7 lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP được xem là giải pháp phần mềm hiện đại, từ lâu đã được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn để quản lý toàn diện doanh nghiệp. Những lợi ích mà ERP đem là không thể bàn cải và những lợi ích đó là gì. Cùng theo dõi bài viết bên dưới để hiểu rõ 7 lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp. 

Hệ thống ERP gia tăng năng suất lao động

Yêu cầu về gia tăng năng suất lao động của chủ doanh nghiệp khi ứng dụng công nghệ mới vào công ty là một điều ưu tiên hàng đầu. Và hệ thống ERP sẽ đáp ứng được yêu cầu này:

Tích hợp mọi quy trình công việc trong một hệ thống ERP

Trước đây các phòng ban trong doanh nghiệp thường sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ không có tính liên kết cao, dữ liệu dễ bị trùng lặp làm tốn nhiều thời gian và công sức để kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các bộ phận. Với tính năng tích hợp của mình, phần mềm ERP cho phép tích hợp các phần mềm riêng lẻ và quản lý tất cả các quy trình hoạt động của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất.

Nhân sự các phòng ban từ sản xuất, nhân sự, tài chính kế toán, kinh doanh, mua hàng, bán hàng đến quản lý kho khi được phân quyền đều có thể truy cập và xử lý thông tin trên hệ thống. 

Tự động hóa các nhiệm vụ và giảm thiểu công việc thủ công

Những công việc thủ công tẻ nhạt và lặp đi lặp lại tốn nhiều thời gian sẽ được ERP xử lý bằng cách tự động hóa các quy trình công việc này. Nhờ đó gia tăng tính nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả trong xử lý các hoạt động hằng ngày. Đồng thời nhà quản lý có thể phân bổ nhân sự tập trung vào những công việc quan trọng hơn cần giải quyết để tạo thêm nhiều giá trị cho tổ chức và giảm thiểu những lỗi thủ công làm sai sót dữ liệu. Một số quy trình ERP cung cấp khả năng tự động hóa như: xử lý đơn đặt hàng, hoá đơn, xử lý thanh toán, tạo lệnh sản xuất, quy trình kế toán, phân tích tài chính, dự báo, báo cáo, v.v.

Công cụ phân tích dữ liệu cải thiện quá trình đưa ra quyết định

Phần mềm ERP sẽ loại bỏ tình trạng dữ liệu bị phân mảnh khiến nhà quản lý hay ban lãnh đạo không thể ra quyết định kịp thời và không tận dụng tốt cơ hội kinh doanh trên thị trường. Với ERP, nhà lãnh đạo sẽ có đầy đủ dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và các báo cáo phân tích tổng quan mọi hoạt động của công ty để đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác.

Hệ thống ERP giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP có khả năng phân bổ nguồn lực doanh nghiệp hợp lý, cơ cấu lại quy trình làm việc giúp loại những công việc không mang lại giá trị, tự động hóa công việc thủ công mất nhiều thời gian. Từ đó doanh nghiệp tối ưu hóa nhiều khoản chi phí.

Theo dõi và quản lý hiệu quả tài nguyên của doanh nghiệp 

Hệ thống ERP có thể quản lý và phân bổ nguồn tài nguyên doanh nghiệp hiệu quả. Nhân sự tại các phòng ban trong tổ chức sẽ được phân chia nhiệm vụ cụ thể kèm theo đánh giá năng lực và hiệu suất làm việc để nhà quản lý có thể lập kế hoạch điều chỉnh nhân sự phù hợp. Đồng thời phân bổ tài nguyên khác như thiết bị/nguyên vật liệu hợp lý để tận dụng tối đa nguồn lực cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Điều chỉnh kế hoạch và sản xuất thời gian xuyên suốt 

Với phần mềm ERP, quá trình hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp được theo dõi xuyên suốt, giúp cung cấp dữ liệu tức thời của các quy trình sản xuất theo thời gian thực. Từ đó, công ty có thể đưa ra lệnh cấp phát nguyên vật liệu cung ứng kịp thời và lập kế hoạch mua hàng phù hợp, giúp hạn chế lãng phí, hao hụt và thất thoát nguyên vật liệu hay tốn thêm chi phí tồn kho không cần thiết và có kế hoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu của thị trường.

Giảm chi phí hoạt động

ERP cung cấp khả năng tự động hoá các quy trình hoạt động, chuẩn hóa quy trình vận hành và phân bổ công việc hợp lý. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm bớt những công việc thủ công, giảm chi phí quản lý và gia tăng hiệu quả công việc của các phòng ban.

Lợi ích của hệ thống ERP: Nâng cao chất lượng sản phẩm

Đối với doanh nghiệp sản xuất việc kiểm tra, giám sát và đánh giá thành phẩm để đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt chuẩn là điều luôn được chú trọng hàng đầu. Hệ thống ERP sẽ giúp quản lý chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt và hiệu quả. Doanh nghiệp không ngừng nâng cao chất lượng thành phẩm. 

  • ERP sẽ hỗ trợ ghi nhận, cập nhật nhiều thông tin liên quan đến hàng hóa trong chuỗi cung ứng như: số lượng, chủng loại, lô/date, điều kiện bảo quản,… Doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm phù hợp. Đồng thời đảm bảo quá trình bảo quản và lưu kho hàng hóa không làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
  • Hệ thống ERP có khả năng quản lý, theo dõi hoạt động và lập kế hoạch bảo trì các máy móc, trang thiết bị phục vụ cho các quy trình sản xuất. Đảm bảo máy vận hành trơn tru, quá trình sản xuất không bị gián đoạn và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
  • ERP giúp ghi nhận thông tin trong quá trình kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm. Lưu trữ tài liệu, công thức sản xuất sản phẩm trong một hệ thống duy nhất. Và ERP hỗ trợ truy xuất nguồn gốc sản phẩm dễ dàng khi có vấn đề phát sinh.

Lợi ích của hệ thống ERP: Chuẩn xác trong quá trình vận chuyển – Logistics

Hệ thống ERP có thể lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin trong mọi hoạt động bao gồm cả quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm. Dựa vào các yếu tố như năng lực sản xuất của máy móc, thiết bị và con người, khả năng cung cấp nguyên liệu đầu vào của nhà cung ứng, nhu cầu của thị trường và khả năng vận chuyển,… Doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối sản phẩm ứng với từng địa điểm giao hàng về thời gian, yêu cầu chất lượng sản phẩm, số lượng và chủng loại hàng hóa. 

ERP giúp đáp ứng chính xác kế hoạch giao hàng nhưng vẫn phù hợp với kế hoạch sản xuất với nhiều tính năng như:

  • Quản lý đơn đặt hàng, tình trạng đơn hàng đang xử lý
  • Quản lý tình trạng giao hàng
  • Cung cấp báo cáo chi tiết thông tin đơn hàng, dự báo nhu cầu sản xuất – kinh doanh cho doanh nghiệp
  • Quản lý tình trạng hàng tồn kho, cảnh báo tồn kho an toàn

Hệ thống ERP giúp đẩy mạnh hiệu suất công việc, cải thiện sự phối hợp giữa nội bộ

Mọi quy trình hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp được kết nối liền mạch trong hệ thống ERP. ERP giúp cải thiện sự phối hợp làm việc giữa các phòng ban và từ đó làm gia tăng hiệu suất làm việc.

Tích hợp hệ thống ERP giúp tối ưu quy trình làm việc hiệu quả

Phần mềm ERP với giao diện thân thiện với người dùng và mang lại khả năng dễ thao tác sử dụng giúp sắp xếp các quy trình hoạt động của doanh nghiệp hợp lý. ERP hỗ trợ các quy trình từ đầu đến cuối như ghi nhận cập nhật thông tin, trích xuất báo cáo, phân công nhiệm vụ, tạo lịch làm việc và theo dõi lịch sử,… Từ đó mỗi nhân sự sẽ nắm rõ nhiệm vụ của mình, nhà quản lý cũng dễ dàng quản lý và đánh giá kết quả công việc của các bộ phận.

Tăng cường tương tác và giao tiếp giữa nội bộ

Việc liên lạc và giao tiếp giữa các bộ phận bên trong tổ chức từ sản xuất, kinh doanh, hành chính nhân sự, kế toán đến quản lý kho sẽ trở nên thông suốt và dễ dàng hơn nhờ ERP.

Tính chất hoạt động của ERP là kết nối và đồng bộ mọi dữ liệu trong doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất. Nghĩa là tất cả các phòng ban sẽ dùng chung một cơ sở dữ liệu, ERP cập nhật các nhiệm vụ phân công cụ thể cho từng phòng ban và giúp giảm thiểu sự xung đột về quyền lợi giữa các bộ phận. Hiệu quả và chất lượng công việc cũng từ đó mà nâng cao. 

Tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian phản hồi

Với hệ thống ERP, nhà quản lý có thể tự động hóa việc gửi thông báo và giao nhiệm vụ đến các bộ phận một cách nhanh chóng và thuận tiện để theo dõi tiến độ công việc. Bên cạnh đó, ERP hỗ trợ giao tiếp 2 chiều, nhân sự có thể gửi các yêu cầu phản ánh kịp thời giúp xử lý công việc nhanh chóng mà không bị gián đoạn. Nhờ đó gia tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự trong toàn công ty và giải quyết nhanh chóng những vấn đề cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.  

Doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu hiệu quả và chính xác hơn

Lợi ích lưu trữ dữ liệu hiệu quả và chính xác của ERP là một trong những điểm được khách hàng đáng giá cao và giải quyết nhiều bài toán trong lưu trữ và xử lý dữ liệu của nhiều doanh nghiệp. 

Chia sẻ và tích hợp dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

ERP loại bỏ việc sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ không có tính liên kết. ERP sẽ có khả năng tích hợp quản lý mọi hoạt động của các bộ phận trên một hệ thống. Nhân sự được phân quyền có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu dùng chung để xem các báo cáo và xử lý công việc. Doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn cảnh về tình hình hoạt động của tổ chức mình và đưa ra các kế hoạch phát triển phù hợp. 

Đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu

Phần mềm ERP cung cấp các quy trình chuẩn để đảm bảo việc nhập dữ liệu được nhập vào chính xác, đáng tin cậy, giảm thiểu sai sót và tránh trùng lặp dữ liệu giữa các phòng ban. Từ những dữ liệu nhất quán và minh bạch, ban lãnh đạo có thể yên tâm đưa ra các quyết định và lập kế hoạch chiến lược. 

Loại bỏ sự trùng lặp của dữ liệu 

Một số công việc thủ công sẽ được tự động hoá để giảm thiểu những lỗi sai sót do con người tạo ra. Với việc kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, ERP làm giảm đáng kể những nguy cơ tạo ra bản sao không cần thiết và không nhất quán trong quá trình nhập liệu giữa các bộ phận. Thông qua đó, ERP giúp tiết kiệm thời gian nhập các dữ liệu trùng lặp của các phòng ban và tiết kiệm thời gian rà soát, đối chiếu dữ liệu giữa các phòng ban với nhau.

Cải thiện dịch vụ khách hàng

Hệ thống ERP lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ từ thông tin liên hệ, quản lý đơn đặt hàng, yêu cầu của đơn đặt hàng, lịch sử giao dịch,… Từ đó đội nhóm chăm sóc khách hàng hay bộ phận bán hàng dễ dàng tìm kiếm và nắm bắt các thông tin quan trọng của khách hàng. ERP giúp phản hồi những thắc mắc của khách hàng nhanh chóng, đảm bảo giao hàng đúng hạn và đúng yêu cầu. Việc cải thiện dịch vụ khách hàng sẽ tăng sự hài lòng và sự trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.

Qua bài viết này có thể thấy, phần mềm ERP là một giải pháp đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Đây là giải pháp tiềm năng cho các doanh có nhiều quy mô và nhiều ngành nghề có thể ứng dụng để quản lý và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hiệu và và tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh trên thị trường. 

Hiện nay, Patsoft là công ty đi đầu trong cung cấp giải pháp ERP. Với nhiều năm kinh nghiệm trong triển khai ERP, Patsoft nhận được sự tin tưởng hợp tác của nhiều khách hàng ở đa ngành nghề và giúp nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, đem lại nhiều hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0919973773 để được tư vấn giải pháp cho doanh nghiệp bạn.

Xem thêm bài viết liên quan: