Ryan Low, Giám đốc tài chính của Smartnumbers, cho biết kết quả là các hệ thống bị ngắt kết nối khiến hoạt động trở nên kém hơn mong muốn.
“Chúng tôi có một hệ thống kế toán, hệ thống báo cáo ngoại vi, CRM, đó là Salesforce. Các ứng dụng riêng biệt cho từng yêu cầu: chi phí, đơn đặt hàng, quản lý tài sản và hai hệ thống thanh toán. Khả năng hiển thị trên toàn doanh nghiệp rất khó khăn. Chỉ một số người nhất định có quyền truy cập vào dữ liệu. Vì vậy, báo cáo của họ xuất được nhưng không kịp thời, vì nó chỉ được thực hiện mỗi tháng một lần hoặc trên cơ sở đột xuất khi có người yêu cầu”.
Nhân viên đã dành nhiều thời gian để thực hiện các quy trình thủ công, chẳng hạn như di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống. Các ứng dụng được ghép lại với nhau thiếu sự linh hoạt, khá cứng nhắc và khó thích ứng với các công nghệ mới. Kết quả là họ không thể linh hoạt để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Nhân viên không thể dễ dàng truy cập, chia sẻ hoặc phân tích dữ liệu vì họ thiếu báo cáo theo thời gian thực và chỉ có thể nhận dữ liệu hoạt động vài tháng sau khi hoạt động diễn ra.
Các giám đốc điều hành của Smartnumbers biết rằng họ cần một giải pháp kinh doanh tốt hơn và khả năng phục hồi cao hơn để phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả về chi phí. Công ty muốn có một nền tảng dựa trên Đám mây đích thực, dễ sử dụng, đáp ứng được số lượng người dùng ngày càng tăng với chi phí phải chăng. Smartnumbers cần một nền tảng có tính linh hoạt để mở rộng quy mô giải pháp bằng cách kết hợp gói tài chính với CRM, báo cáo tích hợp, yêu cầu chi phí và thanh toán. “Khi chúng tôi lần đầu tiên bắt đầu tìm kiếm một nền tảng thay thế, chúng tôi đã xem xét tất cả các giải pháp thay thế chính. Chúng tôi đã xem xét SAP Business One, Oracle NetSuite và Sage, đồng thời thử nghiệm SAP B1 và Acumatica Cloud ERP,” Low nói.
Dễ sử dụng, giá phải chăng và trực quan là những yếu tố đặc biệt để doanh nghiệp quyết định chọn Acumatica Cloud ERP.
Chris Drake, Giám đốc Công nghệ kiêm Giám đốc Điều hành của Smartnumbers cho biết: “Yếu tố trải nghiệm của người dùng cực kỳ quan trọng đối với chúng tôi, đặc biệt với những ERP có tiếng xấu là khó sử dụng. Chúng tôi không muốn tốn nhiều thời gian và tiền bạc để triển khai một hệ thống quá khó sử dụng”.
Acumatica là ERP trực quan và có thể cấu hình nhất mà họ đã cân nhắc. “Chúng tôi biết rằng chúng tôi có thể điều chỉnh phần mềm theo nhu cầu của người dùng trên mọi phương diện và bằng tiền mặt để mua. ERP này cho thấy rất nhiều tiềm năng”
Thứ hai, mô hình cấp phép độc đáo của Acumatica cung cấp số lượng ngư ời dùng không giới hạn có giá rất phải chăng.
“Chúng tôi đã bổ sung thêm rất nhiều nhân viên trong những năm qua, tăng từ 60 nhân viên lên khoảng 100 nhân viên và sẽ tiếp tục tăng lên. Chúng tôi muốn một mô hình sẽ phát triển cùng với chúng tôi để chúng tôi có thể nhận được nhiều giá trị nhất từ nó” Drake nói.
Smartnumbers cũng thích kiến trúc mở và các API mở của Acumatica.
Drake nói: “Chúng tôi không muốn bị ràng buộc vào một hệ thống khó lấy dữ liệu hoặc khó tích hợp với các nền tảng khác mà chúng tôi có. “Acumatica Cloud ERP giúp dễ dàng truy cập dữ liệu bằng API, nhập và xuất cực kỳ dễ dàng và trong khi nó xử lý 95% yêu cầu ngay lập tức, linh hoạt và thích ứng để cá nhân hóa theo chính xác cách chúng tôi muốn nó hoạt động. Chúng tôi rất ấn tượng với khía cạnh đó của Acumatica.”
Nền tảng ERP kết nối với nền tảng Saas của Smartnumbers và các ứng dụng khác
Acumatica là nền tảng SaaS dựa trên đám mây thực sự cho phép nhân viên tập trung vào việc cung cấp giá trị cho khách hàng. Drake nói: “Là một người làm công nghệ, tôi đánh giá cao việc Acumatica được xây dựng bằng công nghệ gốc trên web. Trong khi với các nhà cung cấp khác mà chúng tôi đã xem xét, như có một loại mô hình đám mây giả dựa trên các phiên từ xa hoặc rõ ràng là họ đã lấy thứ gì đó và cấy nó vào đám mây. Và đó là lúc Acumatica giành chiến thắng khá thuyết phục.”
Đối tác công nghệ Tascoli của Smartnumbers, do James Morgan dẫn đầu, đã triển khai Acumatica Cloud ERP trong khoảng 12 tuần. Họ áp dụng cách tiếp cận theo mô-đun, triển khai các giải pháp tài chính tiên tiến, CRM của Acumatica với tính năng đồng bộ hóa Salesforce và quản lý hợp đồng.
Drake nói: “Phần lớn thời gian đó tôi đã cố gắng sắp xếp dữ liệu từ các hệ thống cũ đã tồn tại từ trước. Chúng tôi đã có trải nghiệm tuyệt vời khi làm việc với Tascoli và Acumatica”
Acumatica đã vượt quá mong đợi của chúng tôi”, Drake nói. “Một số kết quả chúng tôi đạt được có phần đáng xấu hổ vì nó có thời gian thực hiện hiệu quả lên tới 90% đối với một số quy trình chúng tôi đang thực hiện”.
Acumatica đã thay thế 12 hệ thống độc lập, Smartnumbers đã giảm chi tiêu cho công nghệ xuống 80%. “Việc loại bỏ sự lãng phí chi phí quản lý đã cho phép mọi người của chúng tôi làm việc trên các hoạt động chiến lược có giá trị hơn, điều này rất quan trọng”, Drake nói.
Công ty cũng đã có một số lợi ích không thể đo lường được. “Acumatica giống như sợi chỉ vàng chạy qua doanh nghiệp của chúng tôi và cũng hỗ trợ chúng tôi về mặt văn hóa. Sự hỗ trợ sau khi triển khai mà chúng tôi nhận được từ cả hai đối tác của mình tại Vương quốc Anh, Tascoli và Acumatica là không gì sánh bằng. Họ khiến chúng tôi cảm thấy như mình là khách hàng số một của họ. Vì vậy, chúng tôi rất ấn tượng”, Drake nói.
Giảm thời gian đóng sổ cuối tháng từ 10 ngày xuống còn 01 ngày
Smartnumbers hiện có thể xem được tất cả dữ liệu của mình. Bất kỳ ai cũng có thể truy cập nhanh chóng vào những gì họ cần. Một trong những lợi ích lớn nhất là có thể có được sự linh hoạt tích hợp và tiết kiệm thời gian vào cuối tháng. Low nói: “Báo cáo ngay lập tức mang lại lợi ích đáng kể. Mặc dù vai trò của tôi đã thay đổi, nhưng nó đã tiết kiệm được khoảng 75% thời gian vào thời điểm cuối tháng, từ 10 ngày xuống còn 01 ngày”.
Công ty không còn phải giải quyết các vấn đề về công nghệ, chẳng hạn như chờ một người đang sử dụng hệ thống phải hoàn thành trước khi chạy ứng dụng khác nữa. Bên cạnh đó, giải pháp còn có chức năng phân tích thời gian thực để đưa ra quyết định chiến lược.
“Phần báo cáo rất lớn và thực sự phù hợp với văn hóa kinh doanh của chúng tôi là hợp tác và cùng nhau làm việc để tạo ra giá trị cho khách hàng”, Drake nói. “Mọi người đều có thể xem cùng một số liệu và cùng nhau truy cập thông tin theo thời gian thực. Tất cả đều nằm trong một bộ mô-đun đầy đủ và giống như có một sợi chỉ vàng chạy từ cơ hội bán hàng đến hóa đơn của khách hàng rồi đến việc được thanh toán đúng hạn. Chúng tôi có thể phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi, cách chúng tôi bán, cách chúng tôi định giá và chúng tôi có thể điều chỉnh ứng dụng và duy trì mức hiệu quả cao bất chấp môi trường thay đổi.”
Dễ sử dụng
Trước đây, Smart number có nhiều hệ thống với giao diện rất khác nhau, cồng kềnh và không trực quan. Một người mới vào nghề thấy rất khó học. Hơn thế, mô-đun tài chính thì hoạt động theo cách cũ.
“Với Acumatica, mọi thứ đều trông và cảm giác giống nhau, quen thuộc trên tất cả các mô-đun và việc tích hợp rất đơn giản. Chúng tôi có thể tùy chỉnh chế độ xem để nhân viên có thể thấy những gì họ cần thấy. Chúng tôi đã tinh giản và cá nhân hóa các màn hình khác mà nhân viên chỉ cần truy cập một phần nhỏ.”
Có rất ít câu hỏi và sự thất vọng, và mọi người đều khá hào hứng về cách họ sẽ sử dụng giải pháp. Khả năng đính kèm tệp PDF hoặc hình ảnh được người dùng tại doanh nghiệp này đánh giá rất cao. Mọi thứ đều có sẵn trong Acumatica, đó là một phần mềm có quá nhiều lợi ích, rất trực quan và dễ sử dụng
Nhân viên hiện tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng thay vì thực hiện các nhiệm vụ hành chính thủ công và điều hướng một hệ thống không kết nối.
“Chúng tôi muốn mọi thứ được sắp xếp hợp lý và hoạt động hiệu quả, và điều đó chỉ hiệu quả nếu mọi thứ đơn giản và dễ dàng. Tính linh hoạt của Acumatica giúp chúng tôi có thể cung cấp những gì họ cần hơn thế nữa”, Drake nói. “Acumatica làm cho nhóm của chúng tôi vui vẻ vì họ có thể làm công việc của mình hiệu quả hơn, nhanh hơn và dễ dàng hơn, đồng thời giảm thời gian dành cho công tác hành chính. Điều này cho phép họ tập trung vào những việc họ thích hơn, tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng của chúng tôi”.
Góc nhìn quản lý khách hàng 360 độ
Vì CRM là một phần của nền tảng liền mạch được liên kết với tài chính, nên nhóm bán hàng có thể xem chế độ xem 360 độ về hoạt động của khách hàng, bao gồm toàn bộ lịch sử khách hàng, chẳng hạn như các sản phẩm đang sử dụng, các vấn đề hoặc yêu cầu thanh toán, lịch sử thanh toán và các dịch vụ mà khách hàng có thể đang quan tâm. Nhóm bán hàng hiện nhận được thông tin họ cần để thực hiện các hoạt động bán thêm, bán chéo và gia hạn hiệu quả hơn.
Theo quan điểm của bộ phận Tài chính, CRM cho phép Tài chính nhìn thấy cơ hội được tạo ra trong hệ thống, tiến triển đến giai đoạn cơ hội được chốt là đã thắng và nhìn thấy khi nó tiến triển thành đơn đặt hàng bán hàng và chuyển sang giai đoạn hợp đồng và thanh toán”, Low cho biết. “Chúng tôi có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng liền mạch và không mất ba hoặc bốn ngày để cung cấp thông tin. Việc cung cấp dữ liệu ngay lập tức nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của chúng tôi”.
Mở rộng quy mô quốc tế
Với Acumatica là nền tảng, Smartnumbers bắt đầu cung cấp nền tảng SaaS của mình cho các công ty và tổng đài bên ngoài Vương quốc Anh. Smart number vừa mới ra mắt sản phẩm tại Bắc Mỹ và Châu Á. Với khả năng xử lý nhiều loại tiền tệ và đối tượng thuê, Acumatica cho phép doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận khách hàng mới trên toàn cầu.
Nền tảng hoạt động kinh doanh cung cấp dữ liệu thời gian thực và sự nhanh nhẹn mà nhóm cần để đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng. Acumatica là một công cụ hữu hiệu để cạnh tranh thay vì là một trở ngại như hệ thống cũ.
“Xét về mặt công nghệ và hoạt động, Acumatica đáp ứng mọi yêu cầu”, Drake cho biết. “Nó hấp dẫn người dùng, có khả năng mở rộng, linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của bạn và phát triển cùng bạn với tư cách là một doanh nghiệp. Acumatica đã giúp chúng tôi mở rộng và phát triển sang các thị trường mới có tác động tích cực đến doanh nghiệp của chúng tôi”.
English
