ProPharma Distribution là công ty đến từ Mỹ, hoạt động trong lĩnh vực phân phối thuốc cho các phòng khám, cơ sở y tế cấp cứu, phẩu thuật,… Công ty phải chịu áp lực vì đáp ứng các biện pháp xử lý đơn hàng phức tạp và các yêu cầu theo dõi thuốc từ nhà sản xuất đến tay khách hàng, cũng như tuân thủ quy định của chính phủ.
Thử thách
Tốn chi phí để duy trì hoạt động và nâng cấp phần mềm cũ phức tạp
Khi Propharma ngày càng lớn mạnh và phát triển, các phần mềm cũ hoạt động riêng lẻ không liên kết với nhau và không thể đáp ứng nhu cầu công ty, đồng thời việc bảo trì phần mềm cũ cũng quá phức tạp. Hơn nữa, công ty phải yêu cầu thêm lao động để quản lý thủ công và làm gia tăng chi phí lao động.
Quản lý thông tin dữ liệu không nhất quán để xử lý đơn hàng
Công ty phải đau đầu trong việc xử lý đơn đặt hàng bởi không có được luồng giao dịch kinh doanh nhất quán vì thông tin nằm rải rác ở các ứng dụng khác nhau và không theo thời gian thực.
Khó khăn trong quản lý chuỗi cung ứng và tuân thủ tiêu chuẩn của ngành
ProPharma cũng cần theo dõi mọi loại thuốc từ nhà sản xuất và chuỗi cung ứng đến ProPharma, sau đó theo dõi quá trình phân phối đến khách hàng. Quá trình này phải theo dõi và quản lý chặt chẽ theo yêu cầu của FDA để đảm bảo chất lượng thuốc và truy xuất nguồn gốc kịp thời. Công ty cần quản lý được các tài liệu theo thứ tự thời gian về việc kiểm tra, kiểm nghiệm, chuyển giao, phân tích và xử lý các loại thuốc dược vật lý.
Quản lý và nhập liệu thủ công mã định danh sản phẩm
Mỗi sản phẩm sẽ được gắn một mã định danh gồm 20 chữ số và mỗi lần xuất kho thường xuất từ 10 đến 20 loại thuốc. Khi thuốc được lấy từ kho sẽ có người nhập số vào hóa đơn theo cách thủ công và dễ dẫn đến nhập liệu sai sót.
Ngay sau khi ProPharma bắt đầu triển khai Acumatica, hệ thống quản lý cũ đã bị sập. Snyder nói. “Chúng tôi đã làm tốt công việc duy trì hoạt động cho đến thời điểm đó. Toàn bộ hệ thống đã bắt đầu sụp đổ, nhưng chúng tôi vẫn tiếp tục duy trì cho đến khi tìm được hệ thống mới.”
Sự cố tăng điện áp đã phá hủy hai ổ đĩa, điều này cực kỳ hiếm khi xảy ra vì nó đã gây ra sự cố thủng và dữ liệu bị hư hỏng. Ngay sau đó, dữ liệu bị hỏng đã được sao chép trên tất cả các ổ đĩa và công ty đã phải buộc đóng cửa hoàn toàn. “Tôi đã dành ba tuần làm việc ngày đêm tại văn phòng và liên tục gọi điện cho Citrix, Microsoft và Dell để khôi phục dữ liệu và đưa máy chủ trở lại hoạt động ở mức tối thiểu”, Snyder nói.
Cuối cùng, Snyder và nhóm của ông đã phải tạo lại hai tháng mục nhập từ giấy tờ, tiêu chuẩn của ngành khi nói đến khả năng truy xuất nguồn gốc và tuân thủ liên quan đến thuốc. “Nhưng mọi thứ không bao giờ giống như vậy nữa”, ông nói.
Mynatt cho biết: “Chúng tôi đã lên lịch triển khai Acumatica. Acumatica đáp ứng được các yêu cầu về quản lý dữ liệu tập trung, đảm bảo truy xuất thông tin tức thời để tuân thủ truy xuất nguồn gốc sản cũng như nhiều tính năng khác liên quan đến xử lý đơn đặt hàng, quản lý tồn kho, danh mục sản phẩm và phân phối”.
Tăng trưởng vượt bậc trong kinh doanh
Quản lý toàn diện doanh nghiệp trên một hệ thống Acumatica Cloud ERP duy nhất và an toàn nên Ban lãnh đạo ProPharma có thể yên tâm tập trung vào phát triển doanh nghiệp thay vì phải luôn lo lắng về việc máy chủ ngừng hoạt động của hệ thống cũ trước đây hoặc các giao dịch có được đặt trước và hoàn tất mà không gặp lỗi hay không.
Charles Snyder, Giám đốc CNTT nói: “Chúng tôi hoạt động trong một môi trường có nhịp độ rất nhanh, nơi mà giá cả có thể thay đổi hàng giờ. Acumatica đã cung cấp một môi trường nhất quán, luôn hoạt động không ngừng, điều này giúp chúng tôi có khả năng tập trung vào công việc kinh doanh. Giờ đây, chúng tôi có một môi trường làm việc năng động và một cơ sở dữ liệu có thể truy cập từ mọi nơi.”
Đơn giản hóa quy trình quản lý
Acumatica tích hợp cả CRM và ERP đã loại bỏ các quy trình quản lý phức tạp và hạn chế tích hợp cồng kềnh thêm các phần mềm quản lý riêng lẻ khác (như phần mềm kế toán, kho,…) so với khi dùng phần mềm của đối tác trước.
Cấp phép người dùng không giới hạn, truy cập mọi lúc mọi nơi
Khả năng truy cập di động của Acumatica cho phép nhân viên bán hàng từ xa có thể đăng nhập hệ thống để làm việc từ xa từ các thiết bị có kết nối internet đơn giản. Người dùng không phải giới hạn việc sử dụng hoặc đăng xuất khi có người khác truy cập hệ thống.
“Công ty có thể mở rộng quy mô người dùng mà không phải thay đổi bất cứ điều gì với Acumatica Chúng tôi hiện chỉ có dưới 40 người nhưng chúng tôi đang cần bổ sung thêm 01 đến 02 nhân viên bán hàng mỗi tháng.” Snyder nói.
Không phát sinh thêm chi phí
ProPharma không phải lo lắng về chi phí của mỗi người dùng mới, nhờ vào mô hình cấp phép người dùng không giới hạn của Acumatica. Snyder cho biết: “Mô hình cấp phép người dùng không giới hạn và nền tảng ERP trên đám mây đã tiết kiệm cho công ty 120.000 đô la hàng năm, điều này đã giúp làm giảm chi phí cho phần cứng, nhân viên CNTT hỗ trợ và chi phí cấp phép ít hơn.”
Tùy chỉnh hệ thống linh hoạt đáp ứng tiêu chuẩn của FDA với nền tảng Acumatica Cloud xRP
Lợi ích lớn nhất khi ứng dụng Acumatica của ProPharma là công ty có thể theo dõi và quản lý truy xuất nguồn gốc của thuốc và đảm bảo đạt theo tuẩn chuẩn FDA trên nền tảng kỹ thuật số. Công ty dễ dàng quản lý xuất – nhập kho hàng hóa với khả năng tự động hóa của hệ thống mà không còn cần quản lý thủ công nữa.
Nền tảng Cloud xRP của Acumatica và tính linh hoạt của phần mềm cho phép tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
English
