Thử thách
Design Studio là xưởng thiết kế và sản xuất quần áo phụ nữ nhiều loại như: áo cánh, đầm, váy, quần dài và áo khoác ngoài,… Quy mô sản xuất của Design Studio liên tục mở rộng trong nhiều năm liền. Năm 2008, công ty đi vào sản xuất với hơn 750 nhân công. Sau đó công ty tiếp tục mở rộng thêm quy mô với 05 chi nhánh và đội ngũ nhân viên lên đến hơn 3.200 lao động. Công suất sản xuất của toàn công ty đạt hơn 7 triệu sản phẩm/năm.
Vấn đề trong sử dụng và nâng cấp phần mềm cũ
Khi Covid bùng nổ, nhu cầu của khách hàng giảm đã cho phép Design Studio có thời gian để nâng cấp các phần mềm nhân sự riêng lẻ và thay thế hệ thống ERP do công ty tự thiết kế. Nhưng không thể nâng cấp hệ thống và cản trở hoạt động với các chức năng sản xuất, tài chỉnh, kiểm kê và báo cáo bị ngắt kết nối. Yêu cầu nhiều bước để thực hiện ngay cả những nhiệm vụ đơn giản nhất.
“Ở góc độ CNTT, hệ thống trước đây có khá nhiều điểm hạn chế vì khó bảo trì. Hơn nữa, có nhiều lo ngại về bảo mật liên quan đến sản phẩm cũ”. Harini Perera, Trưởng phòng CNTT & Phân tích Kinh doanh cho biết.
Nhiều sai sót dữ liệu và tạo báo cáo khó khăn
Design Studio gặp khó khăn trong theo dõi và quản lý thông tin. Do không có hệ thống theo dõi chính xác thông tin từ các đơn đặt hàng, tồn kho và sản xuất. Chủ yếu là giao tiếp qua email, cùng với việc nhập xuất dữ liệu thủ công còn gây chậm trễ thông tin và nhiều sai sót.
Devin Samayamanthri, Giám đốc nhân sự Design Studio nói: “Hệ thống trước đây không có báo cáo hàng tồn kho hoặc quy trình kiểm kê phù hợp. Mỗi báo cáo được tạo thủ công và gây ra rất nhiều lỗi sai sót. Doanh nghiệp không thể theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, đặc biệt là khi tính đến lịch trình sản xuất, đơn đặt hàng và hàng hóa được vận chuyển. Chúng tôi gặp vấn đề trong quy trình sản xuất làm chậm vòng đời sản xuất và thiếu một giải pháp báo cáo tốt để đưa ra các quyết định quan trọng.”
Tăng chi phí thuê nhân sự
Khi việc kinh doanh tiếp tục mở rộng và khối lượng giao dịch tăng lên, thông tin trở dần khó quản lý hơn nên phải liên tục tuyển dụng thêm nhiều nhân viên. Do đó chi phí lao động cũng tăng lên đáng kể. Devin, Giám đốc nhân sự Design Studio nói: “Đôi khi phải mất một tuần hoặc vài ngày để cập nhật tài chính, hóa đơn bị trễ và các chuyến hàng bị trì hoãn khiến công việc trở nên khó khăn.”
Nhu cầu về giải pháp sản xuất mạnh mẽ
Xu hướng thời trang của ngành may mặc ngày càng phát triển và không ngừng thay đổi. Để trở thành một nhà sản xuất hiện đại và dẫn đầu ngành, Design Studio cần một giải pháp quản lý doanh nghiệp SaaS tích hợp, mạnh mẽ để kết nối các hệ thống riêng lẻ và quy trình kinh doanh khác nhau.
Design Studio đã xem xét Microsoft Dynamics, SAP và Oracle NetSuite. Và cuối cùng chọn Acumatica vì phù hợp với nhu cầu của công ty, một nền tảng tích hợp duy nhất và MÔ HÌNH ĐỊNH GIÁ NGƯỜI DÙNG KHÔNG GIỚI HẠN. Mô hình định giá của Acumatica cho phép công ty tiếp tục mở rộng nhanh chóng mà không phải đau đầu với chi phí công nghệ ngày càng tăng.
Lý do Design Studio chọn Acumatica bao gồm:
- Acumatica là một giải pháp được quản lý hoàn toàn với nhiều cấp độ hỗ trợ.
- Acumatica cho phép tích hợp và kết nối các phần mềm khác trong hệ sinh thái của Microsoft.
- Phần mềm trên đám mây linh hoạt với khả năng truy cập tức thời, hỗ trợ làm việc từ xa.
- Acumatica’s Open University cung cấp tài liệu đào tạo miễn phí và được cập nhật liên tục giúp cho nhân viên dễ dàng tìm hiểu và học tập để sử dụng tốt hệ thống ERP.
- Mô hình định giá số lượng người dùng không giới hạn nên rất lý tưởng cho các doanh nghiệp cỡ trung bình vì mô hình này tính phí dựa trên khối lượng giao dịch thay vì giấy phép người dùng có tên hoặc vĩnh viễn.
- Không giống như các ứng dụng ERP khác hiện có, Acumatica siêu trực quan và lấy người dùng làm trung tâm, khách hàng không cần một nhóm chuyên gia ERP nội bộ khổng lồ để hoàn thành công việc.
Cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu realtime
Design Studio đã tăng đáng kể khả năng hiển thị và truy cập dữ liệu, cải thiện mọi khía cạnh của hàng tồn kho và sản xuất. Devin cho biết: “Với Acumatica, chúng tôi có thể theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực để biết vị trí của từng mặt hàng. Số lượng hàng tồn kho và chi phí chính xác, chúng tôi có thể biết nguyên vật liệu được phân bổ như thế nào cho các đơn đặt hàng và kiểu dáng cũng như vị trí của nó trong quy trình. Quản lý đơn hàng đã vận chuyển.”
Truy cập dữ liệu tức thời, cải thiện hiệu quả quản lý sản xuất và tồn kho
Với Acumatica, Design Studio có thể truy cập dữ liệu tức thời, cải thiện hiệu quả việc quản lý sản xuất và tồn kho.
- Đơn đặt hàng: Tiếp nhận đơn hàng và cập nhật thông tin thay đổi của khách hàng. Thông báo cho khách hàng biết tình trạng đơn hàng.
- Tồn kho: Nắm chính xác thông tin về số lượng tồn kho, chủng loại, vị trí từng mặt hàng…
- Sản xuất: Ghi nhận thông tin đơn hàng và các thay đổi khác biệt (chất liệu, kiểu dáng…) của từng đơn để sản xuất đúng theo yêu cầu khách hàng. Phân bổ nguyên vật liệu hợp lý, theo dõi và cập nhật tiến độ sản xuất. Kiểm soát chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm.
Dữ liệu được kết nối trong một nền tảng duy nhất
Acumatica giúp loại bỏ thao tác xử lý dữ liệu Excel và hợp nhất dữ liệu ngay lập tức từ tất cả 05 địa điểm sản xuất và của các bộ phận. Điều này đã rút ngắn thời gian thực hiện báo cáo phải mất nhiều ngày và giảm bớt gánh nặng cho nhân viên tài chính khi phải lập báo cáo và cải thiện việc quản lý tài liệu báo cáo thay vì phải gửi qua mail.
Bảng điều khiển của Acumatica giúp các ban lãnh đạo có đầy đủ thông tin và dữ liệu để ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn. Các báo cáo theo thời gian thực giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt nhanh hơn.
Quy trình được tự động hoá
Các quy trình hoạt động của Design Studio được sắp xếp hợp lý đã loại bỏ các công việc thủ công, trùng lập. Từ đó gia tăng hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí tuyển dụng thêm nhân viên nhập liệu. “Với quy trình làm việc tích hợp trong Acumatica, chúng tôi có thể chuyển tất cả các cách từ ghi chú nhận hàng (GRN) vào hóa đơn tài chính và thanh toán; mọi thứ đều được kết nối. Bằng cách đó, rất nhiều công việc lặp đi lặp lại đã được giảm thiểu”, Devin nói.
Quyền truy cập không giới hạn người dùng
Tất cả nhân sự của Design Studio đều có thể truy cập vào dữ liệu nếu được trao quyền mà không phải phát sinh thêm chi phí user. Vì Acumatica tính phí cho các tài nguyên được sử dụng chứ không phải phí cấp phép cho người dùng.
Linh hoạt kết nối bằng các thiết bị di động
Nhân viên của công ty có thể sử dụng smartphone hay máy tính bảng để truy cập vào Acumatica và làm việc từ xa.
“Acumatica cung cấp nền tảng cho sự phát triển trong tương lai. Acumatica là một nền tảng với các API mở và là nền tảng SaaS đáng tin cậy. Và nó rất có lợi cho hoạt động kinh doanh sản xuất hàng may mặc. Chúng tôi sẽ giới thiệu Acumatica cho bất kỳ ai muốn có giải pháp tương tự trong lĩnh vực sản xuất. Giống như thời trang, lợi ích mà Acumatica sẽ mang lại cho chúng ta trong tương lai là vô tận.”
– Harini Perera, Trưởng phòng Phân tích CNTT & Kinh doanh
English
