếu nền tảng mở, thiếu linh hoạt và chi phí triển khai khá cao. “NetSuite tính phí theo người dùng và có mức phí bảo hiểm cao hơn, trong khi Acumatica có cấu trúc chi phí tốt hơn và không tính phí theo người dùng”, Patrick Madison cho biết. Ngoài ra, Acumatica được xây dựng trên nền tảng mở cho phép tích hợp với nền tảng bên thứ ba, và đây là điều mà Korpack mong muốn.
Madison cho biết các Giám đốc điều hành Korpack đã chọn vận hành Acumatica với nhiều lý do như Acumatica có mức giá phù hợp, không tính chi phí dựa trên số lượng người dùng, nền tảng mở cho phép tích hợp với các nền tảng khác và khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu công ty cùng với nhiều công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu và báo cáo mạnh mẽ.
Korpack đã triển khai Acumatica trên nền tảng đám mây, bao gồm các phân hệ quản lý tài chính, quản lý phân phối, quan lý khách hàng, POS, quản lý kho, sản xuất. Korpack có được lợi thế cạnh tranh với khả năng đưa ra quyết định rất nhanh dựa trên dữ liệu thời gian thực, điều này là bắt buộc trong ngành công nghiệp bao bì đóng gói phức tạp và có tính phân tích cao. Công ty sử dụng dữ liệu này để cung cấp các dịch vụ: đóng gói kho, đóng gói tùy chỉnh và các giải pháp đóng gói khác, từ đó giúp rút ngắn thời gian hoàn thiện đơn hàng, tối ưu thời gian vận chuyển và phân phối.
Cung cấp dữ liệu tức thời và chính xác với Acumatica
Acumatica cung cấp các báo giá nhanh chóng, chính xác với quyền truy cập tức thời vào giá cả và dịch vụ của nhà cung cấp, cũng như kết nối với các công cụ phân tích dữ liệu thông minh như Microsoft Power BI. Điều này giúp Korpack cung cấp cho khách hàng báo giá ngay lập tức. Madison giải thích rằng: “Chúng tôi biết giá của 10 nhà cung cấp khác nhau cho cùng một sản phẩm và so sánh giá dễ dàng để đáp ứng các yêu cầu ưu tiên của khách hàng. Ví dụ, nếu khách hàng quan tâm đến chi phí nhưng không lo lắng về thời gian giao hàng, chúng tôi có thể cung cấp báo giá phù hợp với những nhu cầu đó. Hoặc, nếu khách hàng cần bao bì gấp, chúng tôi sẽ đề xuất nhà cung cấp đắt tiền hơn và giao hàng nhanh nhất nếu cần”.
Korpack hợp tác với hơn 300 nhà cung cấp và đối tác ở nhiều khu vực khác nhau. Mạng lưới nhà cung cấp và nhân viên của Korpack là xương sống của tổ chức. Triển khai Acumatica giúp kết nối thông tin của mạng lưới nhà cung ứng liền mạch và truy xuất thông tin cần thiết nhanh chóng chỉ với vài thao tác trên hệ thống ERP.
Tất cả nhân viên của công ty đều sử dụng Acumatica, từ bộ phận tài chính, kho đến nhóm bán hàng ngoài thị trường đến tài xế giao hàng.
Tích hợp liền mạch với các công cụ của bên thứ ba
Vào năm 2017, một khách hàng bán lẻ của Korpack đã thêm EDI làm yêu cầu giao dịch mới. Đây được xem là yêu cầu mở ra sáng kiến và cơ hội mới để giúp Korpack có thể tăng khối lượng đơn hàng với nhà bán lẻ này và đạt được hiệu quả chuỗi cung ứng cao hơn thông qua tự động hóa. Công ty đã chọn SPS Commerce Fulfillment, một giải pháp EDI do Acumatica đề xuất. Sau khi tích hợp liền mạch vào hệ thống Acumatica, Korpack đã tuân thủ 100% EDI với các yêu cầu giao dịch của khách hàng. Đồng thời, công ty cũng đang xem xét thêm các nhà cung cấp và đối tác logistics khác vào chương trình EDI của mình.
Công ty đang trong quá trình tích hợp thêm FusionWMS để quản lý hàng tồn kho, trong đó kết hợp hình thức quản lý kho bằng mã vạch/bar code để thuận tiện trong quá trình xuất – nhập kho, kiểm kê và theo dõi tồn kho.
Ngoài ra, Acumatica còn tích hợp nhiều tính năng tự động hóa như tự động hóa nhiều tác vụ tài chính, từ gửi email thông báo phải thu đến theo dõi báo giá để thu thập thông tin liên quan đến báo giá của khách hàng. Madison cho biết: “Acumatica giúp chúng tôi thu thập dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt. Đồng thời, Acumatica có thể tùy chỉnh rất nhiều để đáp ứng nhu cầu của chúng tôi”. Acumatica đã giúp tự động hóa các công việc thủ công như nhập liệu, từ đó tiết thời gian và nhân sự cũng như hạn chế lỗi sai sót dữ liệu.
Acumatica mở đường cho sự phát triển mạnh mẽ trên toàn quốc
Mục tiêu cuối cùng của Korpack là phát triển từ một công ty khu vực thành một công ty quốc gia, Madison cho biết: “Doanh thu của công ty đã tăng 100% vào năm 2016 và dự kiến doanh số sẽ tăng 30% trong năm 2017 và 2018. Khi chúng tôi hoàn toàn nắm vững nền tảng và quy trình, tích hợp phần mềm bổ sung, chúng tôi sẽ bắt đầu xem xét các vụ sáp nhập và mua lại để mở rộng địa điểm và chi nhánh của mình. Và cuối cùng phát triển để tăng sự nhận diện trên toàn quốc.”
Acumatica có chức năng tích hợp cho phép Korpack quản lý nhiều kho hàng trên toàn quốc và với có các công cụ tích hợp quản lý VAT (thuế bán hàng) của đối tác như Avalara cho phép Korpack mở rộng quy mô ra quốc tế. Tuy nhiên, sự tăng trưởng đó sẽ là vấn đề được giải quyết trong khung thời gian dài hơn.
English
